Образец написания официального письма в организацию в 2022 году

Самоловских Наталья Юрист

15 января 2021

108941

Распечатать

Поделиться

Размер шрифта:

Официальное письмо — это документ, посредством которого осуществляется деловая переписка между заинтересованными сторонами по различным вопросам.

Содержание

Разновидности деловых писем

Юридические и физические лица часто сталкиваются с необходимостью формально-делового общения, например:

• при официальном обращении в государственные и муниципальные органы;
• при ведении бизнеса;
• при направлении претензий потребителей.

Разнообразие причин предполагает такое же разнообразие видов деловых бумаг:

• коммерческие предложения. Подразумевают направление потенциальному контрагенту интересный вариант для сотрудничества;
• запросы (документов, информации, данных) и просьбы. Запросы, как правило, подразумевают требование предоставить информацию, которое основано на законе или договоре, например запросы в государственные органы. Просьба — это более мягкое выражение желания другой стороны получить необходимые ей данные;
• претензии. Обычно их направляют при нарушении условий сделки контрагентом;
• гарантийные письма. Содержат обещания в будущем выполнить возложенные на сторону обязательства, предполагают обязательное указание срока или промежутка времени, когда контрагент вправе рассчитывать на исполнение обязанностей другой стороной;
• информационные и сопроводительные письма. Первые часто направляют для доведения какой-либо информации без необходимости ответа, вторые составляют для удобства при направлении большого количества бумаг;
• по внерабочим вопросам: приглашения, поздравления, выражение благодарности.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

Для чтения получите доступ в КонсультантПлюс (бесплатно на 2 дня)

Структура и содержание документа

Специальных требований к структуре официального письма не установлено, деловая переписка по умолчанию предполагает:

• правильное указание собственных данных и реквизитов адресата;
• вежливое обращение;
• грамотность, краткость и лаконичность информации;
• указание даты документа, проставление подписи лица, от чьего имени он подготовлен, и печати (при наличии).

Предлагаем небольшую инструкцию, как правильно написать официальное письмо, чтобы произвести приятное впечатление и достичь максимального эффекта от взаимодействия:

Шаг 1. Подготовьте для документа фирменный бланк. Допустимо использование обычного листа А4, но в этом случае ваши данные каждый раз необходимо вбивать самостоятельно.

Шаг 2. Обязательно перепроверьте правильность реквизитов адресата. Если сомневаетесь, воспользуйтесь бесплатным онлайн-сервисом ФНС для получения данных из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

Шаг 3. Поставьте дату и исходящий номер.

Шаг 4. Обращение начните со слова «Уважаемый(ая) …!», после которого укажите имя и отчество, к кому обращаетесь.

Шаг 5. Обозначьте причину или повод, почему вы обращаетесь к адресату.

Шаг 6. Грамотно, емко и доступно изложите содержание вашего обращения, оно всегда зависит от цели, которую вы преследуете, направляя документ. Например, если требуется получение бумаг или информации от контрагента, указывайте в тексте, что конкретно хотели бы получить, в какие сроки и в каком виде. Обязательно формулируйте заключение, указывайте, какие действия вы ожидаете от получателя. Не забудьте оформить приложения при их наличии.

Шаг 7. Поставьте подпись руководителя и печать (при наличии), при необходимости укажите исполнителя документа с контактными данными.

Как нельзя писать

При официально-деловой переписке не допускаются:

• ошибки, исправления, непонятные сокращения слов, использование жаргонных слов и сленга;
• невежливое обращение;
• искажение или пространное изложение информации.

Правила оформления

Жестких требований к оформлению нет, в качестве примера, как составить официальное письмо, применим ГОСТ Р 7.0.97-2016, который рекомендовано использовать для написания подобных документов. Общие положения:

• используется как продольный, так и угловой бланк;
• требуется нумерация, если в документе больше 1 страницы;
• отступ текста 1,25 см, текст выравнивается по ширине листа;
• используются бесплатные шрифты, рекомендованные размеры № 12, 13, 14;
• применяются поля не менее: 20 мм — левое, верхнее, нижнее, 10 мм — правое.

В общем виде угловой бланк выглядит так:

Образец с продольным бланком

Общество с ограниченной ответственностью «Ppt. ru» ИНН 1234567890/КПП 121001001 ОГРН 2323454567001 АДРЕС 456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1 Исх. № 987 от 12.12.2020 Директору ООО «Общество» Иванову И.И. 123456, Россия, Субъект РФ, ул. Булочная, д. 5 Уважаемый Иван Иванович! В ответ на Ваше предложение от 20.11.2020, исх. № 11, о заключении договора оказания юридических услуг настоящим письмом выражаем готовность сотрудничества с ООО «Общество». Убедительно просим направить в наш адрес проект договора и заверенные копии учредительных документов ООО «Общество». Генеральный директор Петров Петров Порфирий Петрович Исп. Федоров Ф.Ф. 8 (123) 456789

Как отправить письмо

Способ отправки документа, как правило, зависит от его цели:

• для оперативного сообщения информации используют электронную почту или факс. При использовании электронной почты обязательно заполняйте поле «Тема», чтобы получатель сразу сориентировался в вопросе, и письмо не попало в спам. Также допускается указывать важность документа, но злоупотреблять этим не стоит;
• если требуется официальное подтверждение направления бумаг и получения их адресатом, например, при направлении претензий или требований, воспользуйтесь отправкой Почтой России. Выбирайте заказное письмо с уведомлением.

---

Скачать образец официального письма в организацию с просьбой предоставить документы

Скачать образец письма руководителю организации (незаполненный)

Скачать образец написания официального письма в организацию

‘;}

Распечатать

Поделиться

Самоловских Наталья Юрист

В 2008 году закончила ПГУ по специальности юриспруденция. В 2018 году закончила обучение в ПНИПУ по направлению проектирование городской среды. С 2011 по 2019 год работала юристом в департаменте градостроительства и архитектуры администрации города Перми.

Все статьи автора

Вам может быть интересно:

Подписывайтесь на наш канал в Telegram

Мы расскажем о последних новостях и публикациях

Подписаться

образцы писем при поиске работы

Знание цифрового этикета и навыки деловой переписки необходимы для практически любой профессии.

При поиске работы, нужно понимать, что работодатель оценивает вас со всех сторон: и ваше резюме, и то как вы ведете себя на собеседовании, и то как вы ведете деловую переписку.

Почему важны правила деловой переписки по электронной почте?

Любой сотрудник компании является ее представителем. Для имиджа компаний важно, чтобы сотрудники умели правильно писать и отвечать на официальные письма, потому что невежество в этом вопросе может привести к PR скандалу.

Этикет деловой переписки не сводится к подписи письма «с уважением…». Он про взаимоуважение и понятную коммуникацию.

В этой статье мы коснемся основ деловой переписки, рассмотрим типичные примеры деловых писем, которые встречаются при поиске работы, и приведем несколько образцов фраз деловой переписки для ответов на письма.

Проверьте правильно ли вы ведете деловую переписку, когда ищете работу.

Отправка резюме на вакансию

У вас есть резюме, есть вакансия, есть сопроводительное письмо — как все это связать?

Прежде всего, внимательно прочитайте описание вакансии. Как правило, работодатели указывают, как именно и в каком формате кандидатам отправлять заявки.

Если вакансия размещена на сайте с базой вакансий, то логичным будет отправить свое резюме через систему, если другого не указано в описании работы. В этом случае система сайта подскажет вам где и что писать.

Мы же детально рассмотрим случай, когда работодатель просит присылать заявки по почте.

Вот несколько правил, о которых стоить помнить.

Будьте профессиональны. Тот факт, что вы отправляете сообщение по электронной почте, не означает, что вы можете вести себя небрежно. Оформление и содержание письма должны быть безупречны. Ваши формулировки должны быть четкими, а информация восприниматься однозначно.

Включите сопроводительное письмо. При отправке резюме важно включить краткое сопроводительное письмо. Можете прикрепить отдельный документ. А можете написать сопроводительный текст в теле вашего электронного письма. В любом случае качественное письмо поможет привлечь внимание менеджера по найму к вашему заявлению.

Выберите один из наших шаблонов сопроводительного письма, чтобы быстро создать эффективное письмо в важный момент. Заполните поля, сохраните и экспортируйте в нужном вам формате!

Посмотреть шаблоны 🔎

Вычитайте и проверьте свое сообщение. Также важно составлять переписку так же тщательно и точно, как печатное письмо. Выровняйте свое электронное письмо и отправьте себе тест, чтобы убедиться, что форматирование соответствует требованиям.

Как написать деловое письмо отправляя резюме: примеры и фразы

Ваше электронное письмо с резюме, должно быть кратким. Лучше со старта уважать время HR-менеджеров, соблюдая правила деловой переписки. Если есть необходимость написать большой сопроводительный текст, то выделите его в отдельный документ на ряду с вашим резюме.

Ваше письмо должно в общем покрывать следующие темы:

• Почему вы пишете
• На какую работу вы претендуете
• Какая у вас квалификация для работы
• Что вы можете предложить компании
• Как получатель может с вами связаться

Как оформлять письмо предлагая свою кандидатуру на вакансию

Вот несколько советов, как составить деловое письмо.

Тема письма. Поскольку менеджеры по найму получают много писем, упростите им фильтрацию писем от приложений. Включите свое имя и должность, на которую вы претендуете, в строке темы сообщения. Например:

Тема: Маргарита Шумская — заявка на вакансию помощника SEO-специалиста SweetCV

Приветствие. Если возможно, адресуйте свою электронную почту конкретному человеку. Иногда вы можете определить это, просмотрев веб-сайт компании или позвонив в их офис, чтобы узнать, кто управляет их поиском работы. Если имя недоступно, вы можете начать с «Уважаемый менеджер по найму».

Первый абзац. В первом абзаце вашего письма важно объяснить, почему вы пишете. Укажите, где вы видели заявление о приеме на работу, дату, когда оно было опубликовано, и как вы нашли это объявление (например, представленное на веб-сайте компании, размещенное на доске поиска работы и т. д.).

Совет

Если вас порекомендовал друг или коллега, укажите это в начале письма.

Основная часть. В этом разделе письма вы можете коротко представить свою кандидатуру. Почему вы подходите для этой работы? Что вы можете предложить компании? Выделите свои наиболее важные должности и обязанности, а также свои достижения. Не копируйте свое резюме напрямую. 1-3 предложения будет достаточно.

Последний абзац: используйте это место, чтобы поблагодарить получателя за то, что он прочитал ваше письмо, и упомяните, что ваше резюме прилагается. Это также место, где можно поблагодарить получателей за рассмотрение вашей заявки. Проявите инициативу и подтвердите свою заинтересованность в работе в их компании, попросив время поговорить по телефону или провести собеседование, чтобы обсудить, как вы можете быть активом для их бизнеса.

Завершение. Используйте вежливое закрытие, например «С уважением», чтобы подписать письмо, затем введите свое полное имя.

Подпись электронной почты: вы также можете включить свою подпись электронной почты, что является простым способом предоставления контактной информации получателям. Укажите свое имя, номер телефона, адрес электронной почты и URL-адрес профиля LinkedIn, если он у вас есть. Например:

Маргарита Шумская
[email protected]
+1 000 800 00 00
linkedin.com/in/margaret

Прикрепите свое резюме: Не забывайте о своем резюме. Прикрепите его к электронному письму в формате, запрошенном работодателем. Если определенный формат не требуется, отправьте его как документ PDF.

Образец делового письма: заявка на вакансию

Для вдохновения, посмотрите на следующий хороший пример деловой переписки:

Тема: Маргарита Шумская — заявка на вакансию помощника редактора SweetCV

Уважаемый менеджер по найму:

Ваше объявление о вакансии помощника редактора вызвало у меня интерес. Ваше описание рабочих обязанностей на должности помощника директора близко соответствует моему опыту, поэтому я рада представить вам свое резюме на ваше рассмотрение.

В моей должности помощника директора по связям с общественностью компании ABC я писала статьи для веб-сайта компании, редактировала и публиковала статьи, а также писала и рассылала подписчикам еженедельные информационные бюллетени по электронной почте. Я также внедрила автоматизированный инструмент электронной почты, благодаря которому база подписчиков компании выросла на 40% за шесть месяцев.

Мое резюме прилагается. Если я могу предоставить вам дополнительную информацию о моем прошлом и квалификации, пожалуйста, дайте мне знать.

С нетерпением жду Вашего ответа. Спасибо за внимание.

Искренне, Маргарита.

Маргарита Шумская
[email protected]
+1 000 800 00 00
linkedin.com/in/margaret

Четкая структура — залог успеха деловой переписки. Позаботьтесь о том, чтобы вашему собеседнику было просто понять суть письма и ваши намерения.

Как и зачем писать follow-up письмо после собеседования

Follow-up письма — это хорошая возможность еще раз проявить себя и поблагодарить рекрутера за потраченное время.

В конце собеседования спросите менеджера по найму, когда вы можете ожидать от него ответа о следующих шагах. Эта дата поможет вам определить, когда лучше всего двигаться дальше.

Через день после собеседования вы можете отправить свое первое сообщение. Отправьте быстрое электронное письмо с благодарностью менеджеру по найму за потраченное время. Сделайте это коротким и приятным. Назовите одну конкретную вещь об интервью или, что вы узнали об их организации. Наконец, упомяните, как много вы ждете от них ответа. Благодарственная записка не дает возможности добавить больше информации к вашему собеседованию. Это просто шанс продемонстрировать свое воодушевление и признательность.

Уважаемый менеджер по найму:

Большое спасибо за то, что уделили мне время вчера и дали мне возможность поделиться своим интересом и квалификацией к [работе]. Мне особенно понравилось узнать о том, как в вашей компании есть программа обучения для новых сотрудников, которая дает им представление о различных подразделениях и возможностях карьерного роста.

С нетерпением жду Вашего ответа.

Если вы не получили ответ от менеджера по найму к тому времени, когда он сказал, что собирается сделать предложение, не отправляйте сообщение сразу. Возможно, вы не были первым кандидатом на эту работу, но вы все еще можете ее получить. Они могут сделать предложение кому-то другому, и этот человек может не согласиться на работу. Дайте им немного времени, чтобы поработать.

Сделайте заметку в своем календаре, чтобы продолжить через неделю после этой даты, если вы все еще не получили ответа. Когда наступит этот день, отправьте небольшую заметку — не более трех абзацев — менеджеру по найму, с которым вы имели дело. Содержание должно быть похоже на то, что вы написали в благодарственной записке. Выразите свой интерес и восторг по поводу роли. Скажите что-нибудь положительное об организации и спросите, можете ли вы предоставить какую-либо дополнительную информацию, которая будет полезна и добавьте что ждете ответа в ближайшее время.

Уважаемый менеджер по найму:

Я хотел продолжить свое интервью [дата] на [должность]. Мне было интересно, есть ли у вас новости о должности. Мне понравилось наше обсуждение. Из компаний, с которыми я работал во время поиска работы, меня особенно впечатлила ваша приверженность обучению и развитию. Я чувствовал, что эта установка на рост хорошо подходит для моих карьерных целей.

Пожалуйста, дайте мне знать, если я могу предоставить дополнительную информацию. Я очень рад возможности работать с вами в [компании].

Если вы чувствуете, что собеседование прошло успешно, но вам не предложили работу, вы можете отправить еще одну записку, чтобы попросить отзыв о собеседовании. Опять, вы хотите быть краткими. Еще раз поблагодарите интервьюера за уделенное время. Скажите, что вам понравился процесс собеседования, и вы хотели бы получить конструктивный отзыв, что вы можете сделать лучше в будущем, чтобы повысить свои шансы на получение работы.

Не все рекрутеры найдут время, чтобы дать вам эту обратную связь, но часто вы можете получить конкретный совет, который может улучшить ваши шансы в следующем раунде — и кто знает, это может привести к другому предложению о работе в будущем.

Уважаемый менеджер по найму:

Я был разочарован, узнав, что после собеседования [дата] мне не поступило предложение. Мне понравился наш разговор, и я впечатлен той работой, которую выполняет [компания]. Поскольку я новичок в поиске работы, я надеялся, что вы дадите мне несколько отзывов о моем собеседовании. Хочу быть уверенным, что в будущем я буду максимально эффективно преподносить себя. Будем признательны за любые предложения, которые вы могли бы мне дать.

Как написать письмо о принятии предложений

Считайте радостью писать письма о принятии должности.

Устное принятие подходит для первоначального принятия позиции; однако письмо о принятии важно по нескольким причинам. Письмо официально подтверждает ваше согласие с занимаемой должностью.

В этом письме у вас есть возможность повторно указать дату начала и зарплату в письме с предложением. Это также ваша возможность сообщить вашему новому работодателю, как связаться с вами в преддверии вашего первого рабочего дня, и сообщить ему, если вы будете недоступны в какой-либо момент.

Вот пример того, как ответить работодателю на приглашение на работу, то есть ответ на письмо с оффером:

Мария, добрый день!

Я с радостью принимаю предложение присоединиться к вашей команде в роли редактора. Как мы обсуждали вчера в телефонном разговоре, я приступлю к работе 1 декабря.

Искренне,
Маргарита Шумская.

Этот вариант подходит, если все условия оффера вы уже обсудили с работодателем и достигли соглашения. Если у вас остались нерешенные вопросы, то стоит об этом спросить в ответе на предложение.

Письмо-отказ: как написать письмо об отклонении предложений

Необходимость отклонить предложение о работе может возникнуть по разным причинам. Однако работодателю, возможно, не нужно точно знать, почему вы решили не соглашаться на эту должность. Ваше письмо должно быть адресовано человеку, который отправил вам письмо с предложением. Начните с выражения благодарности за то, что вам предложили эту должность, а затем четко заявите, что вы не принимаете ее. В ваших интересах поддерживать позитивный тон, поскольку с этим работодателем вы можете столкнуться в будущем.

Образец письма с отклонением оффера

Мария, добрый день!

Большое спасибо за то, что вы предложили мне должность редактора у вашей команде.

Внимательно рассмотрев эту возможность, я приняла трудное решение не принимать ваше предложение. Мне предложили другую должность, которая больше соответствует моим карьерным интересам и целям.

Было приятно познакомиться с вами и вашими сотрудниками. Я ценю время и внимание, которое вы мне уделили.

Искренне,
Маргарита Шумская.

Подводим итоги: ключевые правила ведения деловой переписки

Простые рекомендации, которым следует следовать при написании профессиональных или деловых писем:

• Отправьте электронное письмо с подходящего адреса. Помните, что ваш адрес электронной почты — это ваше прямое отражение. То есть [email protected] подходит, а [email protected] — нет. Ваш адрес электронной почты не должен быть длинным.
• Не используйте смайлики! Как профессионал вы должны обладать письменными навыками, которые позволят вам выражать себя без емоджи.
• Используйте правильную пунктуацию, заглавные буквы и грамматику. Опять, электронная почта — еще одно свидетельство ваших навыков письма.
• Тема сообщения должна быть информативной и краткой.
• Включите вашу контактную информацию.
• Подумайте, как получатель услышит ваше электронное письмо. Изобразит ли он тот тон, который вы намеревались сделать?
• Не бойтесь сохранить черновик и вернуться к нему позже.
• Вышеуказанные принципы применимы к большинству видов деловой переписки.

Создайте свое сопроводительное или рекомендационное письмо, используя шаблоны в онлайн конструкторе SweetCV!

Быстрая регистрация 🔥

Автор:

Юрий Шумак

Понравилась статья? Ставьте оценку!

Как написать официальное деловое письмо

Урок 7: Как написать официальное деловое письмо

/en/business-communication/business-writing-essentials/content/

Как написать официальное деловое письмо

Когда бы вы ни вам нужно связаться с другой компанией или поделиться важными новостями, деловых писем может представить ваше сообщение в классическом, изысканном стиле. В отличие от внутренних служебных записок, деловые письма обычно пишутся из одной компании в другую, поэтому они так формальные и структурированные . Однако письма также достаточно универсальны, так как их можно использовать для официальных запросов, объявлений, сопроводительных писем и многого другого.

Несмотря на формальность, письма могут иметь дружеский тон , особенно потому, что они включают краткое введение перед тем, как перейти к главному. Независимо от тона, который вы используете в своем письме, ваше письмо должно оставаться кратким, ясным и легко читаемым.

Посмотрите видео ниже, чтобы узнать об официальных деловых письмах.

Этот урок посвящен американским деловым письмам. Письма, написанные в других частях мира, могут иметь незначительные отличия в форматировании.

Структура делового письма

Точная структура делового письма имеет решающее значение для его внешнего вида и удобочитаемости. Когда вы пишете свое письмо, вы можете следовать приведенной ниже структуре, чтобы создать эффективный документ.

• Открытие : Укажите свой почтовый адрес, полную дату (например, 30 июля 2017 г.), имя получателя, компанию и адрес. Пропустите одну строку между вашим адресом, датой и информацией о получателе. Не добавляйте свой адрес, если вы используете фирменный бланк, который уже содержит его.
• Приветствие : Обращайтесь к получателю, используя «Уважаемый», а также его должность и фамилию, например «Уважаемый мистер Коллинз» или «Уважаемый директор Кинкейд». Если вы не знаете пол получателя, используйте его полное имя, например «Дорогой Тейлор Дин». Наконец, не забудьте добавить двоеточие в конце приветствия.
• Тело : В первом абзаце расскажите о себе и о главном пункте вашего письма. Следующие абзацы должны подробно излагать основную мысль, а последний абзац должен повторять цель письма и, при необходимости, содержать призыв к действию.
• Завершение : Рекомендуемые официальные окончания включают «С уважением» или «Искренне Ваш». Для более личного завершения используйте фразы «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями». Независимо от того, что вы выберете, добавьте запятую в конце.
• Подпись : Пропустите четыре строки после закрытия и введите свое имя. Пропустите еще одну строку и введите свою должность и название компании. Если вы отправляете печатную копию, подпишите свое имя в пустом месте синими или черными чернилами.
• Приложения : Если вы включаете документы с этим письмом, перечислите их здесь.

Другой важной частью структуры является макет , который определяет форматирование текста. Наиболее распространенный макет для делового письма известен как блочный формат , в котором весь текст выравнивается по левому краю и одинарным интервалом, за исключением двойных пробелов между абзацами. Благодаря такому макету письмо выглядит чистым и легко читаемым.

Редакция

Как указано в Основах делового письма, редакция является важной частью письменной речи. Просмотрите свое письмо, чтобы оно было кратким, и проверьте его на наличие орфографических и грамматических ошибок. Когда вы закончите писать, попросите кого-нибудь прочитать ваше письмо и дать вам обратную связь , так как они могут обнаружить ошибки, которые вы, возможно, пропустили. Также убедитесь, что к вашему документу приложены все вложения и что все печатные копии подписаны.

После просмотра содержимого обратите внимание на внешний вид вашего письма. Если вы печатаете печатную копию, обязательно используйте качественную бумагу. Также попробуйте использовать фирменные бланки, чтобы придать документу более официальный вид.

Пример делового письма

Чтобы увидеть этот урок в действии, давайте взглянем на отшлифованное деловое письмо, рассмотрев приведенный ниже пример.

Это письмо выглядит великолепно! Структура идеальна, текст выровнен по левому краю и одинарный интервал. Тело формальное, дружелюбное и лаконичное, а приветствие и завершение выглядят хорошо. Он также содержит рукописную подпись, что означает, что он готов к отправке в виде печатной копии.

Умение писать деловое письмо сослужит вам хорошую службу на протяжении всей вашей карьеры. Продолжайте практиковаться и изучать его, и вы сможете общаться в классическом стиле.

Продолжать

Предыдущий: Основы делового письма

Следующая статья:Как написать мощный бизнес-отчет

/ru/бизнес-коммуникации/как написать мощный бизнес-отчет/контент/

Как написать официальное письмо — формат и шаблон

В жизни бывают моменты, когда вы, вероятно, захотите написать официальное письмо вместо неофициального письма или электронной почты. К ним относятся сопроводительные письма к заявлениям о приеме на работу, письма-запросы, заявления об увольнении, юридическая переписка и многое другое. В таких ситуациях важно, чтобы вы следовали ожидаемый формат письма.

Как написать официальное письмо

Перейти к:

• Макет официального письма
• Правила написания официальных писем
• Содержание официального письма
• Шаблон официального письма
• Сокращения, используемые при написании писем
• Шаблон сопроводительного письма
• Образец письма-запроса

Используйте официальный формат письма

Пример формата письма, показанный ниже, показывает вам общую схему для официальное или деловое письмо. Дополнительную информацию о каждой части официального письма можно найти после Изображение.

Соблюдайте формат официального письма при написании официального письма.

письма

В английском языке существует ряд официальных форматов букв, которые следует соблюдать. используется при оформлении официального или делового письма. Кроме того, вы стараетесь писать так же просто и как как можно четче и не делать письмо длиннее, чем необходимо. Помните, что нельзя использовать неофициальные язык как сокращения.

1) Укажите ваше имя и контактную информацию

Обратный адрес должен быть указан в верхнем правом углу официального письма. Обычно это ваш адрес, но может быть и любой другой адрес, на который должен быть отправлен ответ.

2) Укажите имя и адрес получателя

Укажите адрес человека, которому вы пишете. Адрес получателя должен быть написано слева, часто начиная с вашего адреса. Если вы собираетесь распечатать и опубликовать письмо используя конверт с окошком, убедитесь, что вы выровняли этот адрес с прозрачным пластиковым окошком.

3) Включите дату

Разные люди помещают дату на разных сторонах страницы. Вы можете написать это на в справа или слева на строке после адреса, на который вы пишете. Напишите месяц словом.

4) Используйте правильное приветствие

Чтобы начать официальное письмо на английском языке, рекомендуется приветствовать человека, которому вы пишете. в правильный путь. Это известно как Приветствие . Если вы знаете название человек вы пишете, а затем используйте здесь «сэр» или «мадам», в противном случае напишите их полное имя, включая их заголовок. Помните, старайтесь не быть слишком неформальным или случайным.

Примеры:

а) Если вы не знаете имя человека, которому вы пишете, используйте в следующей форме (всегда желательно попытаться узнать имя):

Уважаемая госпожа,
Уважаемый господин,
Уважаемый господин или госпожа,

b) Если вы знаете имя , используйте титул (господин, госпожа, мисс или госпожа, доктор, и т. д. ) и только фамилия . Если вы пишете женщине и не знаете, употребляет ли она Миссис или Мисс , вы можете использовать Мисс , что для обоих замужние и одинокие женщины.

Уважаемый г-н Дженкинс,
Уважаемый г-жа Хамерс,
Уважаемая г-жа Хатчинс,
Уважаемая мисс Дэвис,
Уважаемый д-р Грин,
И т. д.

5) Напишите основную часть вашего официального письма

Напишите основную часть вашего письма официальным языком. Будьте прямолинейны и старайтесь держать это как краткий насколько это возможно, часто между тремя или четырьмя абзацами.

Первый абзац должен быть кратким и предназначен для того, чтобы представить вас и указать цель в письмо — сделать запрос, пожаловаться, попросить что-то и т.д.

Абзац или параграфы в середине письма должны содержать соответствующую информацию позади написание письма. Большинство букв в английском языке не очень длинные, поэтому держите информацию в уме. необходимого и сконцентрируйтесь на его организации в ясной и логичной манере, а не на расширении много.

В последнем абзаце официального письма должно быть указано, каких действий вы ожидаете от получателя. возмещение, отправка вам информации и т. д.

6) Завершите письмо официальной подписью

являются также правила о том, как вы закрываете или подписываете свое письмо. Если вы не знаете имени человека, конец письмо с использованием «С уважением». Если вы знаете имя получателя, используйте «Искренне ваш».

7) Добавьте свою подпись

Подпишите свое имя, затем напечатайте его под своей подписью заглавными буквами (или тип это). Если вы думаете, что человек, которому вы пишете, может не знать, мужчина вы или женщина, поставьте твой Название в скобках после вашего имени. При желании также может быть полезно указать свой номер телефона. и Адрес электронной почты.

8) Откорректируйте свое письмо

Теперь, когда вы закончили первый черновик своего письма, прочитайте его от начала до конца. закончить и проверить на наличие грамматических и орфографических ошибок. Убедитесь, что он читает ну и что получатель поймет, о чем письмо.

Если вам нужна дополнительная помощь в написании официальных или неофициальных писем, пожалуйста, не стесняйтесь спрашивать нас на нашем форуме по написанию писем. Наши преподаватели смогут помочь ответить на любые ваши вопросы. Задайте нам вопрос

Загрузите наш бесплатный шаблон официального письма:

MICROSOFT WORD TEMPLATE (DOCX)

Сокращения, используемые в написании писем

В официальных письмах широко используются следующие сокращения:

• asap = как можно скорее
• cc = копия (когда вы отправляете копию письма более чем одному человеку, вы используете этот аббревиатура, чтобы они знали)
• прил. = вложение (если вы включаете другие документы с письмом)
• pp = per procurationem (латинская фраза, означающая, что вы подписываете письмо кто-нибудь чужое имя; если они не там, чтобы подписать его сами, и т. д.)
• ps = постскриптум (когда вы хотите что-то добавить после того, как закончили и подписали)
• pto (неофициальный) = пожалуйста, переверните (чтобы убедиться, что другой человек знает в письмо продолжается на другой стороне страницы)
• RSVP = просьба ответить

План: Сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо прилагается к вашему резюме при приеме на работу. Вот довольно условный план расположения абзацев.

Вступительный абзац
Кратко назовите себя и должность, на которую вы претендуете. Добавьте, как вы узнали о вакансия.

Параграф 2
Укажите причины, по которым вы заинтересованы в работе в компании и почему вы хотите, чтобы вас рассматривали именно этот пост. Укажите вашу соответствующую квалификацию и опыт, а также ваши личные качества которые делают вас подходящим кандидатом.

Пункт 3
Сообщите им, что вы приложили свое текущее резюме, и добавьте любую дополнительную информацию, которая, по вашему мнению, могла бы помогите вашему делу.

Заключительный абзац
Сообщите о своей готовности к интервью, поблагодарите их за внимание, еще раз заявите о своем интересе и закрыть письмо.

Схема: Письмо-запрос

Письмо-запрос — это когда вы спекулятивно обращаетесь к компании, то есть вы делаете обращение без объявления или объявления вакансии.

Вступительный абзац
Кратко представьтесь и объясните причину написания. Сообщите им о том, в каком положении вы ищут, почему вы заинтересованы и как вы узнали о них.

Параграф 2
Покажите, почему их компания вас особенно интересует, укажите свою квалификацию и опыт с любыми дополнительными подробностями, которые могут заинтересовать их в встрече с вами.