Правила общения с людьми

Вокруг нас практически всегда кто-то есть – супруги, родители, дети, друзья, коллеги и даже абсолютно незнакомые люди. Это подразумевает постоянное общение, как желаемое, так и непредвиденное. Для большего взаимопонимания и с целью не нарушать свободы и взгляды других были придуманы некоторые правила общения с людьми. Замечено, что при использовании хотя бы основных правил общения, люди зачастую добиваются расположения других и имеют репутацию приятного собеседника. Такая способность правильного общения положительно влияет и на карьерный рост.

Нам приходиться общаться с разными людьми, следовательно, в каждой среде мы стараемся использовать подходящие правила, ибо к каждому нужен индивидуальный подход. Общение на работе разительно отличается от общения с семьёй или с друзьями на рыбалке.

Правила общения с друзьями

Казалось бы, что при общении с друзьями не нужны никакие правила, ведь это близкие нам люди, которые воспринимают нас такими, какие мы есть. Это заблуждение, которое может привести к потере контакта. Например, в общении с другом при посторонних, мы, как правило, не переходим на «Вы», и частенько обращаемся к собеседнику не по имени, а по «кличке». Нам в голову не приходит, что человеку это может быть неприятным.

Сначала мы позволяем себе «колкие шуточки» и насмешки в адрес друзей, слегка пренебрежительный тон, а затем искренне удивляемся, почему в нашей жизни так мало хороших друзей или почему они больше не хотят проводить вместе с нами время.

Хочется отметить, что как бы ни менялся мир и наши взгляды, всегда будет актуальным основное правило общения между людьми – это уважение. Родственник, начальник, попутчик в поезде – не имеет значения, каждый человек достоин уважительного отношения. Постигнув эту истину, каждый получит шанс стать самой интересной личностью для других.

На тему правил общения и коммуникации написана масса книг, в которых можно найти рекомендации и советы на все случаи жизни. Очень популярны такие авторы как Дейл Карнеги и Аллан Пиз. Из всей литературы можно выделить несколько самых важных правил, которые остаются важными и уместными уже многие годы, так сказать золотые правила общения. К ним смело можно отнести следующее:

1. Всегда улыбайтесь. Улыбка вызывает позитивные эмоции и положительный настой, располагая к себе собеседника (или даже группу людей).
2. Чётко изъясняйтесь. Особенно, если дело касается деловой встречи или просто серьёзного разговора. Кстати, если ваш собеседник мужчина, делайте упор на это правило вдвойне.
3. Будьте вежливы. И не имеет значения, разговариваете ли вы с начальником или подчинённым, обслуживающим персоналом или ребёнком – хамство и фамильярность ещё никому не сослужили хорошую службу.

Правила общения с детьми

Ребёнок – это всего лишь маленький взрослый и общение с ним также требует определённых навыков. Помните, дети делают не то, что вы говорите, а повторяют то, что вы делаете. К чужим детям в школе, магазине, на улице следует обращаться на «Вы», это поднимает их самооценку и возвышает вас в их глазах.

Не стоит давать понять ребёнку, что вы сильнее даже чисто физически, иначе со временем сами «напоритесь» на такой же аргумент. Выслушивайте детей до конца, не перебивайте его со словами: «я так сказала, мне виднее», иначе в вашей семье вырастет очень замкнутый ребёнок. Дети имеют право на защиту своей точки зрения.

И самое главное правило в общении с детьми – это всегда старайтесь находить с ними общий язык. Из любой ситуации есть выход, который устроит обе стороны, просто нужно потрудиться и найти его.

10 правил общения с людьми

Близкие люди часто прощают нам наши ошибки (будь то обидные слова или глупые поступки), а вот все остальные выбирают «просто больше не иметь с ним дела». Поэтому, при первой встрече или редких встречах с малознакомыми людьми в общении следует придерживаться 10-ти простых правил:

1. Слушать больше, чем говорить.
2. Не лгать самому и не заставлять лгать собеседника.
3. Думать, прежде чем сказать.
4. Не высмеивать собеседника.
5. Не перебивать, давая возможность высказаться.
6. Избегать высокомерного, пренебрежительного поведения по отношению к собеседнику.
7. Придерживаться уверенного, но дружелюбного тона.
8. Уважать точку зрения собеседника.
9. Называть собеседника по имени.
10. При встрече с любым человеком иметь хорошее, позитивное настроение.

Начните применять эти эффективные правила в своей жизни и увидите, как быстро начнёт меняться и расти ваше окружение. И, возможно, вы приобретёте не только уважение сослуживцев а и много новых и интересных друзей.

 

Как научиться интересно общаться с людьми в любой компании?

Если каждый день выполнять эти несложные упражнения, уже через месяц вы заметите, как улучшились ваши навыки общения.

 

Общение с незнакомцами

Вы спросите, как общаться с незнакомыми людьми, если даже с друзьями не всегда клеиться разговор? Очень просто. Каждый день старайтесь завести беседу с человеком, которого вы раньше не встречали.

Например, обсудите с продавцом достоинства предлагаемого товара, или сделайте комплимент девушке из вашего фитнес-клуба. Не бойтесь обращаться с вопросом и просьбой о помощи к незнакомцам. Попросите подсказать вам дорогу или выбрать костюм в магазине. Оказавшись на мероприятии, поинтересуйтесь что привело человека сюда и чем он занимается по жизни.

Чтобы завязалась беседа, заготовьте заранее фразы, которые скажите в ответ.

Это упражнение избавит вас от страха заговорить первым.

 

Запись видео

Включите камеру, направьте ее на себя и скажите вслух мысли, которые приходят вам на ум. Логически развивайте их и постепенно формируйте структурированный рассказ. Старайтесь быть естественным и не обращать внимание на камеру.

Затем посмотрите видео, которое получилось, проанализируйте его. Подумайте, что бы вы хотели исправить. Поработайте с мимикой и жестами.

Съемка на видео поможет вам понять, как вы выглядите со стороны, а произнося поток мыслей вслух, вы научитесь выстраивать предложения в логическую цепочку и создавать рассказ.

 

Пересказ

Откройте книгу или статью в интернете и прочтите 2-3 абзаца. После этого перескажите сами себе то, что прочли. Затем прочтите следующие несколько абзацев и опять перескажите. Пересказывайте 1 статью или 1 страницу книги в день.

Выполняя это упражнение, вы развиваете навык думать и говорить одновременно.

 

Продажи

Для этого упражнения вам понадобиться помощник. Возьмите любую вещь и попытайтесь ее «продать» вашему оппоненту. Говорите о достоинствах этой вещи, найдите и опишите все ее лучшие качества, а недостатки постарайтесь преподнести как уникальные особенности.

Это упражнение развивает навык убеждения и способность отстаивать свою точку зрения.

 

Лекции

Соберите аудиторию слушателей. Это могут быть неодушевленные предметы (например, стулья), домашние питомцы или ваши друзья. Выберете вещь, из тех, что вас окружают, про которую вы будете читать лекцию. Расскажите, как этот предмет появился, какое у него назначение, функции, почему он важен и находиться именно здесь.

Это упражнение делает процесс мышления более гибким и учит вас правильному общению с людьми.

 

Чужие мысли

Это упражнение – командная игра, для 5-6 человек. Первый участник начинает рассказ, затем, по сигналу ведущего, второй участник продолжает его. Игра идет по кругу, все участники по очереди дополняют историю.

Выполняя это упражнение вы развиваете способность общаться на любые темы, в любой ситуации, в любой компании.

12 советов по эффективному общению на рабочем месте [2022] • Asana

Сегодня мы почти постоянно общаемся с нашими коллегами. Вы можете не задумываться о том, чтобы сказать «привет» своему коллеге, выпить виртуальный кофе с удаленным членом команды или отправить своей команде гифку с котом в пижаме — и это нормально. Даже если вы общаетесь на работе, между этими типами сообщений и общением на рабочем месте есть разница.

Общение на рабочем месте относится к общению на работе по поводу работы. Знание того, когда и как эффективно общаться на работе, может помочь вам уменьшить недопонимание, повысить уровень счастья в команде, укрепить сотрудничество и укрепить доверие. Команды, которые знают, как эффективно общаться о работе, лучше подготовлены к трудным ситуациям. Но выработка хороших коммуникативных привычек требует времени и усилий, и именно здесь мы приходим на помощь. Вот 12 способов вывести свои навыки общения на рабочем месте на новый уровень.

Что означает «коммуникация на рабочем месте»?

Общение на рабочем месте — это любой тип общения на работе по поводу работы. Это включает в себя такие вещи, как сообщение об отдельных задачах, обмен обновлениями статуса проекта или предоставление отзывов менеджерам или сотрудникам. Знание того, как общаться на рабочем месте, является ключевой частью эффективного сотрудничества, потому что, если вы не можете четко общаться, вы рискуете недопониманием, путаницей или даже непреднамеренно ранить чьи-то чувства.

Общение на рабочем месте может происходить лицом к лицу, в письменной форме, через платформу для видеоконференций или на групповом собрании. Это также может происходить в режиме реального времени или асинхронно, что происходит, когда вы общаетесь о работе по электронной почте, с помощью записанного видео или на платформе, такой как инструмент управления проектами. Некоторые примеры общения на рабочем месте включают:

• Встречи группы

• Сеансы обратной связи 1:1

• Получение информации

• Общение о статусе или прогрессе проекта

• Совместная работа над межфункциональными задачами

• Невербальное общение

Чем полезно чтение отчета Asana о сотрудничестве 9004?

Теперь, когда вы знаете, какой тип общения можно включить в общение на рабочем месте, как вам начать совершенствоваться? Есть несколько ключевых принципов хорошего общения, которые вы можете использовать независимо от типа общения. В частности, хорошее общение:

• Для ясности. Когда вы отправляете сообщение в Slack, составляете черновик электронного письма или даете импровизированный ответ, стремитесь четко передать свое сообщение.

• Стремится решать конфликты, а не создавать их. Причина, по которой вы общаетесь, состоит в том, чтобы решить проблему или способствовать эффективному сотрудничеству в проекте или задаче. Хорошая коммуникация на рабочем месте может выявить блокираторы или обеспечить обратную связь, но убедитесь, что цель состоит в том, чтобы стать лучше, чем то, где вы сейчас находитесь.

• В обе стороны. Каждое общение на рабочем месте представляет собой обмен информацией, даже если один человек общается только невербально.

Прочтите: Как дать эффективную обратную связь по проекту за 7 шагов

Преимущества открытого общения на рабочем месте

Четкое и эффективное общение на рабочем месте может:

• Повысить вовлеченность и принадлежность сотрудников

• Поощрить участие команды

  6

• Повышение производительности

• Создание здорового рабочего места и организационной культуры

• Снижение конфликтов

• Повышение удержания

Прочтите: Что такое матричная организация и как она работает?

7 советов по более эффективному общению на рабочем месте

Эффективное общение на рабочем месте зависит от того, где, как и когда вы общаетесь. Попробуйте эти семь советов, чтобы стать более сильным коммуникатором.

1. Знайте, где общаться — и о чем

Общение происходит в самых разных формах — лицом к лицу, по электронной почте, через мгновенные сообщения и на платформах управления работой. Чтобы быть максимально эффективным, убедитесь, что вы следуете рекомендациям по общению и делитесь сообщениями о нужных вещах в нужных местах.

Иногда знать, где общаться, — это полдела. В вашей компании могут быть разные инструменты коммуникации, поэтому важно знать, какой из них использовать. Какой инструмент подходит для вашего вопроса или комментария? Вам нужно общаться в режиме реального времени или можно отправить асинхронное сообщение? Если вы не уверены, спросите члена команды или менеджера, куда вы должны отправлять различные типы сообщений. Важно, чтобы все были на одной волне. Например, в Asana мы используем:

• Slack

• ASANA

• Gmail

• Zoom

Читать: почему четкий план общения более важен, чем вы думаете

2.

Полборегибные навыки

. командная работа. Чтобы выработать сильные навыки совместной работы в команде, вам необходимо практиковать открытое и честное общение. Это не обязательно означает всегда соглашаться с вещами — знание того, как не соглашаться и преодолевать эти разногласия, также является ключевой частью сотрудничества.

Навыки сотрудничества и общения — это своего рода сценарий «курицы и яйца». Вы можете построить хорошее сотрудничество, эффективно общаясь, но знание того, как сотрудничать, является ключевым компонентом эффективного общения. По сути, это просто означает, что вам придется со временем практиковаться в улучшении навыков совместной работы и общения. По мере улучшения взаимодействия в команде вы научитесь лучше передавать информацию и мнения в рабочей среде, и, как следствие, честное общение сделает совместную работу более легкой.

Прочтите отчет о сотрудничестве Asana

3. Поговорите лицом к лицу, когда сможете

Возможно, самый проверенный способ избежать недопонимания — поговорить лицом к лицу. Если ваша команда виртуальная, общение через видеоконференцсвязь также работает. Общение лицом к лицу особенно важно, если вы знаете, что разговор будет трудным. Тон может быть трудно передать через письмо, поэтому в идеале вы хотите, чтобы член вашей команды мог видеть ваше выражение лица и язык тела.

Если ваша команда удаленная или распределенная, общение по телефону вместо видеоконференции также может работать. Усталость от видеоконференций реальна, и это может сделать совместную работу и общение особенно трудными для удаленных команд. Общение по телефону снижает зрительную нагрузку, но при этом дает вам возможность слышать голос и тон члена вашей команды.

4. Следите за своим языком тела и тоном голоса

Общение зависит не только от того, что вы говорите, но и от того, как вы это говорите. Убедитесь, что вы не скрещиваете руки и не говорите резко. Часто ваш язык тела может не иметь ничего общего с текущей ситуацией — возможно, вы устали или чем-то обеспокоены в своей личной жизни. Но члены вашей команды, у которых может не быть такого контекста, могут увидеть ваши действия и предположить, что вы чем-то рассержены или расстроены. В частности, во время трудных разговоров постарайтесь расслабить язык тела и выражение лица, чтобы избежать непреднамеренных сигналов.

5. Отдайте предпочтение двустороннему общению

Умение слушать так же важно для общения на рабочем месте, как и разговор. Часть того, чтобы быть членом совместной команды, заключается в том, чтобы слушать идеи других людей, а не просто пытаться изложить свои собственные идеи.

Существует два распространенных типа слушания: слушать, чтобы ответить, и слушать, чтобы понять. Когда вы слушаете ответ, вы сосредотачиваетесь на том, что собираетесь сказать дальше, а не на том, что говорит другой человек. При таком способе выслушивания вы рискуете упустить ключевую информацию или даже повторить то, что только что сказал другой человек.

Вместо этого старайтесь слушать, чтобы понять, то есть слушайте, что говорит другой человек, не думая о том, что вы собираетесь ответить. Если вы думаете о чем-то, что хотите сказать, запишите это, чтобы вы могли снова слушать, чтобы понять, вместо того, чтобы пытаться запомнить то, что вы хотите сказать дальше.

6. Придерживайтесь фактов, а не историй

«Факты против историй» — это метод, рекомендованный соучредителем группы сознательного лидерства Дайаной Чепмен. В данном случае «факты» — это то, что действительно произошло, то есть то, с чем легко согласятся все в комнате. С другой стороны, «история» — это ваша интерпретация ситуации.

Например, предположим, что ваш менеджер дает вам обратную связь в режиме реального времени во время небольшого собрания команды. Это факт. Вы не ожидали отзывов, и вам кажется, что ваш руководитель поделился отзывом — вместо того, чтобы сохранить его для личного общения — потому что он недоволен вашей работой. Это «история», потому что у вас нет возможности узнать, правда это или нет.

Истории неизбежны — мы все создаем истории из фактов. Но постарайтесь отделить истории от фактов и не действуйте на основе историй, пока не сможете их подтвердить. Например, в этом случае вы можете поговорить со своим менеджером во время следующей личной встречи и спросить, почему они поделились отзывами на собрании команды.

Прочтите: Как написать служебную записку для эффективного общения (с шаблоном)

7. Убедитесь, что вы разговариваете с нужным человеком

Эффективное общение на рабочем месте зависит как от того, с кем вы разговариваете, так и от того, что вы делаете. повторяю. Плохая коммуникация часто возникает, когда вы разговариваете не с теми людьми или пытаетесь поделиться информацией в неправильной обстановке.

Чтобы избежать этого, убедитесь, что нужные люди находятся в комнате или получают сообщение. Если вы не уверены, кто это будет, выполните упражнение, чтобы определить любых важных заинтересованных сторон проекта, которые могут отсутствовать.

Прочтите: Что такое анализ заинтересованных сторон проекта и почему он важен?

5 советов по формированию навыков лидерского общения

Если вы руководитель, у вас есть возможность устанавливать и устанавливать правила общения в своей команде. Тесное общение может создать здоровую корпоративную культуру, доверие между вашими сотрудниками и разрушить разрозненность между межфункциональными командами. Вот как это сделать:

1. Устраните любые основные изменения

Прежде чем приступить к улучшению навыков общения в вашей команде, убедитесь, что нет основных проблем, которые мешают всем честно общаться. Всем ли комфортно говорить открыто? Есть ли что-то, что может заставить члена команды чувствовать, что он не может быть самим собой?

Одна из самых ценных вещей, которую вы можете сделать как руководитель, — это сделать так, чтобы ваши сотрудники чувствовали себя комфортно, приходя на работу полностью (или в той мере, в какой они хотят). Будь то озвучивание разногласий, обсуждение своих увлечений вне работы или честное высказывание о том, какой тип общения лучше всего подходит для них, — убедитесь, что понимаете потребности каждого члена команды и обеспечиваете их удовлетворение в командной среде.

Одна из тем, которая постоянно всплывала в наших опросах о вовлеченности сотрудников, заключалась в том, что мы могли бы улучшить обмен информацией и коммуникацию в организации, поэтому мы искали способ сделать это».

— Усама Хан, финансовый директор организации Islamic Relief Canada

Прочтите: Организация Islamic Relief Canada увеличивает свое влияние на 75% с помощью Asana

2. Часто запрашивайте отзывы

может никогда не получить. Несмотря на то, что общение на рабочем месте влияет на любое другое взаимодействие, члены команды могут не сразу подумать об этом как о чем-то, о чем нужно давать обратную связь. Попросив своих сотрудников оставить отзыв о вашем стиле общения, вы можете продолжать улучшать и разрабатывать четкие стратегии общения для своей команды.

3. Понимание стилей общения в команде

Еще один эффективный способ общения с вашей командой — спросить их, как они хотят общаться. Коммуникационные предпочтения не должны быть секретом или игрой в угадайку, и знание того, что члены вашей команды предпочитают видеоконференции или телефонные звонки, ранние утренние встречи или дневные джем-сейшны, может помочь вам создать среду, в которой они могут процветать.

Важные вопросы, которые следует задать:

• Кто они: ранняя пташка или сова?

• Нравятся ли им структурированные встречи или им нравятся свободные мозговые штурмы?

• Лучше всего они думают вслух, на месте или на бумаге?

• К какому типу личности они относятся: интроверту, экстраверту или амбиверту?

• Чувствуют ли они, что знают членов своей команды, или они предпочли бы больше командных мероприятий?

• Какие встречи или задачи вызывают у них наибольшую энергию?

Прочтите: Руководство для менеджера по стилям общения

4. Выделите время для построения команды или ледокола

Знакомство с вашей командой является важной частью умения общаться с ними. Особенно важно найти время, чтобы познакомиться со своей командой за пределами рабочего места. Вопросы ледокола могут помочь привнести элемент индивидуальности и веселья в каждую встречу, поэтому подумайте о том, чтобы начать с легкого разговора, прежде чем углубляться в повестку дня встречи.

Читайте: 110+ лучших вопросов для тимбилдинга

5. Задайте тон

Помните: то, как вы общаетесь и сотрудничаете, повлияет на всю вашу команду. Вы должны установить стандарт открытого и четкого общения на рабочем месте. Как только вы установите и сообщите об этом стандарте, ваша команда последует его примеру.

Каждые несколько месяцев проверяйте, как все относятся к командному общению. Есть ли какие-нибудь привычки, появившиеся за последние несколько месяцев, от которых вы хотите отказаться или поощрять их? Регулярные размышления о том, как общается ваша команда, вместо того, чтобы «установить и забыть» о методах вашей команды, могут помочь вам более целенаправленно подходить к своим методам общения.

По мере роста организации связь становится узким местом. В Hope for Haiti мы видели, как эта неэффективность причиняла нам вред: когда мы не можем работать как хорошо смазанная машина, мы не обслуживаем столько людей, сколько могли бы, и мы обязаны исправить это».

— Скайлер Баденох, генеральный директор Hope for Haiti

Прочтите: Hope for Haiti улучшает жизнь большего числа гаитян с помощью Asana

Дополнительные виды общения на рабочем месте

Большинство дискуссий об общении на рабочем месте предполагают, что «рабочее место» — это человек. Но существует множество способов общения в разных местах — от глобальных офисов до удаленных команд. Большинство рекомендаций по общению по-прежнему применимы к командам любого типа, но есть несколько дополнительных соображений и рекомендаций, которые вы можете использовать, чтобы помочь членам команды по-настоящему общаться.

Распределенные группы

Распределенные группы работают в нескольких национальных или глобальных офисах. Эти команды могут работать в разных часовых поясах и на разных языках, и у каждого офиса своя культура и привычки. Не ожидайте, что каждая распределенная команда будет общаться одинаково — на самом деле, одно из преимуществ распределенных команд — разнообразие мыслей, с которыми вы сталкиваетесь, работая с товарищами по команде со всего мира.

Если вы работаете в распределенной команде, очень важно поддерживать чрезмерную связь, чтобы члены команды, находящиеся в разных часовых поясах и офисах, оставались в курсе событий. Обязательно документируйте все в центральном источнике достоверной информации, к которому члены команды могут получить доступ, когда они онлайн, и ищите инструмент, который обновляется в режиме реального времени, чтобы никому не приходилось замедляться из-за задержки информации.

Имейте в виду, что часовые пояса могут влиять на то, как люди подходят к разговору. Попробуйте запланировать встречи, когда все будут доступны, или предлагайте записи и заметки, если члены команды не могут прийти. Также очень важно перепроверить, что нужные люди участвуют в процессе, и что они не просто исключены из-за того, что находятся в другом офисе, чем большая часть вашей команды.

Читайте: Воссоединение и процветание в распределенном мире с Asana

Онлайн-коллеги

Если вы работаете с виртуальной командой, очень важно определить, где вы собираетесь общаться и как часто. Точное знание того, для чего следует использовать каждый инструмент коммуникации, может помочь членам команды чувствовать связь, даже когда они удалены.

Работая удаленно, нам пришлось заново учиться общаться разными способами. Slack, Asana и интеграция между этими инструментами заменили или дополнили многие способы личного общения, которые мы использовали».

— Кейси Джеймс, руководитель отдела творческих операций, JKR Global

Прочтите: Jones Knowles Ritchie разрабатывает бренды с учетом масштаба, прорыва и пользы с помощью Asana

Удаленные члены команды могут чувствовать себя разрозненными и оторванными друг от друга, поэтому подумайте о том, чтобы выполнить упражнение вместе со своими коллегами. всю команду о предпочтительных коммуникативных привычках. Некоторым членам команды могут понравиться холодные звонки, в то время как другие могут предпочесть запланированные встречи с четкой повесткой дня. Поскольку у членов команды меньше шансов взаимодействовать лично, очень важно установить эти предпочтения в команде, чтобы вы могли держать каналы связи открытыми.

Наконец, не забудьте регулярно приглашать членов команды на мероприятия, объединяющие команду. Независимо от того, проводите ли вы ледокольные мероприятия в начале каждой встречи или планируете некоторое время, чтобы просто пообщаться в конце каждой недели, выделенное командное время может помочь членам команды наладить связь независимо от того, откуда они звонят.

Прочтите: 3 руководящих принципа для успешного управления недавно удаленной командой

Вишенка на вершине эффективного общения на рабочем месте

Последний компонент четкого общения — наличие центрального источника достоверной информации для всего вашего общения и рабочей информации. Использование централизованной системы, такой как инструмент управления работой, может помочь вам координировать работу на всех уровнях вашей команды. Узнайте больше о том, как управление работой упрощает координацию проектов и общение, в нашей вводной статье об управлении работой.

Прочтите отчет Asana о сотрудничестве

Восемь вещей, которые вы можете сделать, чтобы улучшить свои коммуникативные навыки — профессиональное развитие успешный бизнес.

А в сегодняшней сложной и быстро развивающейся бизнес-среде с сотнями различных средств связи, полностью или частично удаленными командами и даже многонациональными командами, работающими в разных часовых поясах, эффективная коммуникация никогда не была более важной и сложной задачей.

Таким образом, умение общаться может быть самым важным навыком менеджера.

Хорошая новость заключается в том, что этим навыкам можно научиться и даже овладеть ими.

Эти восемь советов помогут вам улучшить свои коммуникативные навыки для успеха вашей организации и вашей карьеры.

1. Будьте ясны и кратки

Общение в первую очередь касается выбора слов. А когда дело доходит до выбора слов, меньше значит больше.

Ключом к эффективному и убедительному общению — письменному или устному — является ясность и, по возможности, краткость.

Прежде чем вступать в какую-либо форму общения, определите свои цели и свою аудиторию.

Тщательное и четкое изложение того, что вы хотите передать и почему, поможет вам включить всю необходимую информацию. Это также поможет вам исключить ненужные детали.

Избегайте лишних слов и чрезмерно витиеватых формулировок, которые могут отвлечь внимание от вашего сообщения.

И хотя в некоторых случаях может потребоваться повторение, обязательно используйте его осторожно и экономно. Повторение вашего сообщения может гарантировать, что ваша аудитория поймет его, но слишком частое повторение может привести к тому, что они полностью отключатся от вас.

2. Подготовьтесь заранее

Знайте, что вы собираетесь сказать и как вы собираетесь говорить, прежде чем начинать какое-либо общение.

Однако быть готовым означает больше, чем просто отрепетировать презентацию.

Подготовка также включает в себя обдумывание всего сообщения, от начала до конца. Изучите информацию, которая может вам понадобиться для поддержки вашего сообщения. Подумайте, как вы будете реагировать на вопросы и критику. Постарайтесь предвидеть неожиданное.

Например, перед обзором производительности подготовьте список конкретных примеров поведения вашего сотрудника, чтобы поддержать вашу оценку.

Прежде чем вступать в переговоры о зарплате или продвижении по службе, точно узнайте, чего вы хотите. Будьте готовы обсудить диапазоны и возможные компромиссы; Знайте, что вы готовы принять, а что нет. И имейте под рукой конкретные детали, подтверждающие ваше дело, такие как соответствующие зарплаты для вашей должности и вашего местоположения (но убедитесь, что ваше исследование основано на общедоступной информации, а не на сплетнях компании или анекдотических свидетельствах).

Прежде чем вступить в какой-либо разговор, обдумайте потенциальные вопросы, просьбы о дополнительной информации или разъяснениях, а также разногласия, чтобы вы были готовы ответить на них спокойно и четко.

3. Помните о невербальном общении

Выражение лица, жесты и язык тела могут сказать и часто говорят больше, чем наши слова.

Невербальные сигналы могут оказывать на 65–93 % большее влияние, чем произносимые слова. И мы с большей вероятностью поверим невербальным сигналам, а не произнесенным словам, если они не согласны.

Лидеры должны особенно хорошо понимать невербальные сигналы.

Сотрудники, которые могут не хотеть выражать несогласие или опасения, например, могут показать свое недовольство скрещенными руками или нежеланием установить зрительный контакт. Если вы знаете язык тела других людей, вы сможете соответствующим образом скорректировать свою тактику общения.

В то же время лидеры должны уметь контролировать свои невербальные коммуникации.

Ваши невербальные сигналы всегда должны поддерживать ваше сообщение. В лучшем случае противоречивое вербальное и невербальное общение может вызвать замешательство. В худшем случае это может подорвать ваше сообщение и доверие вашей команды к вам, вашей организации и даже к самим себе.

4. Следите за своим тоном

То, как вы что-то говорите, может быть столь же важно, как и то, что вы говорите. Как и в случае с другими невербальными сигналами, ваш тон может добавить силы и акцента вашему сообщению, а может и вовсе подорвать его.

Тон может быть особенно важным фактором в разногласиях и конфликтах на рабочем месте. Хорошо подобранное слово с положительной коннотацией создает доброжелательность и доверие. Плохо подобранное слово с нечеткой или негативной коннотацией может быстро привести к непониманию.

При разговоре тон включает в себя громкость, проекцию и интонацию, а также выбор слов. В режиме реального времени может быть сложно контролировать тон, чтобы убедиться, что он соответствует вашим намерениям. Но внимательность к своему тону позволит вам соответствующим образом изменить его, если вам покажется, что общение идет в неправильном направлении.

При письме легче контролировать тон. Обязательно прочитайте свое сообщение один, даже два раза, думая о тоне, а также о сообщении. Вы даже можете прочитать его вслух или попросить коллегу, которому вы доверяете, перечитать его, если это не нарушает конфиденциальность.

А когда вы участвуете в горячем диалоге по электронной почте или в другом письменном виде, не спешите с ответами.

Если возможно, напишите свой ответ, но затем подождите день или два, чтобы отправить его. Во многих случаях перечитывание вашего сообщения после того, как ваши эмоции остынут, позволяет вам смягчить свой тон таким образом, чтобы с меньшей вероятностью привести к эскалации конфликта.

5. Практикуйте активное слушание

В общении почти всегда участвуют два или более человека.

Таким образом, слушать так же важно, как и говорить, когда речь идет об успешном общении. Но слушать может быть сложнее, чем мы думаем.

В своем блоге «Освоение основ общения» эксперт по коммуникациям Марджори Норт отмечает, что во время любого разговора мы слышим только половину того, что говорит другой человек.

Цель активного слушания — убедиться, что вы слышите не только слова, которые говорит человек, но и все сообщение целиком. Вот несколько советов по активному слушанию:

• Уделяйте говорящему все свое внимание
• Очистите свой разум от отвлекающих факторов, суждений и контраргументов.
• Избегайте соблазна перебивать своими мыслями.
• Демонстрация открытого, позитивного языка тела, чтобы сосредоточить внимание и показать говорящему, что вы действительно слушаете
• Перефразируйте или перефразируйте то, что вы услышали, когда отвечаете0016

6. Развивайте свой эмоциональный интеллект

Общение строится на основе эмоционального интеллекта. Проще говоря, вы не сможете эффективно общаться с другими, пока не научитесь оценивать и понимать свои собственные чувства.

«Если вы осознаете свои собственные эмоции и поведение, которое они вызывают, вы можете начать управлять этими эмоциями и поведением», — говорит Маргарет Эндрюс в своем посте «Как улучшить свой эмоциональный интеллект».

Лидерам с высоким уровнем эмоционального интеллекта, естественно, будет легче активно слушать, поддерживать соответствующий тон и, например, использовать позитивный язык тела.

Понимание собственных эмоций и управление ими — это только часть эмоционального интеллекта. Другая часть, не менее важная для эффективного общения, — это сопереживание другим.

Сопереживание сотруднику может, например, облегчить сложный разговор.

Возможно, вам все равно придется сообщить плохие новости, но (активно) выслушивая их точку зрения и показывая, что вы понимаете их чувства, вы сможете смягчить обиду или избежать недопонимания.

7. Разработайте стратегию коммуникации на рабочем месте

Современное рабочее место представляет собой постоянный поток информации в самых разных форматах. Каждое отдельное сообщение должно быть понято в контексте большего потока информации.

Даже самому эффективному коммуникатору может быть трудно донести свое сообщение без стратегии коммуникации на рабочем месте.

Коммуникационная стратегия — это структура, в рамках которой ваш бизнес передает и получает информацию. Он может — и должен — обрисовывать в общих чертах, как и что вы сообщаете покупателям и клиентам, заинтересованным сторонам, менеджерам и сотрудникам.

В самом широком смысле ваша стратегия должна учитывать, кто получает какое сообщение и когда. Это гарантирует, что каждый получит правильную информацию в нужное время.

Это может быть так же подробно, как и то, как вы общаетесь, включая определение типа инструментов, которые вы используете для получения информации. Например, вы можете определить, когда уместно использовать групповой чат для всей команды или организации, а когда вместо этого следует подвести итоги собрания по электронной почте.

Создание таких основных инструкций может упростить поток информации. Это поможет гарантировать, что каждый получит необходимую информацию и что важные знания не будут перегружены посторонними мелочами.

8. Создайте позитивную организационную культуру

Корпоративная культура, в которой вы общаетесь, также играет жизненно важную роль в эффективном общении.

В позитивной рабочей среде, основанной на прозрачности, доверии, сопереживании и открытом диалоге, общение в целом будет проще и эффективнее.

Сотрудники будут более восприимчивы к сообщениям своего руководителя, если они доверяют этому руководителю. А менеджерам будет легче заручиться поддержкой и даже предлагать конструктивную критику, если они поощряют своих сотрудников высказываться, предлагать предложения и даже высказывать собственную конструктивную критику.

«Самая опасная организация — молчаливая», — говорит Лорн Рубис в своем блоге «Шесть советов по созданию лучшей рабочей культуры». Общение в обоих направлениях может быть эффективным только в культуре, построенной на доверии и фундаменте психологической безопасности.

Авторитетные менеджеры, которые отказываются делиться информацией, не открыты для предложений и отказываются признавать ошибки и принимать критику, скорее всего, обнаружат, что их предложения и критика будут встречены с защитной реакцией или даже полностью проигнорированы.

Без этой основы доверия и прозрачности даже самое незначительное сообщение может быть неверно истолковано и привести к недоразумениям и ненужным конфликтам.