3. Стили делового общения

Деловое общение может осуществляться в различных стилях.

Под стилем общения обычно понимается форма коммуникации, в основе которой проявляется тот или иной способ воздействия на собеседника. Выделяют два стиля общения:

• авторитарный;

• демократический.

Отличают эти стили друг от друга многие параметры: характер принятия решений, степень делегирования полномочий, способ контроля, набор используемых санкций. Но главное различие между ними – предпочитаемые методы управления. Авторитарному стилю руководства соответствуют командные методы. Демократическому – договорные и социально-психологические. нейтральный же стиль характеризуется бессистемностью в выборе методов управления.

В авторитарном стиле делового общения следует выделить, прежде всего, ролевой подход к достижению коммуникативных целей, при котором ведущий открыто показывает свое превосходство.

В таком стиле общения проявляются командные (должностные) установки, что часто порождает конфликты, неудовлетворенность общением, а порой и грубость во взаимоотношениях, хотя цель коммуникации может быть достигнута. Авторитарный стиль в деловом общении гасит у подчиненных желание развиваться, сковывает самостоятельность их суждений, формирует неуверенность в своих возможностях.

Авторитарное общение легче, чем демократическое, так как основано на беспрекословном подчинении и не требует глубокого анализа ситуации, поиска и нахождения взаимоприемлемого решения.

Демократическое общение лежит в основе сотрудничества. Для этого необходимо строить общение на относительной паритетности руководителя и подчиненного, на умении слушать и понимать друг друга, допустимости плюрализма мнений, а порой и компромиссов.

Основным различием между этими стилями коммуникации является характер отношений и установок, возникающий у говорящего по отношению к слушающему.

В случае демократического воздействия реализуется установка на равноправное общение, в случае авторитарного воздействия — «сверху-вниз».

В деловом общении, особенно во взаимодействии руководите­лей и подчиненных, используются такие методы воздействия, как поощрение, критика, наказание. Основные этические требования к поощрениям — их заслуженность и соразмерность качеству и эффективности трудовой деятельности. Критика является наибо­лее распространенной формой выражения неудовлетворенности деятельностью подчиненных или коллег по работе. Критика дол­жна быть объективной (т. е. вызываться негативным поступком, неумелой и недобросовестной работой) и конструктивной, вселять в работника уверенность, в его способностях, мобилизовывать на лучшую работу. Наказание может быть осуществлено в виде вы­говора, штрафа, понижения в должности, увольнения. Основное этическое требование к наказаниям — их неотвратимость за сис­тематические и осознанно допускаемые недостатки.

Благодаря деловому общению сотрудник приобретает свой неповторимый набор личностно-деловых качеств – важнейший фактор не только становления и самосовершенствования работника, но и его физического и духовного здоровья.

Специалист должен владеть коммуникативной техникой общения. Он должен уметь:

— формулировать цели и задачи общения;

— организовывать общение;

— разбирать жалобы и заявления;

— владеть навыками и приемами, тактикой и стратегией общения;

— владеть основными формами делового общения;

— доказывать и обосновывать, аргументировать и убеждать, достигать согласия, вести беседу, дискуссию, диалог, спор.

особенности, принципы, типы, этика и этапы ведения переговоров.

Деловое общение представляет собой коммуникацию в сфере бизнес-сотрудничества со своими правилами и регламентами. Его основной задачей является достижение конкретной цели в процессе бизнес-взаимодействия.

На практике используются различные виды делового общения, каждый из которых имеет свои особенности. Для того чтобы более полно раскрыть понятие делового общения, стоит рассмотреть его виды и формы и их особенности подробнее.

Содержание

• 1 Функции делового общения
• 2 Каковы принципы такого общения?
• 3 Особенности деловой коммуникации
• 4 Типы общения в деловом стиле
• 5 Стили деловой коммуникации и управления
  • 5.1 Авторитарный
  • 5.2 Демократический
  • 5.3 Попустительский
  • 5.4 Официально-деловой
  • 5.5 Научный
• 6 Этика делового стиля
• 7 Из каких этапов складывается деловое общение?

Функции делового общения

Деловое общение в организации помогает людям удовлетворить свою потребность в коммуникации, обмениваться опытом, познавать что-то новое, оценивать свои деловые качества. Правильно проведенные деловые переговоры позволяют поддерживать свою репутацию, имидж и добиваться успеха в бизнесе.

Также благодаря деловому общению можно эффективно себя презентовать. Кроме того, оно дает людям возможность построить доброжелательные отношения с будущими партнерами, что способствует плодотворному сотрудничеству.

Важной функцией делового общения является обмен информацией. На протяжении всей жизни люди передают друг другу свой опыт и знания. К примеру, когда починенный и его начальник обсуждают рабочие моменты, происходит обмен сведениями, которые помогают в дальнейшем работать эффективнее.

Еще одной функцией делового стиля общения считается возможность оказывать влияние на окружающих людей. Каждый человек старается воздействовать на кого-то, убедить, поддержать, уговорить и так далее. Это тоже очень важно, так как навык влияния на людей позволяет добиться многих успехов в жизни.

Основная задача делового общения — взаимодействие с партнерами, направленное на достижение взаимовыгодного соглашения.

Каковы принципы такого общения?

Для проведения успешных переговоров необходимо создать определенную атмосферу. Для ее достижения важно, чтобы партнеры максимально комфортно чувствовали себя в процессе общения. Поэтому необходимо знать, какие существуют основные принципы делового общения, которых следует придерживаться.

К ним относят:

• Контроль над эмоциями. Понятие принципов делового общения обязательно должно включать этот пункт. Это очень важный момент, так как эмоции могут за секунду разрушить даже давно построенные отношения и показать человека с негативной стороны. Не стоит реагировать, если собеседник повел себя несдержанно. Каждый должен четко понимать, что работа и эмоции – вещи несовместимые.
• Желание понять оппонента. Когда ведутся деловые переговоры, стороны должны внимательно относиться к мнению друг друга. Если один участник будет постоянно говорить только о своих интересах, невнимательно слушая другую сторону, то это не даст никаких положительных результатов, а отношения, скорее всего, сойдут на нет.
• Концентрация внимания. Очень часто при монотонном процессе общения, могут ускользать действительно принципиальные моменты.
  В процессе разговора важно уметь заострить внимание людей на теме, когда наблюдается, что партнеры перестали внимательно слушать и вникать в действительно важные вещи.
• Правдивость беседы. Ведение успешного дела основывается на доверительных отношениях. Пусть оппоненты что-то не договаривают или специально немного лукавят, чтобы возвысить свои достоинства. Но в принципиальных моментах необходимо говорить вещи соответствующие действительности, которые вы сможете подкрепить делом. Именно так зарабатывается репутация в бизнесе.
• Умение отделить собеседника от предмета общения. Ни в коем случае не следует смешивать личное отношение к собеседнику и рабочие моменты. Это также отличает личное общение от делового. Часто случается так, что очень неприятный оппонент может быть вам полезен и упускать выгоду для успешности вашего дела не стоит. Естественно, мы говорим о вещах, которые не нарушают основные нравственные принципы человека. И напротив, бывает так, что очень хорошие и импонирующие вам люди в жизни, в деловом плане оказываются несостоятельны.

Таковы основные принципы делового общения, которые должен учитывать каждый человек, желающий научиться правильно вести переговоры и строить себе хорошую деловую репутацию.

Особенности деловой коммуникации

Принципы и формы делового общения формируют некоторые особенности этого вида коммуникации. По ним всегда можно отличить деловое общение от личного. Какие же имеются основные особенности делового общения в бизнесе?

• Немаловажным элементом в деловых отношениях является репутация партнеров. Бизнесмен, утративший ее, практически теряет все свое дело. Репутация не сваливается с неба, она приобретается годами, поэтому каждому человеку важно ценить свое имя. Если руководитель действительно следит за своей репутацией, то он никогда не позволит себе совершить что-то такое, что осквернит ее.

К примеру, предприятие, занимающееся изготовлением молочной продукции, должно делать главный упор на высокое качество своих товаров, иначе компания потеряет свое лицо.

• Помимо репутации, деловое общение основывается на конкретности и четкости постановки задачи. Руководитель всегда должен устанавливать какую цель необходимо достичь на определенном этапе развития бизнеса. Это позволит всему коллективу компании точно и слаженно работать в нужном направлении.
• Следующей особенностью можно назвать сотрудничество, при котором выгоду получают все участники договора. Опытные бизнесмены знают, что самые прибыльные и долговечные отношения устанавливаются, когда это взаимовыгодно всем сторонам сделки. Поэтому не следует заботиться лишь о своей прибыли, иногда можно чуть недополучить ее, но поддержать отношения со своим партнером. Таким образом, вы сделаете вклад в будущее, который обязательно принесет вам дивиденды в дальнейшем.

Типы общения в деловом стиле

Задачей делового общения всегда является взаимодействие людей для достижения конкретного результата. Решение рабочих вопросов может происходить с помощью многих форм коммуникации. Таким образом, существуют некоторые типы делового общения:

1. Деловая переписка. Такие виды делового общения считаются заочными, потому что необходимые сведения для оппонента доносятся в письменном виде без личной встречи. Перепиской ежедневно занимается огромное количество людей. Однако, написать деловое письмо – это не такая уж и легкая задача.
   Необходимо, чтобы оно было правильно оформлено, отослано в строго актуальный срок, информация должна быть изложена конкретно и кратко, ничего лишнего. Ведя деловую переписку, собеседники могут уже сделать некоторые выводы друг о друге.
2. Деловая беседа. Наиболее распространенной формой делового общения является именно она. В каждой компании руководителем обязательно проводятся беседы. Их содержание должно благоприятно сказываться на коллективе и развитии бизнеса. При таком разговоре начальник и его подчиненный могут решить определенные рабочие моменты, задачи, результаты деятельности компании и многое другое.
3. Деловое совещание. Для лучшей результативности в компании проводят совещания. Они созданы для того, чтобы решать вопросы, которые не терпят отлагательств и позволяют достичь наиболее эффективного взаимодействия между работниками или партнерами. Не всегда совещание проводится с начальником и его подчиненными, собраться обсудить важные проблемы могут исключительно и руководители.
4. Публичное выступление. Применение этой формы делового общения необходимо для того, чтобы донести какие-либо сведения, обладающие ознакомительным и презентационным характером, до слушателей. Выступающий человек должен обязательно разбираться в знаниях относительно предмета своего выступления. Деловая речь выступающего руководителя должна быть грамотной, для красоты может содержать в себе выразительные языковые средства, сам человек должен быть уверенным в себе, а текст четким и логичным.
5. Деловые переговоры. Рассматривая разновидности делового общения, нельзя обойти стороной эту форму коммуникации. Ведь она считается неотъемлемой частью взаимодействия в бизнесе. Благодаря переговорам можно в короткие сроки разрешить любые проблемы, установить задачи и цели развития бизнеса, принять во внимание мнения собеседников и сделать верные выводы. Обычно они проводятся между руководителями разных предприятий и направлены на то, чтобы продемонстрировать свою позицию и в результате достичь решения, которое бы удовлетворяло интересы всех партнеров.

Стили деловой коммуникации и управления

Существует несколько стилей руководства и манер подачи информации при деловом общении, каждый из них имеет свои особенности, которые его отличают от других.

Авторитарный

В этом случае деловое общение основывается на абсолютной власти руководителя над его подчиненными. То есть начальник желает, чтобы все задачи, которые он ставит перед работниками, выполнялись четко и строго в определенные сроки. При этом он не считает нужным учитывать мнение подчиненного.

Данный стиль руководства подразумевает под собой такое взаимодействие, при котором руководитель обозначает идею, а обязанностью сотрудников является ее реализация. Неважно, согласны ли починенные с ней, цель должна быть достигнута любым путем, имеются ли у них свои точки зрения на этот счет или нет.

Выбор этого стиля делового общения плохо сказывается на развитии компании, потому что люди не имеют возможности высказывать свои идеи, которые могут быть действительно ценными. Подчиненные не могут проявлять инициативу, которая могла бы помочь компании продуктивно развиваться.

Демократический

В этом случае деловое общение основывается на слаженной деятельности всех работников. Здесь уже подчиненные могут смело заявлять о своих идеях, свободно выражать собственное мнение. Это даже приветствуется. Ведь для такого руководителя важно, чтобы его сотрудники могли самореализоваться. Чем больше по-настоящему креативных идей представит подчиненный, тем лучше для компании.

Руководитель, выбравший демократический стиль общения, всегда дружелюбен со своими работниками, справедлив и адекватен. Для него важно, чтобы его компания развивалась благополучно.

Данный тип взаимодействия является самым эффективным из тех, что существуют в настоящее время. Ведь он помогает каждому человеку подчеркнуть свою значимость, продвинуться по карьерной лестнице, реализовать себя в тех или иных направлениях.

Постоянно общаясь с начальником, который всегда готов помочь и поддержать, у сотрудника есть возможность приобрести полезный опыт, несомненно, необходимый для будущей жизни.

Когда деловое общение основывается на демократическом стиле, производительность труда существенно возрастает, сотрудники всегда заинтересованы в своей деятельности и рады сделать все от себя зависящее, чтобы компания процветала.

Попустительский

Этот тип делового общения в современном мире характеризуется тем, что руководству абсолютно все равно, как организован труд его подчиненных, и какие результаты он приносит. В большинстве случаев выбор этого стиля связан с формальным руководством. Также возможно, что начальник просто достаточно молод, не имеет опыта в ведении бизнеса и организации рабочего процесса своих подчиненных.

Конечно же, данный тип не может быть эффективным и помочь развитию компании, потому что просто невозможно продуктивно осуществлять деятельность и расти в профессиональном плане при таком положении дел. Работники обычно привыкают к такой атмосфере в коллективе и считают ее нормальной.

Официально-деловой

Самым главным стилем делового общения является официально-деловой стиль. Он обычно применяется руководителями для того, чтобы заключать договоры или составлять другие деловые документы. Данный тип общения является значимым при совещаниях и переговорах, он показывает начальника как грамотного специалиста.

Личное общение не подразумевает применения официальных высказываний. Но на официальных встречах с партнерами нужно демонстрировать свою компетентность и знания в обсуждаемых вопросах в таком стиле. Данный тип общения с первых минут настраивает людей на то, что беседа будет деловой и серьезной.

Научный

Этот стиль применяется людьми, осуществляющими трудовую деятельность в области образования и науки, к примеру, преподаватели ВУЗа. Такой способ передачи информации считается эффективным, но в пределах своей направленности.

Когда участники семинаров обсуждают тот или иной вопрос, используя научный стиль, они приобретают знания о предметах или явлениях, изучаемых на данный момент. Принципы и формы делового общения в этом стиле характеризуются тем, что речь должна быть строгой, краткой и выдержанной.

Этика делового стиля

Этика делового общения – это один из важнейших составляющих успешного сотрудничества партнеров.

Что же такое этика? Вообще в ее понятие входит совокупность норм, которые регулируют поведение человека в обществе. Само слово обозначает манеру, как нужно вести себя при общении с окружающими людьми. Деловая этика подразумевает практически то же самое, только касается исключительно руководителей и бизнесменов. Она представляет собой правила, которые необходимо соблюдать во время деловых переговоров.

Не всегда руководитель компании может безошибочно вести разговор. Но каждая совершенная оплошность может привести к провалу. Чтобы этого не произошло, следует уметь признать свою ошибку и предпринять шаги для ее предотвращения в будущем.

• Во время приветствия необходимо вежливо поздороваться, пожав руку всем участникам переговоров. Не следует сильно сжимать руку.
• Перед тем как приступать непосредственно к разговору следует предложить партнерам кофе или чай. Эта традиция появилась не так уж и давно, но в настоящее время ее используют практически все. Напитки предлагают для того, чтобы человек почувствовал себя расслаблено и стал более положительно настроен.
• В случае если в процессе переговоров была совершена неприятная оплошность, то необходимо извиниться перед партнерами за причиненные неудобства. После этого можно продолжить разговор.
• Обсуждая с партнером деловые моменты, постарайтесь ответить на все интересующие его вопросы. Если же по каким-то причинам вы не можете ответить прямо сейчас. Извинитесь и попросите время обдумать до какой-то определенной даты.
• Имейте при себе ручку и блокнот и записывайте все важные сведения. Не стоит в конце переговоров возвращаться и переспрашивать информацию, которую вам уже сообщили.
• Не повышайте голос, говорите четко и ясно.
• В одежде придерживайтесь делового стиля.

Этика делового общения также подразумевает следованию определенных этапов при деловой коммуникации.

Из каких этапов складывается деловое общение?

Общение в деловом стиле производится поэтапно, каждый раз переходя на следующую ступень. При этом нежелателен пропуск хотя бы одного этапа, потому что именно полноценная процедура формирует успешное общение.

Деловое общение основывается на совершении некоторых последовательных действий. Таким образом, руководителю необходимо:

1. Сформировать мотив. Ведь общение создается осмысленно, человек идет на контакт для какой-то определенной цели. Деловое общение в организации не может быть эффективным, если люди не знают, необходимо им вступать в переговоры или нет. Поэтому обязательно нужен мотив, почему стоит или не стоит сотрудничать с партнером. Для этого и отводится подготовительный этап, в процессе которого люди проводят анализ необходимости участия в переговорах и определяют значимость будущего взаимодействия.
2. Установить контакт. Это нужно сделать, когда партнеры встречаются впервые. Им необходимо построить доброжелательные отношения. При встрече партнеры обычно пожимают руки друг другу, приветствуют, а потом начинают обсуждать вопросы, из-за которых они собственно и собрались.
3. Обозначить суть вопроса. Понятное дело, что деловые партнеры не назначают встречи для того, чтобы просто поговорить или насладиться чаепитием. Поводом для их сбора является какая-то определенная проблема, которая волнует обе стороны и требует решения. Поэтому партнеры оговаривают суть вопроса и переходят к обсуждению всех важных моментов.
4. Обмениваться информацией. В процессе делового общения можно делиться со своими собеседниками полезной информацией, которая могла бы им пригодиться для анализа вашей сделки.
5. Найти решение вопроса. Важно, чтобы решение проблемы было выгодно для всех, кто участвует в переговорах. Если имеются противоречия, то сначала следует разрешить именно их. Иначе прийти к согласию не получится. Как только будет установлена доверительная беседа, можно обговаривать пути решения волнующего вопроса.
6. Заключить соглашение. Принятое всеми участниками беседы решение проблемы должно быть закреплено соответствующим соглашением. Деловые переговоры всегда нацелены на результат, создания конкретного продукта сотрудничества. Поэтому важно добиться необходимой договоренности и безукоризненно соблюдать все пункты, содержащиеся в ней.
7. Проанализировать итог переговоров. На этом этапе общение партнеров заканчивается. Через некоторый промежуток времени они снова встречаются и проводят анализ полученных результатов. Например, подсчитывают доход, определяют необходимость дальнейшего сотрудничества.

Таким образом, понятие делового общения основывается на определенных принципах, имеет свои формы, особенности. Руководителю просто необходимо уметь правильно выстраивать разговор со своими клиентами, подчиненными, партнерами.

Ведь роль делового общения заключается в том, чтобы установить взаимовыгодное сотрудничество. Если человек знает все тонкости переговоров, то он обязательно состоится в качестве бизнесмена. Можно сказать, что деловое общение основывается на умении создать все необходимые условия для достижения намеченной цели в бизнесе.

 

4 стиля общения (и как они влияют на ваше рабочее место)

Различия между четырьмя распространенными стилями общения могут вызвать недопонимание между коллегами и затруднить согласование в масштабе бизнеса. Четкое общение с помощью простого языка может помочь стандартизировать обмен сообщениями и тон на индивидуальном и организационном уровне.

Благодаря удалению жаргона, эмоционального языка и сложных слов общение становится легче читать и понимать, а ключевые сообщения не теряются в мельчайших деталях.

Какие 4 стиля общения существуют в бизнесе?

Четыре коммуникативных архетипа: Аналитический, Интуитивный, Функциональный и Личный. Понимание тонких различий между этими различными стилями общения поможет вам настроить и согласовать коммуникации в вашей компании.

1. Аналитический

Коммуникатор-аналитик ценит достоверные факты, данные и логику. Они отличаются тщательностью и вниманием к деталям. Для аналитического коммуникатора важны детали, ему нужна конкретика. Недостаточно сказать «у нас был отличный первый квартал, продажи значительно выросли», они захотят узнать реальные цифры — насколько выросли продажи, соответствуют ли эти цифры ожиданиям или превышают их, как работает каждый регион и т. д. Дьявол кроется в деталях для аналитических коммуникаторов.

2. Интуитивный

Интуитивное общение ориентировано на общую картину. Для интуитивного коммуникатора мелкие детали и внутренняя работа плана вторичны по отношению к конечному результату. Им нравится голубое небо или масштабное мышление, и им комфортно с нетрадиционными методами и идеями. Интуитивные коммуникаторы работают и думают быстро; они быстро переходят к делу и ожидают того же от других.

3. Функциональный

Функциональные коммуникаторы делают все шаг за шагом. Как и аналитический коммуникатор, они ценят детали, но также интересуются процессом, прогрессом и сроками, фактически каждый аспект плана имеет для них большое значение. Их стиль общения включает в себя точную информацию и детали, составление плана процесса или плана от начала до конца и не жалея деталей.

4. Личный

Персональные коммуникаторы уделяют большое внимание общению и чувствам. Они используют эмоциональный язык и общаются таким образом, который позволяет им общаться с людьми и узнавать, что они чувствуют. Активное слушание — ключевая черта личного коммуникатора; они могут быстро улавливать эмоции или чувства других людей по поводу определенных планов или идей.

Как эти четыре разных стиля делового общения влияют на рабочее место?

Сегодняшние рабочие места более разнообразны, чем когда-либо. Хотя разнообразие имеет много преимуществ, согласование различных стилей общения в бизнес-среде может оказаться сложной задачей. Как мы видели, эти четыре стиля делового общения сильно различаются, и каждый ценит свой подход.

Между проектным предложением, написанным аналитическим коммуникатором, и личным коммуникатором будет значительная разница, и аналогичным образом интуитивный или функциональный коммуникатор будет воспринимать (или не воспринимать) сообщения по-разному. Это несоответствие в том, как сообщается о планах, может привести к недопониманию, недопониманию, застопорившимся проектам и упущенным возможностям.

Упрощение коммуникаций между различными типами коммуникаторов на рабочем месте дает множество преимуществ: от получения «зеленого света» для крупных проектов до успешного проведения организационных изменений

Аналитический коммуникатор будет придираться к интуитивным коммуникаторам за отсутствие деталей; интуитивные коммуникаторы будут отключаться от функциональной коммуникации с их детализированной направленностью; функциональные коммуникаторы отвергнут личные сообщения как чрезмерно эмоциональные; а персональные коммуникаторы могут оттолкнуться из-за того, что аналитический коммуникатор фокусируется на данных, а не на людях.

Упрощение коммуникации между различными типами коммуникаторов на рабочем месте дает множество преимуществ: от получения «зеленого света» для крупных проектов до успешного проведения организационных изменений. Но преодоление пробелов в этих разных стилях общения может быть трудным. Не каждый сотрудник хочет использовать ручное руководство по стилю организации; многие сотрудники даже не считают себя писателями. Здесь важную роль может сыграть простой язык.

Что такое простой язык?

Обычный язык понятен, использует простые слова и короткие предложения. Это легко понять, имеет естественный поток и придерживается фактов. Цель простого языка состоит в том, чтобы читатель мог понять, о чем говорится, с первого раза, когда он это читает. Согласно Закону о простом письме от 2020 года, контент написан простым языком, если читатель может: «найти то, что ему нужно, понять, что он найдет, когда впервые прочитает или услышит, и использовать то, что он найдет, для удовлетворения своих потребностей».

Простой язык — это не упрощение сообщения, а обеспечение его понимания всеми, кто его читает.

В 2010 году тогдашний президент США Барак Обама отметил важность простого языка. Он подписал Закон о простом языке, который требует, чтобы все государственные учреждения в США составляли свои документы на простом языке. Закон был разработан для обеспечения того, чтобы каждый мог понять любые правительственные сообщения, которые он получает.

Простой язык — это не простое упрощение сообщения, а обеспечение того, чтобы сообщение было понятно всем, кто его читает. В случае простого языка простота не означает простоту, это означает ясность. Избавившись от жаргона и сложных или эмоциональных слов, сосредоточив внимание на одной идее в абзаце и сократив длину предложения, ваше общение станет понятным и более доступным для более широкой группы людей.

Какова роль простого языка в налаживании делового общения?

Простой язык обеспечивает легкость понимания среди четырех разных стилей общения. Исключая эмоциональный или личный язык, коммуникаторы могут обратиться к читателям, ориентированным на данные. Быть кратким и использовать простые слова означает, что коммуникаторы, ориентированные на детали, должны сокращать свои сообщения и удалять сложный жаргон. По сути, простой язык является общим или универсальным стилем общения.

Коммуникация является источником жизненной силы любой организации. Будь то внутренняя или внешняя коммуникация, цель всегда должна заключаться в том, чтобы основное сообщение было ясным

Простой и понятный язык способствует созданию лучшего опыта сотрудников. Сотрудники могут более эффективно общаться со своими менеджерами, командой и клиентами, чтобы повысить качество своей работы. И они чувствуют себя более связанными с видением своей организации и мотивированными своей ролью в ней. Простой язык также помогает людям ясно излагать идеи для проектов, чтобы старшие сотрудники могли легче вдохновлять и согласовывать сотрудников со своим видением.

Каковы преимущества использования простого языка в деловом общении?

Использование простого языка в деловом общении дает множество преимуществ. Вот некоторые из ключевых преимуществ:

• Больше проектов получают зеленый свет : Четкая коммуникация поможет вам получить добро на более крупные проекты. Используя простой язык, вы можете выделить преимущества и цели проекта, а удалив ненужный контент или детали, вы можете обратиться к занятому высшему руководству, которое с большей вероятностью прочитает четкие и краткие предложения.
• Инициативы по изменению более успешны: Вдохновить весь свой персонал может быть трудной задачей. Неправильный подход к общению, будь то сложный язык или слишком много деталей, может оттолкнуть людей, а не объединить их. Простой, понятный язык — отличный эквалайзер. Делая свое сообщение более доступным, вы можете связаться со своими сотрудниками и вдохновить их своим видением; Работники США, которые чувствуют сильную связь со своим работодателем, в 75 раз чаще вовлечены, чем те, кто не чувствует связи.
• Сотрудники более вовлечены: Важность вовлеченности сотрудников хорошо документирована. Сотрудники, которые чувствуют, что их услышали, больше вовлечены в свою роль. Работники, которые используют простой язык при общении, могут повысить свои шансы быть услышанными. Благодаря простому и понятному содержанию они могут более эффективно продвигать свои идеи, лучше управлять проектами и общаться со своими менеджерами и коллегами.
• Время обучения резко сокращается: Учебная документация на простом языке может помочь сократить время, необходимое для обучения нового и существующего персонала. Четкие инструкции означают меньше путаницы и стресса, и работники чувствуют себя лучше подготовленными к выполнению своей новой роли.

Как VT Writer может помочь обеспечить четкую связь?

Если у вас еще нет руководства по стилю, первым шагом к принятию стратегии простого языка будет его создание. Если у вас уже есть руководство по организационному стилю, вам нужно убедиться, что все в бизнесе работают в соответствии с его рекомендациями. Технологии могут помочь обеспечить применение ваших рекомендаций всеми сотрудниками организации.

Использование программного обеспечения для согласования внутренних коммуникаций может изменить способы коммуникации в вашей организации. Решения для языкового анализа, такие как VT Writer, помогут вам добиться ощутимых улучшений в ваших коммуникациях в рамках всего бизнеса.

VT Writer обеспечивает единообразие связи и использует простой язык в качестве стандарта и автоматически:

• Жаргон и сложность флагов . VT Writer помогает упростить контент и коммуникации, а также для единообразия использовать единый тон голоса для всей организации.
• Измеряет удобочитаемость и удобство использования контента в масштабе . VT Writer выделяет ключевые слова, характерные для вашей роли или отрасли, и предлагает улучшения длины предложения, уровня обучения и пассивного залога.

Преимущество использования платформы языкового анализа для вашего письма заключается в том, что она обеспечивает четкую и объективную обратную связь о качестве вашего письма. Это уменьшает трения для писателей, которые могут чувствовать себя смущенными личным отзывом. Это также поощряет сотрудничество, изменяя разговор о написании, вместо этого сосредоточив внимание на том, как вы можете создать привлекательный, простой для понимания контент, который находит отклик у читателя.

Коммуникация является источником жизненной силы любой организации. Будь то внутренняя или внешняя коммуникация, цель всегда должна заключаться в том, чтобы основное сообщение было ясным. Сокращая сообщения до важной информации, написанной четко, организации могут создать всеобъемлющий стиль общения, который фокусируется на том, что важно. Это создает четкие сообщения, понятные всем, кто их читает.

Обеспечьте четкость вашего общения с помощью VT Writer. Проанализируйте и оцените свои документы MS Word, PDF-файлы и текстовые фрагменты на простой язык и удобочитаемость уже сегодня.

4 Стили делового общения и методы работы с ними

Эффективное общение на рабочем месте имеет важное значение — оно не только играет роль в достижении ваших повседневных целей, но и оказывает значительное влияние на вашу карьеру. Стиль делового общения между вами и вашим коллегой играет важную роль в успешном сотрудничестве.
Понимание того, как вы общаетесь, и стилей общения окружающих меняет правила игры. Общение — это гораздо больше, чем слова, которые мы говорим. Он включает в себя наш язык тела, невербальные сигналы и поведение, которое следует за нашими словами.
Чтобы эффективно общаться с окружающими, полезно знать различные стили общения. Хотя ни один стиль по своей сути не лучше другого, крайне важно выбрать правильный стиль для правильной аудитории. Давайте рассмотрим четыре основных стиля общения здесь и не стесняйтесь перейти к нашей блок-схеме стилей общения ниже.

• Аналитический стиль общения
• Интуитивный стиль общения
• Функциональный стиль общения
• Стиль личного общения
• Нет лучшего времени для установления взаимопонимания

#1 Аналитический стиль общения

Аналитические коммуникаторы предпочитают общаться данными, а не эмоциями. Они часто отлично формулируют веские аргументы и быстро и ясно излагают свои доводы. Этот стиль делового общения часто очень эффективен в деловой среде, и эти люди часто занимают высшие руководящие должности.
Коммуникаторов-аналитиков можно считать авторитетными и информированными, поскольку они часто обладают высоким уровнем знаний и опыта. Аналитические коммуникаторы:

Используйте логику, а не интуицию.

Они предпочитают конкретные, поддающиеся измерению доказательства, часто используя цифры в качестве доказательства. Это позволяет им подходить к проблемам с беспристрастной точки зрения и может сделать их отличными лицами, принимающими решения.

Воспринимаются как надежные и надежные.

Их репутация в принятии решений, основанных на фактах, делает их лучшими кандидатами на получение честных отзывов и непредвзятых мнений.

Может показаться холодным.

Аналитический коммуникатор обычно не любит светские беседы и предпочитает немедленно излагать свою точку зрения. Это редко бывает личным и является лишь частью того, как они взаимодействуют.

Как с ними работать

При общении с аналитическим коммуникатором вы всегда должны указывать достоверные данные, реальные цифры и конкретный язык. Старайтесь не допускать чувств и эмоций в свои аргументы и представлять информацию с фактами. Они могут предпочесть письменное общение, чтобы они могли поделиться представленными данными.
Например, вместо того, чтобы говорить аналитику, что «продажи выросли в этом квартале», дайте им точную цифру. «Продажи выросли на 5,8% в этом квартале» вызовет гораздо лучшую реакцию от такого типа людей. <
Говоря с ними, избегайте ходить вокруг да около и переходите прямо к делу. Избегайте любых загадочных формулировок и убедитесь, что вы четко понимаете, чего хотите — аналитический коммуникатор будет вам благодарен.
Связано с этим: Отчет Nextiva о состоянии деловых коммуникаций раскрывает ОСНОВНЫЕ тенденции в 2020 году

#2 Интуитивный стиль общения

Интуитивные коммуникаторы по своей сути противоположны аналитическим коммуникаторам. Они предпочитают более непринужденный, общий подход, чтобы донести свою точку зрения и ценят, когда другие делают то же самое. Детали для них не так важны, и они предпочитают нестандартное мышление.
Интуитивным коммуникаторам не нужно слышать вещи в линейном порядке, чтобы понимать концепции, вместо этого они предпочитают общий обзор. Интуитивные коммуникаторы часто:

Делитесь большими идеями.

Их творческая, нестандартная точка зрения позволяет им выдвигать большие и смелые идеи. Это делает их идеальными для мозгового штурма или творческих встреч.

Предпочитаю использовать визуальные эффекты.

Многие интуитивные коммуникаторы предоставляют визуальные примеры при общении, такие как диаграммы, диаграммы или примеры. Это помогает им легче проиллюстрировать идею в целом.

Необходимо избегать отвлекающих факторов.

При общении им нравится давать общий обзор, исключая мельчайшие детали, которые их отвлекают. Это может означать, что у них меньше терпения для более детальных задач или разговоров.

Как с ними работать

При работе с интуитивно понятным коммуникатором важно сделать шаг назад от деталей предмета и добраться до сути идеи, прежде чем подключаться. Они предпочитают сразу переходить к делу и могут не оценить пошаговые инструкции. Они, как правило, предпочитают личное общение, чтобы быстрее понять концепцию.
Например, вместо того, чтобы включать все детали концепции, вы должны попытаться объяснить, почему эта концепция важна и как она связана с общей схемой вещей. Возможно, вам потребуется отправить детали по электронной почте позже.

#3 Функциональный стиль общения

Функциональные коммуникаторы любят детали, процессы, сроки и другие хорошо продуманные планы. Они хотят убедиться, что ни одна деталь не упущена из любого сообщения, излагая свои мысли в линейной манере.
В отличие от интуитивных коммуникаторов, которые предпочли бы пропустить все детали и дойти до конца разговора, функциональные коммуникаторы будут чувствовать, что им не хватает контекста и важных фрагментов информации. Функциональные коммуникаторы часто:

Задают много вопросов.

Они хотят быть уверены, что понимают каждую деталь плана или проекта, и добиваются успеха в ситуациях, когда им разрешено свободно задавать вопросы.

Предпочитаю готовые планы.

Они предпочитают пошаговые, полностью продуманные процессы. Прежде чем погрузиться в проект, они захотят понять свои обязанности, ожидания и сроки.

Нужна постоянная обратная связь.

Функциональные коммуникаторы ценят обратную связь и используют ее для улучшения с течением времени. Им нравится видеть разные точки зрения, чтобы лучше понять себя и свою работу.

Как с ними работать

При работе с функциональным коммуникатором вы должны заранее убедиться, что у него есть вся доступная информация. Предоставление им письменного графика или списка ожиданий перед обсуждением проекта дает им время сформулировать вопросы. Ответы на эти вопросы важны для их успеха.
Например, вместо того, чтобы просить функционального коммуникатора придумать большую идею, позвольте ему быть реализатором. Их внимание к деталям и образ мыслей, ориентированный на процесс, делают их идеальными кандидатами для принятия мер и выполнения планов.

#4 Стиль личного общения

Личный коммуникатор использует эмоции и связь, чтобы понять окружающий мир. Они ценят оценку того, как их коллеги думают, чувствуют и чем они мотивированы.
Эти люди часто предпочитают иметь личные отношения с людьми, с которыми они работают, чтобы понять, о чем они думают.
Как правило, они способны распознавать невербальное общение и читать между строк, особенно когда знают человека, с которым сотрудничают. Персональные коммуникаторы часто:

Считаются дипломатичными.

Они любят слушать и, как правило, умеют сглаживать конфликты. Они беспокоятся о здоровье своих отношений, поэтому сделают все возможное, чтобы убедиться, что все, кто участвует в проекте или задаче, чувствуют себя услышанными.

Предпочитаю говорить лично.

Учитывая характер их эмоционального стиля общения, им часто нравится встречаться лицом к лицу, чтобы читать невербальные сигналы и обеспечивать подлинную связь.

Сообщите о своих чувствах.

Эти люди дадут вам точно знать, что они чувствуют, и ожидают, что вы сделаете то же самое. Некоторым это может показаться непрофессиональным, но эмоциональная связь помогает им эффективно общаться.

Как с ними работать

При работе с персональным коммуникатором важно установить соединение, прежде чем углубляться в детали проекта. Используйте эмоциональный язык и подумайте о том, чтобы спросить их, как они относятся к определенным мнениям или решениям.
Например, вместо того, чтобы обращаться к этим людям с данными и точными цифрами, вы должны потратить время, чтобы позволить им проникнуть в ваши мысли. Обсуждение того, почему вы пришли к определенным выводам или используете определенный процесс, может иметь решающее значение для личных коммуникаторов.