Понятие виды и структура общения: Понятие и структура общения

Содержание

Понятие и структура общения

Никакая человеческая общность не может осуществлять полноценную совместную деятельность, если не будет установлен контакт между людьми, в нее включенными, и не будет достигнуто между ними должное взаимопонимание.

Общение — это сложный многоплановый процесс установления и развития контактов между людьми, порождаемый потребностями совместной деятельности и включающий в себя: обмен информацией, выработку единой стратегии взаимодействия, восприятие и понимание другого человека.

Виды общения: невербальное (бессловесное) общение — общение с использованием мимики, жестов, осанки и позы вместо слов; вербальное (словесное, речевое) общение.

Выделяют три уровня общения.

Внутриличностное — мысленное общение человека с самим собой, когда он вырабатывает какие-то планы, развивает идеи, подготавливается к общению с кем-либо и т.д.
Межличностное — общение между двумя и более людьми.

Общественное — общение человека с большой аудиторией.

Стороны общения

Первая — коммуникативная. Общение включает в себя обмен информацией между участниками совместной деятельности, который может быть охарактеризован в качестве коммуникативной стороны общения. Общаясь, люди обращаются к языку как одному из важнейших средств общения.

Вторая сторона общения (интерактивная) — взаимодействие общающихся. Организация взаимодействия между людьми. Обмен в процессе речи не только словами, но и действиями, поступками. Например, производя расчет у кассы, покупатель и продавец общаются даже в том случае, если ни один из них не произносит ни слова: покупатель вручает кассиру товарный чек на отобранную покупку и деньги, продавец выбиваег чек и отсчитывает сдачу.

Третья сторона общения (перцептивная) — восприятие общающимися друг друга. Очень важно, например, воспринимает ли один из партнеров по общению другого как заслуживающего доверия, умного, понятливого, подготовленного или же заранее предполагает, что тот ничего не поймет и ни в чем сообщенном ему не разберется.

В едином процессе общения можно условно выделить три стороны: коммуникативную (передача информации), интерактивную (взаимодействие) и перцептивную (взаимовосприятие).

Рассматриваемое в единстве этих трех сторон общение выступает как способ организации совместной деятельности и взаимоотношений включенных в нее людей. Знание закономерностей общения и развитие навыков и способностей общения особенно важны для медицинского работника. Существует единство совместной деятельности и общения, В совместной деятельности человек должен, по необходимости, объединяться с другими людьми, общаться с ними. Устанавливать контакт, добиваться взаимопонимания, получать должную информацию, сообщать ответную и т.д. В данном случае, общение выступает как сторона, часть деятельности, как важнейший ее информативный аспект, как коммуникация (общение первого рода). Создав предмет (сконструировав прибор, высказав мысль, произведя вычисления, починив машину и т.д.) в процессе деятельности, уже включившей общение как коммуникацию, человек этим не ограничивается, через созданный предмет «транслирует» себя, свои особенности, свою индивидуальность другим людям. Данный предмет (построенное здание, точная поэтическая строка, посаженное дерево, выточенная деталь, написанная книга, сочиненная или исполненная песня) — это, с одной стороны, предмет деятельности, а с другой — средство, с помощью которого человек утверждает себя в общественной жизни.

В общении человек постоянно учится отделять существенное от несущественного, необходимое от случайного, переходить от образов единичных предметов к устойчивому отражению их общих свойств в значении слов. В нем закрепляются существенные признаки, которые присущи целому классу предметов и тем самым относятся и к конкретному предмету, о котором идет речь. Например. Говоря «газета», мы имеем в виду не только тот газетный лист, но тем самым указываем, к какому классу предметов относится данный предмет, принимая во внимание его отличия от другой печатной продукции и т.д.

Зоны комфорта. Общение в основном происходит в зонах комфорта. У каждого человека размер этой зоны свой, однако, у большинства людей размер «личной» зоны, общение в которой не вызывает дискомфорта — 0,46 — 1,2 метра. Интимная зона, размер — 15 — 46 сантиметров.

Необходимо внимательно относиться к зоне комфорта каждого и находить взаимоприемлемое расстояние. Существуют и такие зоны, как социальная — размер от 1,2 до 3,6 метра, и общественная зона — более 3,6 метров.

Вербальное общение

Человек, адресующий информацию другому человеку (коммуникатор), и тот, кто ее принимает (реципиент), для осуществления целей общения и совместной деятельности должны пользоваться одной и той же системой кодификации и декодификации значений, т.е. говорить «на одном языке», если коммуникатор и реципиент используют различные системы кодификации, то они не могут добиться взаимопонимания и успеха совместной деятельности.

Библейская история о строительстве вавилонской башни, сорвавшемся вследствие неожиданного «смешения языков» строителей, отражает факт невозможности взаимодействия при блокировании процессов кодификации и декодификации, так как говорящие на разных языках люди не могут договориться друг с другом, что делает совместную деятельность неосуществимой. Обмен информацией становится возможен, если значения, закрепленные за используемыми знаками (словами, жестами, иероглифами и т.д.), известны участвующим в общении лицам.

Значение — это содержательная сторона знака как элемента, опосредствующего познание окружающей действительности. Подобно тому, как орудие опосредствует трудовую деятельность людей, знаки опосредствуют их познавательную деятельность и общение.

Для передачи друг другу значимой информации люди стали пользоваться членораздельными звуками, за которыми закреплялись определенные значения. Пользоваться членораздельными звуками для общения было удобно, особенно в тех случаях, когда руки были заняты предметами и орудиями труда, а глаза обращены на них. Передача мыслей посредством звуков была удобна и на значительном расстоянии между общающимися, так же как в темноте, в тумане, в зарослях. Благодаря общению с помощью языка отражение мира в мозгу отдельного человека постоянно пополняется тем, что отражается или было отражено в мозгу других людей, — происходит обмен мыслями, передача информации.

Речь — это вербальная коммуникация. Слова могут быть произнесены вслух, про себя, написаны или же заменены у глухих людей особыми жестами, выступающими носителями значений. Так называемая дактилология, где каждая буква обозначается движениями пальцев, и жестовая речь, где жест заменяет целое слово или группу.

Невербальное общение

Эмоциональное отношение, сопровождающее речевое высказывание, образует особый, невербальный аспект обмена информацией, особую, невербальную коммуникацию.

К средствам невербальной коммуникации принадлежат жесты, мимика, интонации, паузы, поза, смех, слезы и т.д., которые образуют знаковую систему, дополняющую и усиливающую, а иногда и заменяющую средства вербальной коммуникации — слова.

Например. Товарищу, поведавшему о постигшем его горе, собеседник выражает свое сочувствие словами, сопровождаемыми знаками невербальной коммуникации: опечаленным выражением лица, понижением голоса, прижиманием руки к щеке и покачиванием головы, глубокими вздохами и т.д.

Как правило, люди в меньшей степени способны контролировать канал невербального общения. Мимика не всегда сообщает то, что человек говорит. Иногда все тело участвует в передаче информации, например, походка человека. Она может демонстрировать благополучие, гнев или наоборот, сдержанность, страх. Можно получить много информации по выражению лица, мимики, жестам. Взгляд человека дополняет то, что не сказано словами, жестами, и часто именно взгляд придает подлинное значение произнесенной фразе, кроме того, выразительный взгляд способен передать смысл не только сказанного, но недосказанного или невысказанного. В некоторых случаях взглядом можно сказать больше, чем словами. В языке жестов большую роль играют руки, руки могут передавать и эмоциональное состояние. Например, беспокойство может проявляться в непрерывном движении рук, «заламывании пальцев» и т.д.

Средства невербальной коммуникации являются таким же продуктом общественного развития, как и язык слов, и могут не совпадать в разных национальных культурах. Например, болгары несогласие с собеседником выражают кивком головы, который русский воспринимает как утверждение и согласие, а отрицательное покачивание головой, принятое у русских, болгары могут легко принять за знак согласия.

В разных возрастных группах для осуществления невербальной коммуникации выбираются различные средства. Так, дети часто используют плач как средство воздействия на взрослых и способ передачи им своих желаний и настроений. Существенно важное значение для усиления действия вербальной коммуникации имеет пространственное размещение общающихся. Реплика, брошенная через плечо, четко показывает отношение коммуникатора к реципиенту.

Вербальное и невербальное общение может существовать одновременно. Например, происходит общение в виде беседы, оно может сопровождаться улыбкой, жестами, плачем и т.д. При этом следует отметить, что восприятие сообщения во многом зависит от невербального общения.

На процесс общения во многом влияет предыдущий опыт человека и его память. Каждый участвующий в общении привносит в разговор свою позицию, убеждения, которые определяет и его социальное окружение и т.д.

структура, виды, функции, средства. Развитие коммуникативной компетентности субъекта деятельности.

Общение – специфическая форма взаимодействия человека с другими людьми как членами общества; в общении реализуются социальные отношения людей.

Структура общения.

В общении выделяют три взаимосвязанных стороны: коммуникативная сторона общения состоит в обмене информацией между людьми; интерактивная сторона – в организации взаимодействия между людьми: например, нужно согласовать действия, распределить функции или повлиять на настроение, поведение, убеждения собеседника; перцептивная сторона общения – процессе восприятия друг друга партнерами по общению и установление на этой основе взаимопонимания.

Виды общения.

«Контакт масок» – формальное общение, когда отсутствует стремление понять и учитывать особенности личности собеседника, используются привычные маски (вежливости, строгости, безразличия, скромности, участливости и т.п.) – набор выражений лица, жестов, стандартных фраз, позволяющих скрыть истинные эмоции, отношение к собеседнику. В городе контакт масок даже необходим в некоторых ситуациях, чтобы люди «не задевали» друг друга без надобности, чтобы «отгородиться» от собеседника.
Примитивное общение, когда оценивают другого человека как нужный или мешающий объект: если нужен, активно вступают в контакт, если мешает – оттолкнут или последуют агрессивные грубые реплики. Если получили от собеседника желаемое, то теряют дальнейший интерес к нему и не скрывают этого.
Формально-ролевое общение, когда регламентированы и содержание, и средства общения и вместо знания личности собеседника обходятся знанием его социальной роли.
Деловое общение, когда учитывают особенности личности, характера, возраста, настроения собеседника, но интересы дела более значимы, чем возможные личностные расхождения.
Духовное, межличностное общение друзей, когда можно затронуть любую тему и не обязательно прибегать к помощи слов, друг поймет вас и по выражению лица, движениям, интонации. Такое общение возможно тогда, когда каждый участник имеет образ собеседника, знает его личность, может предвидеть его реакции, интересы, убеждения, отношение.
Манипулятивное общение направлено на извлечение выгоды от собеседника, используя разные приемы (лесть, запугивание, «пускание пыли в глаза», обман, демонстрация доброты) в зависимости от особенностей личности собеседника.
Светское общение. Суть светского общения в его беспредметности, т.е. люди говорят не то, что думают, а то, что положено говорить в подобных случаях; это общение закрытое, потому что точки зрения людей на тот или иной вопрос не имеют никакого значения и не определяют характера коммуникаций.

Функции общения:

Информационно-коммуникативная функция состоит в обмене информацией между индивидами.
Побудительная функция – стимуляция активности партнеров для организации совместных действий.
Интегративная функция – функция объединения людей.
Функция социализации – общение способствует выработке навыков взаимодействия человека в обществе по принятым в нем нормам и правилам.
Координационная функция – согласование действий при осуществлении совместной деятельности.
Регуляционно-коммуникативная функция общения направлена на регуляцию и коорекцию поведения при непосредственной организации совместной деятельности людей в процессе их взаимодействия.
Функция понимания – адекватное восприятие и понимание информации.
Аффективно-коммуникативная функция общения состоит в воздействии на эмоциональную сферу человека, которое может быть целенаправленным или непроизвольным.

Средства общения. К средствам общения относятся:

Язык – система слов, выражений и правил их соединения в осмысленные высказывания, используемые для общения.

Интонация, эмоциональная выразительность, которая способна придавать разный смысл одной и той же фразе.

Мимика, поза, взгляд собеседника могут усиливать, дополнять или опровергать смысл фразы.

Жесты как средства общения могут быть как общепринятыми, т.е. иметь закрепленные за ними значения, или экспрессивными, т.е. служить для большей выразительности речи.

Расстояние, на котором общаются собеседники, зависит от культурных, национальных традиций, от степени доверия к собеседнику.

Коммуникация – процесс двустороннего обмена информацией, ведущей ко взаимному пониманию. Коммуникация – в переводе с латыни обозначает «общее, разделяемое со всеми». Если не достигается взаимопонимание, то коммуникация не состоялась. Чтобы убедиться в успехе коммуникации, необходимо иметь обратную связь о том, как люди вас поняли, как они воспринимают вас, как относятся к проблеме.

Коммуникативная компетентность – способность устанавливать и поддерживать необходимые контакты с другими людьми. Для эффективной коммуникации характерно: достижение взаимопонимания партнеров, лучшее понимание ситуации и предмета общения (достижение большей определенности в понимании ситуации способствует разрешению проблем, обеспечивает достижение целей с оптимальным расходованием ресурсов). Коммуникативная компетентность рассматривается как система внутренних ресурсов, необходимых для построения эффективной коммуникации в определенном круге ситуаций межличностного взаимодействия.

Причинами плохой коммуникации могут быть:

стереотипы – упрощенные мнения относительно отдельных лиц или ситуации, в результате нет объективного анализа и понимания людей, ситуаций, проблем;
«предвзятые представления» – склонность отвергать все, что противоречит собственным взглядам, что ново, необычно («Мы верим тому, чему хотим верить»). Мы редко осознаем, что толкование событий другим человеком столь же законно, как и наше собственное;
плохие отношения между людьми – поскольку если отношение человека враждебное, то трудно его убедить в справедливости вашего взгляда;
отсутствие внимания и интереса собеседника, а интерес возникает, когда человек осознает значение информации для себя: с помощью этой информации можно получить желаемое или предупредить нежелательное развитие событий;
пренебрежение фактами, т.е. привычка делать выводы-заключения при отсутствии достаточного числа фактов;
ошибки в построении высказываний: неправильный выбор слов, сложность сообщения, слабая убедительность, нелогичность и т.п.;
неверный выбор стратегии и тактики общения.

Общение: виды, структура, функции

Страница 1 из 4

Потребность в общении, как считают психологи, относится к числу основных (базовых) потребностей человека. Значимость общения как базовой потребности определяется тем, что «она диктует поведение людей с не меньшей властностью, чем, например, так называемые витальные (жизненные) потребности». Общение — необходимое условие нормального развития человека как члена общества и как личности, условие его духовного и физического здоровья. Хотя человеческое общение всегда лежало в основе социального бытия людей, прямым объектом психологического и социально-психологического анализа оно стало только в XX в.

В психологии общение определяется как взаимодействие двух или более людей, состоящее в обмене между ними информацией познавательного или аффективно-оценочного (т.е. эмоционально-оценочного) характера.

Виды В зависимости от используемой техники общения и общения его целей можно выделить следующие виды:

1. «Контакт масок» — формальное общение, при котором отсутствует стремление понять и учесть особенности личности собеседника. Этот процесс общения получил свое название потому, что в процессе общения используются привычные маски вежливости, строгости, безразличия, участливости и т.д., то есть набор выражений лица, жестов, стандартных фраз, позволяющих скрыть отношение к собеседнику. В некоторых ситуациях контакт масок необходим для того, чтобы не вступать в личный контакт.

2. Формально-ролевое общение, в котором регламентированы и содержание, и средства общения социальными ролями партнеров по общению: врач и пациент, милиционер и нарушитель правил дорожного движения, контролер и пассажиры автобуса и т.д.

3. Светское общение, определяемое формальной вежливостью. Его особенность состоит в том, что люди фактически не общаются, говорят не то, что думают, а то, что положено говорить в подобных случаях. Их точки зрения на тот или иной вопрос не имеют никакого значения и не определяют характера коммуникаций. Светское общение носит ритуализированный характер.

4. Манипулятивное общение, направленное на получение односторонней выгоды от собеседования с использованием манипулятивной техники воздействия на партнера по общению (лесть, обман, демонстрация силы, демонстрация слабости, демонстрация доброты, «пускание пыли в глаза», запугивание и т.п.) в зависимости от особенностей личности собеседника.

5. Духовное межличностное общение между людьми, при котором раскрываются глубинные структуры личности. Духовное общение характеризуется взаимопониманием между людьми, а в его основе лежит доверие к личности собеседника.

6. Деловое общение, направленное на согласование и объединение усилий людей с целью налаживания отношений и достижения общего результата.

Все многообразие видов общения можно разделить на две большие группы: формальное общение (ролевое) и неформальное общение (личностное). С этой точки зрения деловое общение можно назвать личностно-ролевым. Формальное (ролевое) общение, определяемое служебными и социальными статусами людей, и неформальное (личностное), определяемое их личностными статусами и личными целями, переплетаются и могут переходить одно в другое.

Общение — сложный многогранный процесс, включающий:

• формирование определенных образцов и моделей поведения;

• взаимодействие людей;

• взаимное влияние людей друг на друга;

• обмен информацией;

• формирование отношений между людьми;

• взаимное переживание и понимание людьми друг друга;

• формирование образа внутреннего «Я» человека.

Понятие общения: формы, виды, функции

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ ДНР

РЕСПУБЛИКАНСКИЙ ИНСТИТУТ ПОСЛЕДИПЛОМНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ИНЖЕНЕРНО-ПЕДАГОГИЧЕСКИХ РАБОТНИКОВ

Кафедра педагогики и психологии профессионального образования

Контрольная робота № 2

К модулю «СОЦИАЛЬНО-ПСИХОЛОГИЧЕСКАЯ КОМПЕТЕНТНОСТЬ ПЕДАГОГИЧЕСКИХ РАБОТНИКОВ ПТУЗ»

На тему: Понятие общения: формы, виды, функции

Выполнил:

Мудрецкая Е.В.,

преподаватель Горловского колледжа

промышленных технологий и экономики

Группа ОД-IX-20Пр.

Руководитель: Папакица Е.К.

Донецк – 2015 г.

Содержание

Введение 3

1. Общая характеристика общения, его функции, структура, средства

1.1 Понятие и сущность общения 4

1.2 Структура и функции общения 5

1.3 Виды и формы общения 8

Вывод 17

Литература 18

Введение

Проблемы общения всегда были актуальны, но именно сегодня они все чаще становятся специальным предметом исследований. Такое внимание к проблемам общения совершенно не случайно: общение пронизывает по существу все стороны жизни общества и человека, оно начинает осознаваться и как ценность, и как «белое пятно» многих наук. Все чаще проявляется осознание того факта, что «частная» проблема общения приобретает все большую значимость в современном мире и от плодотворности ее решения в теории и на практике во многом зависит решение многих и многих жизненно важных человеческих проблем и даже отчасти будущее культуры и цивилизации.

Ни для кого не является секретом, что общение является важной частью ведения дел. Мы регулярно общаемся с коллегами, начальниками, студентами. Через общение мы узнаем их нужды, показываем себя, представляем свои результаты. Деловое общение определенно является искусством, в котором существенную роль играет чувство такта и ощущение контакта с партнером. В то же время уже появились определенные приемы и наработки, рекомендующие как правильно и доступно излагать свои мысли. Какие слова наилучшим образом подходят для выбранной темы. В каких случаях стоит делать акценты на личности партнера, а в каких — на его деятельности.

В жизни человека практически нет периода, когда он находится вне общения. Общаться нам приходится письменно и устно, в личной встрече и по телефону. Для каждого вида общения существуют свои приемы и методы.

Цель работы: рассмотреть основы общения: понятие, сущность, виды, функции.

Единственная роскошь на земле – это

роскошь человеческого общения.

А.де Сент Экзюпери

1. Общая характеристика общения, его функции, структура и средства

1.1 Понятие и сущность общения

Общение — процесс взаимодействия человека с другими людьми как членами общества, осуществляемый с помощью средств речевого и неречевого воздействия и преследующий цель достижения изменений в познавательной, мотивационной, эмоциональной и поведенческой сферах участвующих в общении лиц (рис.1).

Рисунок 1 — Понятие и сущность общения

В общении реализуются социальные отношения людей. В ходе общения его участники обмениваются не только своими физическими действиями или продуктами, результатами труда, но и мыслями, намерениями, идеями, переживаниями и т.д.

В повседневной жизни человек учится общению с детства и овладевает разными его видами в зависимости от среды, в которой живет, от людей, с которыми взаимодействует. Причем происходит это часто стихийно, в ходе накопления житейского опыта. В большинстве случаев этого опыта бывает недостаточно, например для овладения особыми профессиями (педагога, актера, диктора, следователя), а иногда и просто для продуктивного и цивилизованного взаимодействия. По этой причине в знании его закономерностей, накоплении навыков и умений их учета и использования необходимо постоянно совершенствоваться.

Каждая общность людей располагает своими средствами воздействия, которые используются в разнообразных формах коллективной жизни. В них концентрируется социально-психологическое содержание образа жизни. Все это проявляется в обычаях, традициях, обрядах, ритуалах, праздниках, танцах, песнях, сказаниях, мифах, в изобразительном, театральном и музыкальном искусстве, в художественной литературе, кино, радио и телевидении. Эти своеобразные массовые формы общения обладают мощным потенциалом взаимовлияния людей. В истории человечества они всегда служили средствами воспитания, включения человека через общение в духовную атмосферу жизни.

Человек как существо социальное находится в центре влияния всей совокупности проявлений и форм общения.

1.2 Структура и функции общения

Общение характеризуется: содержанием, функциями и средствами.

Специфика межличностной коммуникации раскрывается в ряде процессов и феноменов: психологической обратной связи, наличии коммуникативных барьеров, коммуникативном влиянии и существовании различных уровней передачи информации.

Целью информационного обмена в общении является выработка общего смысла и приход к согласию. Выделяют два типа коммуникативного воздействия: авторитарную и диалогическую коммуникацию. В случае авторитарного воздействия реализуется установка «сверху — вниз», в случае диалогического — установка на равноправие.

Распространение информации проходит через своеобразный фильтр доверия-недоверия. Подобный фильтр действует так, что истинная информация может оказаться непринятой, а ложная — принятой. Кроме того, существуют средства, способствующие принятию информации и ослабляющие действие фильтров. Совокупность этих средств называют фасциацией. Примером фасциации может быть музыкальное, пространственное или цветовое сопровождение речи.

Феномен общения монолитен и все, что его определяет, существует в неразрывном единстве, однако исследователи пытаются все-таки вычленить отдельные составляющие его элементы. Изучение процесса общения показало, насколько это сложное, многообразное явление. Так, например психологи выделяют познавательный, эмоциональный и поведенческий компоненты в структуре общения.

Б.Д. Парыгин выделяет 3 параметра общения:

— содержание и направленность: общение может быть идентифицирующим и обособляющим, содействующим и противодействующим;

— форма: вербальное и невербальное общение, непосредственное, межличностное и опосредованное;

— способы связи содержания и формы в процессе общения: подражание, заражение, убеждение.

Б.Ф.Ломов определяет структуру общения через функции: информационно-коммуникативная; регулятивно-коммуникативная, аффективно-коммуникативная.

Г.М. Андреева выделяет три взаимосвязанных стороны общения:

— коммуникативную сторону общения — состоит в обмене информацией между людьми, передаче и приеме знаний, мнений, чувств;

— интерактивную сторону общения — заключается в организации взаимодействия между людьми, т. е. когда участники общения обмениваются не только знаниями, идеями, но и действиями. Например, нужно согласовать действия, распределить функции или повлиять на настроение, поведение, убеждения собеседника;

— персептивную сторону общения — которая проявляется через восприятие, понимание и оценку людьми друг друга.

По своему назначению общение многофункционально. Выделяют шесть функций общения:

— прагматическая функция общения отражает его потребностно-мотивационные причины и реализуется при взаимодействии людей в процессе совместной деятельности. При этом само общение очень часто выступает самой важной потребностью;

— функция формирования и развития отражает способность общения оказывать воздействие на партнеров, развивая и совершенствуя их во всех отношениях. Общаясь с другими людьми, человек усваивает общечеловеческий опыт, исторически сложившиеся социальные нормы, ценности, знания и способы деятельности, а также формируется как личность. В общем виде общение можно определить как универсальную реальность, в которой зарождаются, существуют и проявляются в течение всей жизни психические процессы, состояние и поведение человека;

— функция подтверждения дает людям возможность познать, утвердить и подтвердить себя;

— функция объединения-разъединения людей, с одной стороны, посредством установления между ними контактов способствует передаче друг другу необходимых сведений и настраивает их на реализацию общих целей, намерений, задач, соединяя их тем самым в единое целое, а с другой стороны, она может способствовать дифференциации и изоляции личностей в результате общения;

— функция организации и поддержания межличностных отношений служит интересам налаживания и сохранения достаточно устойчивых и продуктивных связей, контактов и взаимоотношений людей в интересах их совместной деятельности;

— внутриличностная функция общения реализуется в общении человека с самим собой (через внутреннюю или внешнюю речь, достроенную по типу диалога). Такое общение может рассматриваться как универсальная форма мышления человека.

Понятия структуры и функций общения самым непосредственным образом связаны с различными классификациями видов и типов общения.

1.3 Виды и формы общения

Общение чрезвычайно многогранно и классифицирует по самым разным основаниям: по характеру, по содержанию, целям, средствам, функциям, видам и формам, по месту, по времени, по сферам деятельности, по степени опосредованности, по направленности, по глубине проникновения, по типам субъектов, по профессиональным характеристикам и т.д. и т.п.

Так, по характеру общение разделяют на

— продуктивное (творческое)

— непродуктивное (формальное)

По целям — на :

— утилитарное

— неутилитарное.

По направленности – на

— гуманистическое

-манипулятивное.

По формам проявления – на

— непосредственное

— опосредованное

— формальное

— неформальное.

По степени искренности – на

— открытое

— закрытое.

По сферам деятельности – на

— деловое

— семейное

— спортивное.

Общаясь друг с другом, мы слушаем не только словесную информацию, но и смотрим в глаза друг друга, слышим тембр голоса, интонацию, видим мимику и жесты. При этом слова передают нам логическую информацию, а жесты, мимика, голос информацию дополняют.

Получая письменное сообщение, мы видим не только слова, но и конверт, марку, бумагу, расположение и выделения текста, шрифт. Все это создает впечатление от письма, либо усиливая словесное содержание, либо ослабляя его.

При характеристике психологических целей и свойств общения выделяют следующие виды общения.

«Контакт масок». В процессе общения нет стремления понять человека, не учитываются его индивидуальные особенности, поэтому данный вид общения принято называть формальным. В ходе общения используется стандартный набор масок, которые стали уже привычными (строгость, вежливость, безразличие и т. п.), а также соответствующий им набор выражений лица и жестов. В ходе беседы часто применяются «расхожие» фразы, позволяющие скрыть эмоции и отношение к собеседнику.

Примитивное общение. Данный вид общения характеризуется «нужностью», т. е. человек оценивает другого как нужный или ненужный (мешающий) объект. Если человек нужен, с ним активно вступают в контакт, мешает — «отталкивают» резкими репликами. После получения от партнера по общению желаемого теряют дальнейший интерес к нему и, более того, не скрывают этого.

Формально-ролевое общение. При таком общении вместо понимания личности собеседника обходятся знанием его социальной роли. В жизни каждый из нас играет множество ролей. Роль — это способ поведения, который задается обществом, поэтому продавцу, кассиру сберегательного банка не свойственно вести себя как военачальнику. Бывает, что в течение одного дня человеку приходится «играть» несколько ролей: компетентный специалист, коллега, руководитель, подчиненный, пассажир, любящая дочь, внучка, мать, жена и т. д.

Деловое общение. В этом виде общения учитываются особенности личности, возраст, настроения собеседника, но интересы дела являются более важными.

Светское общение. Общение беспредметное, люди говорят не то, что думают, а то, что положено говорить в подобных случаях. Вежливость, такт, одобрение, выражение симпатий — основа данного вида общения.

Специалисты выделяют следующие формы общения.

Непосредственное общение — исторически первая форма общения людей друг с другом. Оно осуществляется с помощью органов, данных человеку природой (голова, руки, голосовые связки и т. д.). На его основе в более поздние периоды развития цивилизации возникли различные виды опосредованного общения. Непосредственное общение является наиболее полноценным видом взаимодействия, потому что индивиды получают максимальную информацию.

Опосредованное общение — это взаимодействие при помощи дополнительных специальных средств и орудий (палка, след на земле и т.п.), письменности, телевидения, радио, телефона и более современных средств для организации общения и обмена информацией.

Прямое общение — это естественный контакт «лицом к лицу», при котором информация передается лично одним собеседником другому по принципу: «ты — мне, я — тебе».

Косвенное общение предполагает участие в процессе общения «посредника», через которого передается информация.

Межличностное общение связано с непосредственными контактами людей в группах или парах, постоянных по составу участников. Оно подразумевает знание индивидуальных особенностей партнера и наличие совместного опыта деятельности, сопереживания и понимания.

К особому виду общения относится массовое общение, определяющее социальные коммуникативные процессы. Массовое общение — это множество непосредственных контактов незнакомых людей, а также коммуникация, опосредованная различными видами средств массовой информации (телевидение, радио, журналы, газеты и т. д.). Массовое общение может быть прямым и опосредованным. Прямое массовое общение происходит на различных митингах, во всех больших социальных группах: толпе, публике, аудитории. Опосредованное массовое общение чаще всего носит односторонний характер и связано с массовой культурой и средствами массовой коммуникации.

Выделяют также межперсональное и ролевое общение. В первом случае участниками общения являются конкретные личности, обладающие специфическими индивидуальными качествами, которые раскрываются по ходу общения и организации совместных действий. В случае ролевой коммуникации ее участники выступают как носители определенных ролей (покупатель-продавец, учитель-ученик, начальник-подчиненный). В ролевом общении человек лишается определенной спонтанности своего поведения, так как те или иные его шаги, действия диктуются исполняемой ролью. В процессе такого общения человек проявляет себя уже не как индивидуальность, а как некоторая социальная единица, выполняющая определенные функции.

Общение может быть доверительным и конфликтным. Первое отличается тем, что в его ходе передается особо значимая информация. Доверительность — существенный признак всех видов общения, без чего нельзя осуществлять переговоры, решать интимные вопросы. Конфликтное общение характеризуется взаимным противостоянием людей, выражениями неудовольствия и недоверия.

Общение может быть личным и деловым. Личное общение — это обмен неофициальной информацией, а деловое — процесс взаимодействия людей, выполняющих совместные обязанности или включенных в одну и ту же деятельность.

В соответствии с установившейся традицией, в отечественной социальной психологии выделяют три различных по своей ориентации типа межличностного общения: императив, манипуляцию и диалог.

Императивное общение — это авторитарная, директивная форма взаимодействия с партнером по общению с целью достижения контроля над его поведением, установками и мыслями, принуждения его к определенным действиям или решениям. Партнер по общению в этом случае выступает пассивной стороной. Конечная незавуалированная цель императивного общения — принуждение партнера. В качестве средств оказания влияния используются приказы, предписания и требования. Выделяют следующие сферы деятельности, где достаточно эффективно используется императивное общение: отношения «начальник-подчиненный», воинские уставные отношения, работа в экстремальных условиях, в чрезвычайных обстоятельствах. Можно выделить и те межличностные отношения, где применение императива неуместно. Это интимно-личностные и супружеские отношения, детско-родительские контакты, а также вся система педагогических отношений.

Манипулятивное общение — это форма межличностного взаимодействия, при которой влияние на партнера по общению с целью достижения своих намерений осуществляется скрытно. Вместе с тем манипуляция предполагает объективное восприятие партнера по общению, скрытым же выступает стремление добиться контроля над поведением и мыслями другого человека. При манипулятивном общении партнер воспринимается не как целостная уникальная личность, а как носитель определенных, «нужных» манипулятору свойств и качеств. Однако человек, выбравший в качестве основного именно этот тип общения с другими, в итоге часто сам становится жертвой собственных манипуляций. Самого себя он также начинает воспринимать фрагментарно, переходя на стереотипные формы поведения, руководствуется ложными мойвами и целями, теряя стержень собственной жизни.

Манипуляция используется непорядочными людьми в бизнесе и других деловых отношениях, а также в средствах массовой информации, когда реализуется концепция «черной» и герой» пропаганды. При этом владение и использование средств манипулятивного воздействия на других людей в деловой сфере, как правило, заканчивается для человека переносом таких навыков и в остальные сферы взаимоотношений. Сильнее всего разрушаются от манипуляции отношения, построенные на принципах порядочности, любви, дружбы и взаимной привязанности.

Объединенные вместе на основе общих признаков, императивная и манипулятивная формы общения составляют различные виды монологического общения, поскольку человек, рассматривающий другого как объект своего воздействия, по сути ела общается сам с собой, не видя истинного собеседника, игнорируя его как личность. В свою очередь, диалогическое общение — это равноправное субъект-субъектное взаимодействие, имеющее целью взаимное познание, самопознание партнеров по общению. Оно позволяет достичь глубокого взаимопонимания, самораскрытия партнеров, создает условия для взаимного развития.

Г.А.Ковалев дает свою классификацию типов общения, основанную на трехкомпонентной модели общения (табл. 1).

Таблица 1 — Классификация типов общения

Остановимся кратко на следующих видах общения, представленные на рис. 2. В процессе общения обмен информацией между его участниками осуществляется как на вербальном, так и невербальном (неречевом) уровне.

Рисунок 2 — Виды общения

Невербальное общение — это общение без помощи слов, которое часто возникает бессознательно. Оно может дополнять и усиливать словесное общение или ему противоречить, ослабляя его. Хотя невербальное общение и является часто бессознательным процессом, но для достижения нужного эффекта его можно контролировать.

Невербальное общение — наиболее древняя и базисная форма коммуникации. Наши предки общались между собой при помощи наклона тела, мимики, тембра и интонации голоса, частоты дыхания, взгляда. Мы и сейчас часто понимаем друг друга без слов.

Вербальное (словесное) общение возникло вместе с абстрактным (логическим) мышлением. В этом аспекте два этих вида мышления обладают фундаментальными различиями.

Эмоции и чувства мы легко передаем без слов. Без слов мы можем попросить исполнить несложные действия, например, подозвать кого-нибудь. Передача же сложной информации, равно как и выполнение совместной непростой работы, требует общения при помощи слов. Словесное общение опирается на язык и грамматику и может заключаться как в устной, так и письменной речи. Эмоции и чувства мы легко передаем без слов, например, без слов мы можем попросить исполнить несложные действия, то есть подозвать кого-нибудь. Передача же сложной информации, равно как и выполнение совместной непростой работы, требует общения при помощи слов.

Невербальное общение не так сильно структурировано, как вербальное. Не существуют общепринятые словари и правила компоновки (грамматика) жестов, мимики, интонации, при помощи которых мы в состоянии однозначно передать свои чувства. Невербальное общение, как правило, спонтанно и непреднамеренно. Его нам подарила природа как продукт многих тысячелетий естественного отбора. Поэтому невербальное общение очень емко и компактно. Овладевая языком невербального общения, мы приобретаем эффективный и экономичный язык, например, моргнув глазом, кивнув головой, помахав рукой, мы передаем свои чувства быстрее и лучше, чем сделали бы это при помощи слов.

Свои чувства и эмоции мы можем передавать без слов. Невербальный язык используется и при словесном общении, и с его помощью мы:

— подтверждаем, поясняем или опровергаем передаваемую словесным путем информацию;

— передаем информацию сознательно или бессознательно;

— выражаем свои эмоции и чувства;

— регулируем ход разговора;

— контролируем и воздействуем на других лиц;

— восполняем недостаток слов.

Разговаривая с партнером, мы видим его мимику, жесты, которые нам говорят, что действительно думает и чувствует наш собеседник. Невербальный язык помогает нам составлять более четкое и адекватное мнение о партнере: так, постукивание пальцами по рукоятке кресла свидетельствует о нервном напряжении, а сжатые в замок руки – о закрытости.

Таким образом, общение – это сложный процесс взаимодействия между людьми, заключающийся в обмене информацией, а также в восприятии и понимании партнерами друг друга.

Вывод

Общение — это взаимодействия и взаимоотношения, возникающие между различными субъектами: между отдельными личностями, личностью и группой, личностью и обществом, группой (группами) и обществом.

Общение — это чрезвычайно тонкий и деликатный процесс взаимодействия людей. В общении наиболее разнообразно раскрываются индивидуальные особенности всех участников этого процесса. Ключевыми словами в понимании сущности общения являются: контакт, связь, взаимодействие, обмен, способ объединения.

Разные исследователи рассматривают виды и структуру процесса общения с разных позиций, поэтому в терминологии возникают вариации.

Виды общения можно выделить, используя разнообразные формы межличностного взаимодействия: привязанность, дружба, любовь, соревнование, времяпрепровождение, операция, игра, социальное взаимодействие, конфликты, ритуальное взаимодействие и другие виды взаимодействия.

Общение – это не только самодостаточный процесс социального взаимодействия, оно зависит от многих факторов, коммуникативных умений и навыков субъектов общения. С другой стороны, от общения, его качества и уровня зависит внутреннее психическое состояние участников коммуникации, и в общем, результаты трудовой деятельности человека, целого коллектива. Таким образом, общение – сложный и многогранный процесс, который является основополагающим в совместной деятельности людей

Литература

1. Андреева Г.М. Социальная психология / Г.М.Андреева. — М.: Аспект Пресс, 2007. — 363 с.

2. Вердербер Р. Общение: интенсивный курс / Р. Вердербер, К. Вердербер. — СПб.: ОЛМА-ПРЕСС, 2005. — 412

3. Морозов А.В. Деловая психология. Курс лекций. — СПб.: Издательство Союз, 2000. — 355 с.

4. Ильин Е.П. Психология общения и межличностных отношений / Е.П. Ильин. — СПб.: Питер, 2009 — 576 с.

5. Крысько В.Г. Социальная психология: Курс лекций / В.Г. Крысько. — М.: Омега-Л, 2006. — 352 с.

6. Кузнецов И.Н. Риторика / И.Н. Кузнецов. — Минск: Амалфея, 2000. — С.178-179.

7. Лунева О.В. Общение / О.В. Лунева // Знание. Понимание. Умение. — 2005. — №4. — С. 157-159.

8. Петровский А.В. Введение в психологию. М.: Издательский центр «Академия», 2003. с. 118-120

9. Практическая психология: Учебник. Спб.: «Дидактика Плюс», 1997. С. 280.

10. Сафьянов В.И. Этика общения: Учебное пособие М.: Изд-во МГУП «Мир книги», 2000. — 164 с.

11. Столяренко Л. Д. Психология и педагогика для технических вузов. Ростов-на-Дону: «Феникс», 2001. С. 410.

Психология личности — Общение, его функции и структура. Средства и виды общения.

Общение, его функции и структура. Средства и виды общения.

Общение — процесс установления и развития контактов между людьми, порождаемый потребностями в совместной деятельности и включающий в себя обмен информацией, выработку единой стратегии взаимодействия, восприятие и понимание другого человека.
В структуре общения выделяют коммуникативную, интерактивную и перцептивную стороны.
Коммуникативная сторона общения отражает обмен информацией (идеями, сведениями) между собеседниками с учетом отношений между ними и их индивидуально-личностных характеристик (установок, целей, интересов).
Интерактивная сторона общения — отражает межличностное взаимодействие людей в процессе их совместной деятельности (например, нужно согласовать действия, распределить функции, повлиять на поведение, убеждение).
Перцептивная сторона общения отражает процесс восприятия друг друга партнерами по общению и установление на этой основе взаимопонимания.
К средствам общения относятся: язык, интонация, мимика, поза, взгляд, жесты.
По содержанию общение бывает: материальное (обмен предметами и продуктами деятельности), когнитивное (обмен знаниями), мотивационное (обмен побуждениями, целями, интересами, потребностями), деятельное (обмен действиями, операциями, умениями, навыками).
По средствам общения общение делится на следующие виды:
1. Непосредственное, которое осуществляется с помощью естественных органов (голосовые связки, руки, голова и т.п.).
2. Опосредованное, связанное с использованием специальных средств и орудий.
3. Прямое, которое предполагает личные контакты и непосредственное восприятие друг другом общающихся людей в самом акте общения.
4. Косвенное, осуществляемое через посредников, которыми могут выступать другие люди.
5. Анонимное общение — взаимодействие между незнакомыми или не связанными личными отношениями людьми (посетители музея, зрители кинотеатра, пассажиры поезда, самолета или городского транспорта, и т.д.).
6. Функционально-ролевое общение — различной продолжительности связи между людьми, которым присущи определенные роли. Участники такого общения выполняют определенные функции и по отношению друг к другу (покупатель-продавец, пассажир-проводник, врач-больной и т.д.).
7. Неформальное общение — всевозможные личностные контакты людей за пределами официальных отношений. Особая область неформального общения — общение между близкими людьми или членам семьи.

17. Понятие и виды общения. Социальная психология

Понятие, структура, виды профессионального общения | Психология | Студенту | Статьи и обсуждение вопросов образования в Казахстане | Образовательный сайт Казахстана

Понятие, структура, виды профессионального общения

Общение — тонкий, многоплановый процесс установления и развития межличностных контактов, обусловленный совместной жизнью, деятельность людей их отношениями, которые складываются по самым различным поводам.

В структуре общения выделяются три взаимосвязанных сторон:
1. Коммуникативная сторона общения состоит в обмене информации между общающимися индивидами
2. Интерактивная сторона общения заключается в организации взаимодействия между общающимися индивидами, т.е. в обмене не только знаниями, идеями, но и действиями.
3. Перцептивная сторона общения означает процесс восприятия друг друга партнерами по общению и установления на этой основе взаимопонимания.

В общении выделяются три функции:
1. Информационно — коммуникативная;
2. Регуляционно — коммуникативная;
3. Аффективно — коммуникативная;

Основными функциями языка и речи является:
1. Мыслеобразующая;
2. Коммуникативная;
3. Прагматическая;
4. Регулятивная.

В психологии различают: внутреннюю и внешнюю речь

Виды внешней речи: устная и письменная.

Виды устной речи:
1. аффективная;
2. диалогическая;
3. монологическая: эпическая, драматизирующая
Разновидностью внешней речи — письменная речь.

Существенно дополняют речевое поведение средства невербальной коммуникации

К средствам невербальной коммуникации относятся: жесты, мимика, позы, различные средства вокализации речи, темп речи, паузы, плач, смех, покашливание.

Среди невербальных средств общения особое значение имеет контакт глаз (визуальный контакт). Существенную роль в системе средств невербального общения играют: позы участников диалога, их пространственное положение.

Планируя предстоящую встречу, не следует забывать, что вокруг общающихся людей образуются своеобразные пространственные зоны:
1. Интимная зона составляет пространство вокруг субъекта радиусом 45 см. В это пространство допускаются близкие люди и т.д.
2. Личная или персональная зона образует пространство вокруг субъекта радиусом 45 — 120 см. Оно используется во время общения в официциальной или неофицицинальной обстановке со знакомыми людьми.
3. Социальная зона образует пространство вокруг субъекта радиусом от120 — 400см. Оно чаще всего соблюдается при общении с людьми, которых мы мало знаем, во время деловой встречи, прием поситетелей.
4. Общественная зона составляет пространство вокруг субъекта радиусом от 4м и более, соблюдаемая во время выступлений перед большими группами людей, перед аудиторией и т.д.
Таким образом средства невербальной коммуникации не только существенно дополняют речь, но и значительно усиливают вербальное воздействие.

Виды общения
1. «Контакт масок»;
2. Примитивное общение;
3. Ролевое общение;
4. Деловое общение;
5. Духовное, межличностное общение;
6. Ритуальное общение;
7. Манипулятивное общение;
8. Светское общение;
9. Личностно — ориентированное общение.

Функции общения
1. Познавательная, или информативная;
2. Эмоциональная, или эмотивная;
3. Взаимодействие и восприятие себя через другого
4. Регуляторная;
5. Контактная;
6. Оказание влияния;
7. Установление отношений;
8. Понимание.

Деловое общение понятие, структура, виды и содержание.

Деловое общение — это сложный многоплановый процесс развития контактов между людьми в служебной сфере. Его участники выступают в официальных статусах и ориентированы на достижение цели, конкретных задач.

Принятый порядок и форма обхождения на службе называется деловым этикетом.

Функции: формирование правил, целесообразность и практичность.

Формы делового общения:
1. Деловая беседа;
2. Деловые переговоры;
3. Деловые совещания;
4. Публичные выступления.

Виды делового общения:
По способу обмена информацией различают: устное и письменное деловое общение

Устные виды делового общения:
1. Устные — монологическая и диалогическая виды делового общения;
2. Письменная

По содержанию общения различают:
1. Материальное;
2. Когнитивное;
3. мотивационное;
4. деятельностное.

По средствам общения различают:
1. Непосредственное;
2. Опосредованное;
3. Прямое;
4. Косвенное.

Уровни общения:
1. Манипулятивный
2. Примитивный
3. Высший

Тактика воздействия в деловом общении.

Тактика общения — реализация в конкретной ситуации коммуникативной стратегии на основе владения техникой и знания правил общения.

Техника общения — совокупность конкретных коммуникативных умений — говорить и слушать.

Убеждение как один из методов воздействия.

Убеждение — это метод воздействия на сознание людей, обращенный к их собственному критическому восприятию. Основу метода убеждения составляют отбор, логическое упорядочение фактов и выводов.

Способы убеждения: прямой и косвенный

Слагаемые убеждения: коммуникатор, сообщение, канал передачи, аудитория.

Типы коммуникации в организации

Коммуникация — очень важная часть любой организации. Это происходит между коммерческими структурами, на рынках, различными группами сотрудников, покупателями и продавцами, поставщиками услуг и клиентами, продавцами и потенциальными покупателями, а также внутри организации и с прессой.

Связь может быть Внутренняя, Внешняя, Восходящая, Нисходящая, Формальная, Неформальная, Боковая, Интерактивная, Массовая или Grapevine .

Внутренняя коммуникация

Внутренняя коммуникация происходит внутри организации или группы — между людьми внутри, между различными группами служащих, а также между работодателями и служащими.Он может быть устным или письменным, визуальным или аудиовизуальным, формальным или неформальным, а также восходящим или нисходящим. Внутреннее общение служит для информирования, инструктирования, обучения, развития, мотивации, убеждения, развлечения, направления, контроля и предостережения людей в организации.

Когда личное письмо написано по официальному адресу, помимо имени адресата на конверте пишется «Личное» или «Конфиденциально», чтобы передать характер сообщения. Знания, навыки, ориентация на цель, обмен корпоративными проблемами, анализ и мониторинг, служебная аттестация, консультирование и обучение — вот те вопросы, которые решает внутреннее общение.

Внешняя связь

В отличие от внутренней связи, внешняя связь идет вовне. Он адресован людям за пределами организации, таким как потенциальные клиенты, конкуренты, общественность, пресса, средства массовой информации и правительство. Внешнее общение может происходить разными способами и по разным каналам.

Письма, уведомления, брошюры, демонстрации, телефонные звонки, деловые встречи, пресс-релизы, пресс-конференции, аудиовизуальные презентации, рекламные фильмы, презентации продуктов и реклама — все это примеры внешней коммуникации.Важно отметить, что внешнее агентство или лицо, на которое нацелено такое общение, довольно часто формирует образ или впечатление, основанное на таком общении, и поэтому очень необходимо, чтобы было уделено должное внимание тому, чтобы сделать его ясным, понятным и привлекательным.

Может быть некоторая связь, которая будет двигаться как вверх, так и вниз. Типичным примером этого является составление бюджета по результатам, которое является двусторонним процессом. Это упражнение сверху вниз и снизу вверх.

Восходящая коммуникация

В крупных организациях есть разные иерархические уровни или ярусы.Банки, финансовые компании, страховые компании, железные дороги и другие подобные организации, ориентированные на людей, обычно имеют трех- или четырехуровневую структуру. Чтобы процесс коммуникации был полным и эффективным, он должен охватывать все эти уровни и уровни. Восходящая коммуникация — это коммуникация, которая движется вверх, то есть с нижних на верхние уровни иерархии.

Любое общение, которое переходит от сотрудников к супервизорам, от супервизоров к менеджерам, от менеджеров к руководителям, регионального менеджера к генеральному менеджеру и так далее, может быть отнесено к категории восходящих коммуникаций.Точно так же связь от филиалов к региональным офисам, региональных офисов к зональным офисам, зональных офисов к головному офису называется восходящей связью. Предложения сотрудников, рыночные отчеты, отчеты о производительности, отзывы о новых продуктах и запросы на оборудование или инструкции — все это примеры восходящей коммуникации в организационном контексте.

Нисходящая коммуникация

Нисходящая коммуникация движется сверху вниз, то есть от генерального директора вниз. Он проходит через руководителей высшего звена к должностным лицам младшего уровня, от контрольного офиса к филиалу, от начальника подразделения к руководителю подразделения.Корпоративные цели, бизнес-приоритеты, мотивационные письма, рабочие инструкции, информационные бюллетени, письма со стола генерального директора / генерального директора — все это типичные примеры нисходящего общения.

Формальная коммуникация

Для обеспечения постоянной коммуникации организации разрабатывают формальные системы.Собрания персонала, собрания руководителей профсоюзов, конференции руководителей филиалов, периодические собрания по анализу продаж и встречи с клиентами — вот примеры форумов, которые способствуют формальному общению.

Формальное общение обычно следует четко определенной иерархической схеме и периодичности. Записки, циркуляры, инструкции, руководства, разъяснения, соглашения и отчеты — это лишь некоторые из каналов, которые облегчают поток официального общения в деловых организациях.

Неформальное общение

Этот тип общения происходит неструктурированным образом и вне официальных форумов.В этом общении есть элемент спонтанности. Неформальное общение хорошо работает в небольших, слабо связанных организациях. Чаще используется в ситуациях, когда нет жестких иерархических ярусов.

Хотя формальная структура коммуникации является обязательной в крупных организациях, именно неформальность помогает поддерживать ориентацию на цель в небольших сплоченных подразделениях. Неформальное общение происходит через чаты, беседы, неформальные беседы и тому подобное.

Боковое общение

Боковое общение обычно происходит в организации и не направлено ни вверх, ни вниз.Это происходит горизонтально и происходит среди равных и на уровне равных. Это также можно описать как связь на одноранговом уровне.

Любое общение, которое происходит в устной или письменной форме, от одного руководителя отделения к другому, от одного руководителя отделения к другому, от одного руководителя группы к другому, может быть описано как горизонтальное общение. Важный момент, который стоит отметить в любом таком боковом общении, заключается в том, что нет большой разницы с точки зрения иерархических уровней или позиций отправителя и получателя.

Интерактивное общение

Интерактивное общение — это, по сути, двусторонний процесс. Это происходит посредством встреч, конференций, телеконференций, мультимедийных презентаций, групповых дискуссий и других подобных активных двусторонних обменов. Интерактивное общение наиболее уместно, когда сообщение или тема должны быть представлены подробно, например, на практических занятиях, обсуждениях тематических исследований и формулировании стратегии. Когда задействовано много спикеров, может потребоваться модератор, который будет способствовать эффективному общению с разными спикерами.

Массовая связь

Массовая связь отличается своими масштабами. По сути, он адресован большой массе людей. Публичные выступления, газеты, журналы, радио, телевидение, доткомы и т. Д. Являются каналами массовой коммуникации. Массовая коммуникация превратилась в специализированную область обучения.

Каждая из этих областей или каналов требует определенных навыков. По самой своей природе массовая коммуникация адресована обширной, хорошо рассредоточенной и разнородной группе людей, и поэтому для поддержания их интереса и достижения желаемого отклика потребуются особые усилия.

На уровне правительства также часто существует отдельное министерство или департамент массовых коммуникаций, которые занимаются этой функциональной областью. Основными направлениями исследований, связанных с массовыми коммуникациями, являются связи с общественностью, реклама и гласность, журналистика и цифровые СМИ.

Виноградная лоза

Виноградная лоза — это вид неформального общения, преобладающий в организациях и на предприятиях. Источник такого сообщения может быть неясным. Распространяется сплетнями и слухами.Он распространяется через неформальные сети и довольно часто распространяется быстрее, чем официальные сообщения. Иногда он становится более мощным и восприимчивым, чем формальное общение.

Распространенность этого типа коммуникации в организации должна быть признана и принята. Опытный коммуникатор тоже может извлечь выгоду из такого общения. Не всегда удается контролировать виноградную лозу, но, тем не менее, умелый коммуникатор знает, как на нее повлиять. Как и у любого другого вида общения, у этого есть свои достоинства и недостатки.

Типы связи | Организационное поведение и человеческие отношения

Результаты обучения

Обсудить типы коммуникации внутри организации

Межличностное общение

Итак, теперь, когда мы знаем, в каком направлении движутся сообщения, как они проходят от отправителя к получателю? Межличностное общение — это то, как человек выбирает взаимодействие с другим человеком или группой. Существует три типа межличностного общения:

Устное общение

Основное средство общения — устное и в большинстве случаев наиболее эффективное.Примерами устного общения могут быть выступление, встреча один на один или групповое обсуждение.

Основным преимуществом устного общения является скорость, поскольку отправитель сообщения кодирует его в слова, а получатель немедленно декодирует его и предлагает обратную связь. Любые ошибки можно исправить на раннем этапе, до того, как будут сделаны ошибки и снизится производительность.

Главный недостаток устного общения проявляется всякий раз, когда сообщение должно быть передано многим людям. Вы когда-нибудь играли в телефонную игру со своими друзьями в детстве? Если да, то вы помните, что на одном конце player начинает сообщение как шепот, а к тому времени, когда оно доходило до другого, оно часто менялось, иногда забавным образом.Все смеются в сторону, это реальное явление и реальная проблема для организаций. Когда сообщения устно передаются от человека к человеку, есть вероятность, что это сообщение будет искажено.

Письменное сообщение

Письменное общение включает информационные бюллетени, записки, электронную почту, мгновенные сообщения и все, что вы печатаете или пишете. Это проверяемые формы коммуникации, существующие за пределами момента передачи, и получатели могут обратиться к ним за разъяснениями.

Основное преимущество письменных сообщений именно в том, что они написаны. Они существуют после момента передачи и могут быть использованы в качестве ссылки позже. Благодаря тому, что на них легко ссылаться, письменные сообщения особенно хороши для длительных и сложных сообщений. Кроме того, процесс создания письменного сообщения часто требует, чтобы отправитель был более внимательным в своем общении, потому что часто бывает достаточно времени, чтобы пересмотреть и просмотреть написанное, а также более внимательно относиться к передаваемой информации.

Недостатком письменного общения является отсутствие обратной связи. Устное общение позволяет получателю мгновенно ответить отправителю с обратной связью. Письменное общение не имеет встроенного механизма обратной связи, и из-за этого обратная связь может поступить слишком поздно для принятия соответствующих мер. Еще один недостаток письменного общения — это трудоемкость. Из-за отсутствия немедленной обратной связи часто бывает лучше быть более тщательным в своих письменных сообщениях, что неизбежно требует больше времени, чтобы подумать, как ваши слова могут быть нечеткими, и упреждающе писать в дополнительном контексте.Если сообщение необходимо передать быстро, письменное сообщение не всегда является лучшим решением.

Невербальное общение

Дело не только в том, что вы говорите, а в том, как вы это говорите! Существует миф, согласно которому общение на 35% вербально и на 65% невербально. Если бы это было правдой, людей, говорящих на иностранном языке, было бы намного легче понять. Однако верно и то, что невербальное общение придает дополнительный смысл личным разговорам. Невербальное общение включает в себя все те вещи, о которых не говорят, но которые определенно передают часть сообщения, в том числе следующее:

Мимика
жестов
близость к приемнику
сенсорный
зрительный контакт
Внешний вид

Например, ваша подруга может сказать вам, что ей очень нравится вечеринка, которую она планирует посетить.Но если она выглядит апатичной и безразличной, общение не будет таким же. Отправители, которые стоят слишком близко к получателю, отправляют сообщение, отличное от тех, кто держится на социально приемлемой дистанции. Отправители, которые смотрят в глаза, кажутся более уверенными, чем те, кто его избегает. И, наконец, общий внешний вид отправителя — выбор одежды, гигиены, выбор способа доставки и т. Д. — также может послать сообщение, которое либо поддерживает, либо умаляет словесное сообщение.

Интонация также является формой невербального общения.То, как вы что-то говорите, используя свой тон и интонацию, также отражается в сообщении отправителя получателю. Рассмотрим фразу «Как бы вы хотели пойти пообедать?»

Слово с ударением	Перевод
Как	Каким методом вы хотите пойти? Машина? Автобус?
вы	Кто-то уже идет обедать. Ты тоже хочешь пойти?
идти	Хотите пойти куда-нибудь, а не поесть?
обед	Обед лучше, чем завтрак или ужин?

Интонация также включает в себя уровень энергии и эмоций, с которыми отправитель доставляет свое сообщение.Если вы видели Вилли Вонка Джина Уайлдера в «Вилли Вонке и шоколадной фабрике», когда один из детей, посещающих фабрику, ведет себя не так, как положено, Вилли Вонка тихо и безразлично произносит: «Стоп. Пожалуйста. Не надо «. Эти слова означают, что Вонка стремится заставить ребенка остановиться, но тон говорит о другом.

Все эти формы межличностного общения могут принимать восходящее, нисходящее или латеральное направление, когда человек участвует в общении на работе.

Организационные коммуникации

Общение — это не просто мероприятие один на один, когда человек решает общаться и запускает процесс. Организационная коммуникация может включать другие элементы, элементы, в которых участвует более одного человека.

Формальные сети малых групп

Формальные организации могут быть очень сложными, включая группы, состоящие из сотен человек и нескольких уровней иерархии. Для простоты мы поговорим о трех наиболее распространенных типах малых групп и представим, что в каждой из них по пять человек.Эти три общие сети — это цепь, колесо и все каналы.

На этих диаграммах представлена коммуникация в трехуровневой организации, где точка наверху обозначает лидера, второй уровень — это руководители среднего уровня, а третий уровень — подчиняется руководителям среднего уровня.

Группа цепочки строго следует цепочке команд. Как видите, сообщение и общение исходят от одного человека в цепочке и должны перемещаться вверх и вниз по линии.Связь в цепной сети обычно имеет умеренную скорость и высокую точность. Появление лидера в этой сетевой ситуации является умеренным, и удовлетворенность участников также умеренная. Эта сетевая особенность характерна для команд с жесткой цепочкой команд.

Колесная группа менее жесткая. В этом типе сети лидеры общаются с обоими уровнями своей организации и позволяют общаться с обоих уровней обратно к себе. Связь в колесной сети происходит быстро, потому что все слышат одно и то же сообщение, и оно отличается высокой точностью.Появление лидера в этой структуре является высоким (потому что все смотрят на одного и того же человека), но удовлетворенность членов часто низкая. Эта сетевая особенность характерна для команд с сильными лидерами.

Многоканальная группа позволяет всем уровням группы активно взаимодействовать друг с другом. Связь в многоканальной сети быстрая и умеренная. В общеканальных группах лидер обычно не появляется, а удовлетворенность участников высока. Это общая структура коммуникации, используемая в самоуправляемых командах, где участвуют все члены группы, и никто не берет на себя руководящую роль.

Эффективность любой из этих сетей зависит от переменной, которая вас больше всего волнует. Колесная структура помогает лидеру проявить себя, но если удовлетворенность членов более важна, то лучше выбрать общеканальную сеть. Нет единой сети, подходящей на все случаи жизни.

Неформальная организационная коммуникация

Конечно, не все коммуникации на рабочем месте будут осуществляться через официальные каналы. Люди будут тяготеть к людям, с которыми они лучше ладят, независимо от того, формируются ли эти личные отношения в рамках организационной структуры.

Хотя у большинства компаний есть сплетни и слухи, эти неформальные беседы могут быть полезны, если рассматривать их в правильном свете. Разговоры о сплетнях и слухах на самом деле не столько о содержании разговоров, сколько о стрессе. Слухи распространяются по компании, потому что они важны для сотрудников и устраняют двусмысленность, снимая беспокойство. Секретность назначения новых менеджеров, изменения организационной структуры и т. Д. Помогает поддерживать эти коммуникации.

Менеджеры могут использовать неформальное общение, чтобы лучше понять моральный дух своих команд и выявлять проблемы, которые сотрудники считают важными или вызывают стресс.Это фильтр и механизм обратной связи, который, скорее всего, будет существовать независимо от того, какие шаги будут предприняты для его предотвращения.

Это способы, которыми люди общаются, в одиночку или в группах, внутри организаций. Независимо от того, разговаривают ли они и общаются лицом к лицу или отправляют записку, они используют очень традиционные формы передачи сообщений. Но сегодня у нас есть технологии, которые помогают нам общаться, и это немного меняет некоторые из этих динамик. В следующем модуле мы рассмотрим, как технологии влияют на коммуникацию в организации.

Внесите свой вклад!

У вас была идея улучшить этот контент? Нам очень понравится ваш вклад.

Улучшить эту страницуПодробнее

Основные типы организационной коммуникации (со схемой)

Основные типы организационной коммуникации!

A. Связь в соответствии с организационной структурой:

1. Официальное сообщение :

Такая коммуникация связана с формальной организационной структурой и официальным статусом или положением коммуникатора и получателя.Он проходит через официальные каналы, официально признанные позиции в организационной структуре. Формальное общение в основном черно-белое.

Таким образом, это преднамеренная попытка регулировать поток коммуникации, чтобы гарантировать, что информация передается плавно, точно и своевременно. Формальное общение — это преднамеренная попытка регулировать поток общения, чтобы обеспечить бесперебойный, точный и своевременный поток информации.

Часто встречается фраза «через надлежащий канал».Он подчеркивает суть формального канала общения. Например, когда генеральный директор дает инструкции (из-за его руководящей должности в организации), это формальное общение.

Формы официального общения:

(i) Заседания департаментов,

(ii) Конференция,

(iii) Телефонные звонки,

(iv) Бюллетени новостей компании,

(v) Специальные интервью и специальные публикации и сообщения.

Основным преимуществом формального общения является то, что официальные каналы позволяют передавать рутинную и стандартизированную информацию, не требуя особого внимания со стороны руководства. По сути, руководители и менеджеры могут посвящать большую часть своего драгоценного времени вопросам первостепенной важности.

Но в то же время нельзя не учитывать слабость формального общения. Коммуникация через канал управления значительно затрудняет свободный и непрерывный поток информации.

2. Неформальное общение :
Неформальное общение также известно как «виноградная лоза». Он свободен от всех формальностей, поскольку используется для неформальных отношений между сторонами, таких как дружба, членство в одном клубе или ассоциации.
Руководители также используют неформальное общение, когда им трудно получить информацию от работников. Такое общение включает комментарии, предложения и т. Д.Это может быть передано простым взглядом, жестом, улыбкой или простым молчанием.
Менеджеры и руководители также выступают за рост и развитие неформальной сети общения время от времени. Фактически, этот процесс служит очень полезной цели для распространения определенной информации, которая в общих интересах организации не может быть передана по официальным каналам.
Кроме того, он также предлагает высшим и высшим руководителям более четкое представление о том, что думают и чувствуют подчиненные.Но в то же время стоит отметить и недостатки неформального общения. Можно упомянуть, что этот процесс очень часто имеет тенденцию передавать искаженную, неверно истолкованную, неточную и полуправдивую информацию и факты, в зависимости от обстоятельств и сообщения. Но все же руководители и менеджеры не могут отказаться от неформального общения.
B. Связь по направлению:
1. Нисходящая связь :
Связь, которая передается от начальства к подчиненным, называется нисходящей связью.В организационной структуре руководители должны осуществлять свои полномочия для достижения желаемых целей, которые подразумевают, что они могут участвовать в издании приказов, инструкций и директив политики для лиц на более низких уровнях. Это можно назвать нисходящей коммуникацией. При нисходящей коммуникации ожидается немедленное выполнение работы.
Кац и Кан выявили живые элементы нисходящей коммуникации :
1. Директивы по конкретным задачам; Рабочие инструкции.
2. Информация, предназначенная для понимания задачи и ее связи с другими организационными задачами; обоснование работы.
3. Информация об организационных процедурах и практике.
4. Отзыв подчиненному о его работе.
5. Информация идеологического характера для воспитания чувства миссии, воспитания целей.
Общение от начальника к подчиненному может осуществляться как лицом к лицу, так и посредством письменных записок, приказов, должностных инструкций и т. Д.
2. Восходящая связь :
При восходящем общении ожидается, что люди нижнего уровня будут общаться с теми, кто выше их. Это полная противоположность нисходящему общению. Этот вид коммуникации включает в себя реакции и предложения от работников, их жалобы и т. Д. Содержание восходящей коммуникации — это отчеты, реакции, предложения и предложения, подготовленные для подачи начальнику.
Upward Communication можно разделить на четыре категории на основе того, что говорит сотрудник:
(i) о себе, его деятельности и проблемах,
(ii) о других и их проблемах,
(iii) об организационной политике и практике, и
(iv) о том, что нужно сделать и как это можно сделать.
Основные характеристики восходящей связи:
(1) он сокращается и резюмируется по мере прохождения через различные уровни иерархии.Это дает обратную связь о степени эффективности нисходящей коммуникации. Эта обратная связь используется для повышения эффективности коммуникации.
(2) Он предоставляет руководству информацию о точках зрения, реакциях, отношениях, чувствах и моральном духе сотрудников.
(3) Обеспечивает средства контроля.
(4) Наконец, он дает информацию и дату для принятия решения.
Связь снизу вверх может искажаться из-за характера отношений «начальник-подчиненный».Маловероятно, что сотрудник предоставит какую-либо информацию, которая может отрицательно повлиять на него. Более того, он может передавать неверную информацию, чтобы произвести впечатление на начальство. Он проходит через множество средств массовой информации, например цепочка подчинения, ящики для предложений, личные контакты, опросы отношения и морали, процедура рассмотрения жалоб, частные линии, профсоюзы и т. д.
3. Горизонтальная связь :
Когда общение происходит между двумя или более людьми, которые являются подчиненными одного и того же лица или теми, кто работает на одном уровне организации, общение известно как горизонтальное (горизонтальное) общение.
Общение между функциональными менеджерами или между подчиненными, работающими под одним начальником, общение между менеджерами различных заводов — примеры такого общения. Горизонтальное общение может быть как устным, так и письменным.
Horizontal Communication удовлетворяет потребности людей в знаниях своих коллег, не принимая во внимание другие уровни в организации. Организации действительно сложно эффективно функционировать без таких горизонтальных коммуникационных потоков.Хотя формальный организационный дизайн не предусматривает таких коммуникационных потоков, он необходим для координации и интеграции различных организационных функций.
Поскольку организационная горизонтальная коммуникация обычно не существует, фасилитация предоставляется отдельным менеджерам. Одноранговое общение необходимо для координации, а также может обеспечить удовлетворение социальных потребностей.
C. Согласно способу выражения:
1. Устное или устное общение :
Устное общение — это прямое общение между двумя людьми.При устном общении обе стороны, то есть отправитель и получатель, обмениваются своими идеями посредством устных слов либо при личном общении, либо с помощью любого механического или электрического устройства, такого как телефон, телеконференция и т. Д. При общении лицом к лицу человек, общающийся, может задавать вопросы или объяснения, или иногда, когда сообщение не понято должным образом, он может прояснить смысл.
Устное общение обычно возможно там, где может быть либо прямой контакт, либо сообщение, которое необходимо передать, не носит постоянного характера.Встречи и конференции, лекции и интервью — другие средства такого общения.
Устное общение имеет определенные преимущества общения, которые можно перечислить следующим образом:
(i) Устное общение имеет явное преимущество в том, что оно быстрое и быстрое. Это дает возможность как передатчику, так и получателю сообщения ответить напрямую.
(ii) Устное общение способствует тесному контакту и, таким образом, способствует взаимному обмену идеями, фактами, взаимопониманию и сотрудничеству.
(iii) Устное общение посредством прямого контакта, несомненно, прививает подчиненным чувство собственной важности, которое, в свою очередь, действует как фактор мотивации.
(iv) Устное общение также позволяет начальнику быстро оценить действия подчиненного и реакцию на любое переданное сообщение. Это, очевидно, помогает начальнику минимизировать и предотвращать конфликты, изменять планы и программы в соответствии с потребностями времени и обстоятельствами.
(v) Личность коммуникатора учитывается в процессе общения.Это хорошо сказывается на подчиненных, и они правильно понимают общение.
(vi) Это может принести дружный и сплоченный командный дух.
Однако к недостаткам устного общения можно отнести:
(i) Существует вероятность того, что произнесенные слова могут быть нечетко слышны или понятны.
(ii) Это не подходит для продолжительного общения.
(iii) Это требует искусства точного и надлежащего выражения и настойчивого выслушивания других.
(iv) Это неадекватно там, где требуется конкретное выполнение политик и правил.
(v) Неопытные подчиненные не следят за выражением лица и тоном голоса руководителя.
2. Письменное сообщение :
Когда общение сводится к черно-белому (письменно), это называется письменным общением. Сюда входят письменные слова, графики, диаграммы, изображения и т. Д. Письменное общение широко используется в организациях.
Иногда эта форма общения становится незаменимой, например, в случае правил, приказов, графиков или вопросов политики и т. Д. Циркуляры, журналы, заметки и руководства являются некоторыми распространенными формами письменного общения.
Из общих наблюдений можно утверждать, что во всех типах организаций существует устное и письменное общение. Какую форму следует использовать и применять? Многое зависит от сообщения, его важности для получателя и значения для функциональных аспектов организации.
В следующем списке представлены некоторые наиболее часто используемые формы общения в различных направлениях:
Устный
письменный
(1) Персональные инструкции.
(2) Лекции, конференции, встречи.
(3) Слухи о виноградной лозе.
(4) Интервью.
(5) Личный разговор.
(6) Телефон и т. Д.
(7) Союз каналов.
(1) Справочник правил и инструкций.
(2) Письма, циркуляры и служебные записки.
(3) Плакаты.
(4) Доска объявлений и объявлений.
(5) Справочники и руководства.
(6) Годовые отчеты.
(7) Домашние журналы.
(8) Союз изданий.
(9) Личные письма и предложения.
(10) Процедура рассмотрения жалоб.
12.5 различных типов коммуникации — принципы менеджмента
Цели обучения
Разберитесь в особенностях и преимуществах вербального общения.
Понимать особенности и преимущества письменного общения.
Понимать особенности невербального общения и то, как оно взаимодействует с устным и письменным общением.
Общение можно разделить на три основных типа: (1) вербальное общение, при котором вы слушаете человека, чтобы понять его значение; (2) письменное сообщение, в котором вы читаете их значение; и (3) невербальное общение, при котором вы наблюдаете за человеком и делаете вывод о его значении.У каждого есть свои преимущества, недостатки и даже подводные камни.
Устное общение
Устное общение в бизнесе происходит по телефону или лично. Средство сообщения — устное . Вернемся к нашему примеру с картриджем для принтера. На этот раз Сообщение передается от Отправителя (Менеджера) к Получателю (сотруднику по имени Билл) по телефону. Мы уже видели, как запрос менеджера к Биллу («Нам нужно купить больше картриджей с тонером для принтеров») может пойти наперекосяк.Теперь давайте посмотрим, как одно и то же сообщение может успешно передаваться от отправителя к получателю.
Менеджер (говорит по телефону): «Доброе утро, Билл!»
(Используя имя сотрудника, менеджер устанавливает четкую личную связь с Получателем.)
Менеджер: «Цифры в вашем дивизионе отличные».
(Признание менеджером роли Билла в команде-победителе еще больше персонализирует и делает разговор эмоциональным.)
Менеджер: «Наш следующий шаг — заказать дополнительные картриджи с тонером для принтера.Не могли бы вы разместить заказ на 1000 картриджей с тонером для принтеров с помощью Jones Computer Supplies? Наш бюджет на эту покупку составляет 30 000 долларов, и картриджи должны быть здесь к обеду среды ».
(Менеджер разбивает задачу на несколько шагов. Каждый шаг состоит из определенной задачи, временных рамок, количества или цели.)
Билл: «Конечно! Я позвоню в компанию Jones Computer Supplies и закажу еще 1000 картриджей с тонером для принтеров, общая сумма которых не превышает 30 000 долларов, и я буду здесь к обеду в среду.”
(Билл, который хорошо умеет активно слушать, повторяет то, что он слышал. Это часть общения с обратной связью, а словесное общение имеет то преимущество, что дает возможность для немедленной обратной связи. Обратная связь помогает Биллу распознать любое замешательство, которое у него может возникнуть. слышал сообщение менеджера. Обратная связь также помогает менеджеру определить, правильно ли она передала сообщение.)
Рассказ
Рассказ оказался эффективной формой вербального общения; он выполняет важную организационную функцию, помогая конструировать общие значения для отдельных лиц в организации.Истории могут помочь прояснить ключевые ценности и помочь продемонстрировать, как дела обстоят в организации, а частота, сила и тон рассказов связаны с более высокой приверженностью организации (McCarthy, 2008). Качество рассказов, которые рассказывают предприниматели, связано с их способностью обеспечить капитал для своих фирм (Martens, et. Al., 2007). Истории могут служить укреплению и увековечиванию культуры организации, что является частью организационной функции P-O-L-C.
Важнейшие разговоры
Хотя процесс может быть таким же, для общения с высокими ставками требуется больше планирования, размышлений и навыков, чем при обычном повседневном взаимодействии на работе.Примеры коммуникационных мероприятий с высокими ставками включают просьбу о повышении зарплаты или представление бизнес-плана венчурному капиталисту. В дополнение к этим событиям в нашей профессиональной жизни также много раз, когда у нас есть важные разговоры — дискуссии, в которых не только высоки ставки, но и когда мнения расходятся, а эмоции сильны (Patterson, et. Al., 2002). Одна из наиболее последовательных рекомендаций экспертов по коммуникациям — работать над использованием «и» вместо «но» при общении в этих обстоятельствах.Кроме того, помните о своем стиле общения и проявляйте гибкость; именно в стрессовых ситуациях стили общения могут стать наиболее жесткими.
Письменное сообщение
В отличие от устного общения, письменное деловое общение — это печатных сообщения . Примеры письменных сообщений включают служебные записки, предложения, электронные письма, письма, учебные руководства и правила эксплуатации. Они могут быть напечатаны на бумаге, написаны от руки или появиться на экране.Обычно устное общение происходит в режиме реального времени. Письменное общение, напротив, может длиться более длительный период времени. Письменное общение часто бывает асинхронным (происходит в разное время). То есть Отправитель может написать Сообщение, которое Получатель может прочитать в любое время, в отличие от разговора, который ведется в реальном времени. Письменное сообщение также могут прочитать многие люди (например, все сотрудники отдела или все клиенты). Это общение «один-ко-многим», в отличие от устного разговора один на один.Конечно, есть исключения: голосовая почта — это устное сообщение, которое является асинхронным. Конференц-вызовы и выступления — это устное общение «один ко многим», а сообщения электронной почты могут иметь только одного или нескольких получателей.
Рисунок 12.14
Средства связи прошли долгий путь со времен первого телефона Александра Грэхема Белла.
Большинство рабочих мест в той или иной степени связаны с написанием. По данным Национальной комиссии по писательству, 67% наемных служащих в крупных американских компаниях и профессиональных государственных служащих несут некоторые письменные обязанности.Половина ответивших компаний сообщили, что они принимают во внимание письменную форму при найме профессиональных сотрудников, а 91% всегда учитывают письменную форму при найме (на любую должность, а не только на должности профессионального уровня) (Flink, 2007).
К счастью, научиться ясно писать можно. Вот несколько советов, как хорошо писать. Томас Джефферсон хорошо сформулировал правила письма с помощью этой идеи: «Не используйте два слова, если одно подойдет». Один из старейших мифов в бизнесе состоит в том, что если писать больше, мы будем казаться важнее; На самом деле, верно обратное.Лидеры, которые могут общаться просто и ясно, создают более сильный имидж, чем те, кто много пишет, но ничего не говорит.
Невербальное общение
То, что вы говорите, является важной частью любого общения. Но то, что вы не скажете , может быть еще более важным. Исследования также показывают, что 55% личного общения основывается на невербальных сигналах, таких как выражение лица, поза тела и тон голоса. Согласно одному исследованию, только 7% понимания сообщения получателем основано на реальных словах отправителя; 38% основаны на параязыке (тон, темп и громкость речи), а 55% основаны на невербальных сигналах (язык тела) (Mehrabian, 1981).
Исследования показывают, что невербальные сигналы также могут повлиять на то, получите ли вы предложение о работе. Судьи, просматривавшие видеозаписи реальных кандидатов, могли оценить социальные навыки кандидатов на работу при выключенном звуке. Они наблюдали за скоростью жестикуляции, временем разговора и формальной одеждой, чтобы определить, какие кандидаты будут наиболее успешными в социальном плане на работе (Gifford и др., 1985). По этой причине важно учитывать то, как мы ведем бизнес, а также то, что мы говорим.Мышцы наших лиц передают наши эмоции. Мы можем отправить беззвучное сообщение, не говоря ни слова. Изменение выражения лица может изменить наше эмоциональное состояние. Например, перед собеседованием, если мы сосредоточимся на чувстве уверенности, наше лицо передаст эту уверенность интервьюеру. Улыбка (даже если мы чувствуем стресс) может снизить уровень стресса в организме.
Чтобы быть эффективными коммуникаторами, нам необходимо согласовать язык тела, внешний вид и тон со словами, которые мы пытаемся передать.Исследования показывают, что, когда люди лгут, они чаще моргают, переносят вес и пожимают плечами (Siegman, 1985).
Еще один элемент невербального общения — тон. Другой тон может изменить воспринимаемое значение сообщения, демонстрирует, насколько ясно это может быть правдой, будь то устное или письменное общение. Если бы мы просто прочитали эти слова без дополнительного акцента, мы остались бы недоумевать, но акцент показывает нам, как тон передает большой объем информации.Теперь вы можете увидеть, как изменение тона голоса или письма может спровоцировать или устранить недопонимание.
Таблица 12.2. Не используйте этот тон со мной!
Размещение упора Что это значит
Я не сказал Джону, что вы опоздали. Кто-то еще сказал Джону, что вы опоздали.
Я сделал , а не , сказал Джону, что вы опоздали. Этого не произошло.
Я не сказал Джону, что ты опоздал. Возможно, я имел в виду это.
Я не сказал Джону , что вы опоздали. Но, может быть, я сказал Шэрон и Хосе.
Я не сказал Джону , что вы опоздали. Я говорил о ком-то другом.
Я не говорил Джону, что вы опоздали на . Я сказал ему, что вы все еще опаздываете.
Я не говорил Джону, что вы на опоздали . Я сказал ему, что вы были на другом собрании.
Изменение тона может кардинально изменить ваш смысл.
Источник : На основе идей Кили, М. (1993, октябрь). Когда «нет» означает «да». Маркетинг , 7–9.
В качестве примера важности невербального общения представьте, что вы — клиент, заинтересованный в открытии нового банковского счета. В одном банке служащий банка аккуратно одет. Она смотрит вам в глаза, когда говорит.Ее тон дружелюбный. Ее слова легко понять, но звучит она профессионально. «Спасибо, что обратились к Банку Восточного побережья. Мы ценим эту возможность и хотели бы изучить способы совместной работы, чтобы помочь вашему бизнесу расти », — говорит она с дружелюбной улыбкой.
Во втором банке галстук банковского служащего испачкан. Он смотрит через вашу голову и смотрит на свой стол, когда говорит. Он ерзает на стуле и ерзает руками. В его словах говорится: «Спасибо за внимание к Банку Западного побережья.Мы ценим эту возможность и хотели бы изучить способы совместной работы, чтобы помочь вашему бизнесу расти », — но он бормочет, и в его голосе нет ни энтузиазма, ни тепла.
Какой банк выбрать?
Язык тела говорящего должен соответствовать его словам. Если слова и язык тела Отправителя не совпадают — например, если Отправитель улыбается, рассказывая грустную историю, — несоответствие между вербальными и невербальными сигналами может вызвать у Получателя активную неприязнь к Отправителю.
Вот несколько примеров невербальных сигналов, которые могут поддержать или умалить сообщение отправителя.
Язык тела
Простое практическое правило: простота, прямота и теплота передают искренность. А искренность — ключ к эффективному общению. Крепкое рукопожатие теплой сухой рукой — отличный способ установить доверие. Слабое липкое рукопожатие свидетельствует о недостаточной надежности. Грызть губу означает неуверенность. Прямая улыбка передает уверенность.
Попадание в глаза
В бизнесе стиль и продолжительность зрительного контакта, которые считаются приемлемыми, сильно различаются в разных культурах. В Соединенных Штатах смотреть кому-то в глаза (примерно на секунду) считается признаком надежности.
Выражения лица
Человеческое лицо может вызывать тысячи различных выражений. Эти выражения были расшифрованы экспертами как соответствующие сотням различных эмоциональных состояний (Ekman, et. Al., 2008). Наши лица передают основную информацию внешнему миру.Счастье ассоциируется с вздернутым ртом и слегка закрытыми глазами; страх с открытым ртом и широко раскрытыми глазами. Порхающие («бегающие») глаза и поджатые губы говорят о том, что не заслуживают доверия. Эффект мимики в разговоре мгновенный. Наш мозг может регистрировать их как «чувство» о чьем-то характере.
Поза
Положение нашего тела относительно стула или другого человека — еще один мощный безмолвный посланник, который выражает интерес, отстраненность, профессионализм — или его отсутствие.Голова вверх, спина прямая (но не жесткая) подразумевает вертикальный характер. В ситуациях собеседования эксперты советуют отразить склонность интервьюера наклоняться и откидываться на спинку стула. Тонкое повторение позы другого человека говорит о том, что мы слушаем и отвечаем.
Сенсорный
Значение простого прикосновения различается для разных людей, полов и культур. В Мексике, занимаясь бизнесом, мужчина может схватить за руку другого мужчину. Отстраниться считается грубостью.В Индонезии трогать кого-либо по голове или касаться чего-либо ногой считается крайне оскорбительным. На Дальнем Востоке, по словам обозревателя делового этикета Назира Дауда, «считается невежливым, если женщина пожимает руку мужчине (Дауд, 2008)». Американцы, как мы уже отмечали, очень ценят крепкое рукопожатие. Но рукопожатие как соревновательный вид спорта («сокрушитель костей») может показаться излишне агрессивным как дома, так и за рубежом.
Космос
Антрополог Эдвард Т. Холл ввел термин проксемики для обозначения различных видов дистанции между людьми.Эти расстояния различаются между культурами. На рисунке ниже показаны основные проксемики повседневной жизни и их значение (Hall, 1966):
Рисунок 12.15 Межличностные расстояния
Слишком далеко от коллеги (например, на расстоянии более семи футов для публичных выступлений) или слишком близко к коллеге (близкое расстояние для объятий) может помешать эффективному вербальному общению в бизнесе.
Ключевые вынос
Типы общения включают устное, письменное и невербальное.Вербальное общение имеет то преимущество, что дает немедленную обратную связь, лучше всего подходит для передачи эмоций и может включать в себя рассказывание историй и важные беседы. Письменные сообщения имеют то преимущество, что они асинхронны, охватывают множество читателей и лучше всего подходят для передачи информации. Как вербальное, так и письменное общение передают невербальные сообщения посредством тона; вербальное общение также определяется языком тела, зрительным контактом, выражением лица, позой, прикосновением и пространством.
Упражнения
Когда вы видите заметку или электронное письмо, полное опечаток, плохой грамматики или неполных предложений, как вы реагируете? Влияет ли это на ваше восприятие Отправителя? Почему или почему нет?
Насколько вы осведомлены о своем собственном языке тела? Приводил ли вас когда-нибудь язык тела к неприятностям, когда вы с кем-то общались?
Если смысл словесного общения составляет всего 7% слов, что это означает для письменного общения?
Список литературы
Дауд, Н.(нет данных). Деловой этикет. Получено 2 июля 2008 г. с сайта http://ezinearticles.com/?Business-Etiquette—Shaking-Hands-around-the-World&id=746227.
Экман П., Фризен В. В. и Хагер Дж. С. Система кодирования движений лица (FACS). Получено 2 июля 2008 г. с http://face-and-emotion.com/dataface/facs/manual.
Флинк, Х. (2007, март). Скажите так, как есть: необходимые коммуникативные навыки для инженеров. Инженер-технолог , 39 , 44–49.
Гиффорд, Р., Ng, C.F., & Wilkinson, M. (1985). Невербальные сигналы во время собеседования при приеме на работу: связи между качествами соискателя и суждениями интервьюера. Журнал прикладной психологии , 70 , 729–736.
Холл, Э. Т. (1966). Скрытое измерение . Нью-Йорк: Даблдей.
Мартенс, М. Л., Дженнингс, Дж. Э. и Деверо, Дж. П. (2007). Приносят ли рассказы, которые они рассказывают, деньги, в которых они нуждаются? Роль предпринимательских нарративов в приобретении ресурсов. Журнал Академии управления , 50 , 1107–1132.
Маккарти, Дж. Ф. (2008). Рассказы в действии: рассказывание историй как показатель приверженности организации. Управление группами и организациями , 33 , 163–193.
Мехрабиан А. (1981). Тихие сообщения . Нью-Йорк: Уодсворт.
Паттерсон, К., Гренни, Дж., Макмиллан, Р., и Свитцлер, А. (2002). Важные разговоры: инструменты для разговора, когда ставки высоки .Нью-Йорк: Макгроу-Хилл.
Siegman, A. W. (1985). Многоканальные интеграции невербального поведения . Хиллсдейл, Нью-Джерси: Лоуренс Эрлбаум.
типов организационной коммуникации | Bizfluent
Эффективное общение в бизнесе жизненно важно для успеха организации. Независимо от вашей отрасли или размера компании, общение, вероятно, является важной частью вашего рабочего дня. Владельцы бизнеса регулярно общаются с сотрудниками, клиентами, партнерами и другими заинтересованными сторонами.
Важно понимать четыре типа организационной коммуникации, чтобы вы могли эффективно использовать их, чтобы выразить свои идеи и убедиться, что получатель понимает сообщение. Хотя функции организационной коммуникации различаются, цель всегда — обеспечить точную передачу сообщения вашей аудитории.
Четыре типа организационной коммуникации
Нельзя недооценивать важность организационной коммуникации в деловой среде.То, как сотрудники общаются друг с другом, с менеджерами или с внешними заинтересованными сторонами, такими как клиенты и партнеры, отражается на самом бизнесе. В результате очень важно знать, в каком общении вы участвуете. Существует четыре типа организационной коммуникации:
Формальная и неформальная коммуникация
Направленная коммуникация
Внутренняя и внешняя коммуникация
Устная и письменная коммуникация
Большинство деловых коммуникаций можно разделить на эти четыре основные категории.Каждый вид коммуникации используется в конкретных бизнес-сценариях и с различными типами аудитории .
Между различными видами связи существует много совпадений. Например, общение может происходить одновременно из двух или более разных категорий, таких как служебная аттестация, которая является формальной, нисходящей, внутренней и письменной. Он охватывает все четыре типа организационной коммуникации.
О формальном общении
Деловое общение можно разделить на категории уровня формальности , который используется.Формальное общение обычно имеет определенную организационную структуру и стандартизированное и тщательно разработанное сообщение. Компания обеспечивает коммуникационные потоки по каналу, ориентированному на аудиторию.
Например, официальные новости компании, предназначенные для клиентов, могут быть отправлены через официальный пресс-релиз. Однако официальные новости компании, предназначенные для сотрудников, могут быть отправлены в служебной записке или переданы на собрании в мэрии.
О неформальном общении
Неформальное общение, также известное как виноградная лоза, протекает свободно и спонтанно.Такое общение происходит между сотрудниками один на один или в небольших группах. Это также может включать быстрое взаимодействие между сотрудниками и клиентами или партнерами.
В отличие от формального общения, которое происходит медленнее, неформальное общение более импульсивно. Это может привести к получению неточной или неверно истолкованной информации. Однако многие организации предпочитают неформальное общение формальному общению, потому что оно позволяет сотрудникам быть более творческими и самостоятельными.
Направленная коммуникация: вниз
Основные формы организационной деловой коммуникации также являются направленными.Это означает, что информация может течь вниз, вверх или горизонтально.
Нисходящие коммуникационные потоки от менеджеров и руководителей к непосредственным сотрудникам. Такое общение часто включает инструкции или задачи, которые необходимо выполнить сотрудникам. Он также может включать организационную политику или служебную аттестацию.
Хотя большая часть нисходящего общения осуществляется в письменной форме, такой как электронная почта, памятки и правила, оно также является устным, например, посредством собраний и телефонных звонков.
Направленная коммуникация: восходящая
Противоположностью нисходящей коммуникации является восходящая коммуникация, при которой сообщения передаются от сотрудников нижнего уровня к начальству. Такое общение может включать проекты или материалы, которые сотрудники должны показать своим руководителям.
Сотрудники также могут предоставлять начальству отзывы и предложения о своей работе, производительности или бизнесе компании. Такое общение часто дает высшему руководству понимание и данные, которые используются для принятия важных решений компании.
Направленная коммуникация: горизонтальная
Коммуникация также проходит горизонтально через бизнес. Такое общение происходит между сотрудниками, которые находятся на одном уровне иерархии. Они могут быть в том же отделе или в других областях компании.
Подобно неформальному общению, этот вид общения является быстрым и часто спонтанным. В большинстве случаев горизонтальное общение осуществляется вербально, а не письменно.
О внутренней коммуникации
Другими примерами организационной коммуникации являются внутренняя и внешняя .Внутреннее общение происходит между членами организации. Это может быть как среди всей компании, так и в небольших группах людей, таких как отделы или проектные группы.
Официальная внутренняя коммуникация часто осуществляется в письменной форме и включает служебные аттестации, обновления компании и показатели продаж. Такая информация обычно подходит только для сотрудников, а не для внешних заинтересованных сторон, таких как клиенты и партнеры.
О внешней коммуникации
Внешняя коммуникация содержит сообщения, предназначенные специально для людей за пределами организации, таких как клиенты, потенциальные клиенты, партнеры, средства массовой информации, конкуренты или регулирующие органы, такие как правительство.Компаниям нужно время, чтобы тщательно выстроить обмен сообщениями для внешней аудитории, чтобы бизнес воспринимался в положительном свете. В большинстве случаев внешнее общение носит формальный и структурированный характер и отправляется по определенным каналам, так что аудитория получает сообщение.
Например, рекламные акции потенциальным клиентам могут рассылаться через целевую рассылку по электронной почте, а новости о назначении нового генерального директора могут быть отправлены в средства массовой информации и правительство через пресс-релиз.
Коммуникация и методы продвижения
Внешняя коммуникация часто используется для убеждения аудитории, в то время как внутренняя коммуникация обычно предназначена для информирования .Компании часто используют методы продвижения как часть внешней коммуникации. Это позволяет организациям гарантировать, что сообщение достигнет аудитории.
Чтобы выбрать правильный рекламный инструмент, компаниям необходимо провести исследование, чтобы лучше понять аудиторию. Примеры рекламных СМИ:
Реклама в Интернете, на телевидении и радио, в газетах и журналах
Деятельность по связям с общественностью, такая как пресс-конференции и пресс-релизы
Каналы в социальных сетях, включая Twitter, Facebook, LinkedIn, YouTube и Instagram
Электронный маркетинг с обучающими кампаниями
Маркетинг в поисковых системах с использованием ключевых слов
Использование устной коммуникации
Основные формы делового общения в организации могут быть устными или письменными.Устное общение может происходить между двумя людьми, в небольших группах людей или даже между всей компанией, например, на ежегодном собрании.
Хотя устное общение может показаться более неформальным, его часто можно структурировать и подготовить. Например, владелец бизнеса, разговаривая с потенциальными инвесторами на благотворительном обеде, возможно, тщательно изучил инвесторов, чтобы вести беседу, обращаясь к их интересам.
Использование письменного общения
Письменное общение является важной частью ведения бизнеса.Еще до открытия бизнеса многим владельцам бизнеса приходится составлять длинные и сложные бизнес-планы. Они также могут принимать участие в составлении договоров и финансовых документов. Этот вид делового общения носит формальный характер и часто требует наличия экспертов в предметной области, таких как юристы и бухгалтеры.
Не всякое письменное общение в бизнесе носит формальный характер. Повседневное общение между сотрудниками, например горизонтальное общение, может быть неформальным. Коллеги могут писать друг другу короткие электронные письма, чтобы задать вопрос.
Компании часто используют программы обмена мгновенными сообщениями, такие как Skype, или инструменты для совместной работы, такие как Slack, для ускорения письменного общения. Это позволяет коллегам сразу же получать сообщения и отвечать на них, обеспечивая своевременное выполнение бизнес-операций в соответствии с планом.
Эффективное общение в бизнесе
Независимо от того, какой вид общения вы используете, важно использовать правильную структуру предложения , грамматику и пунктуацию в деловом общении.Это демонстрирует профессионализм и надежность, а также гарантирует, что получатель сообщения правильно его поймет.
Чтобы эффективно общаться в бизнесе, убедитесь, что используете правильный тип общения для данного сценария. Например, при разговоре с клиентом лучше использовать формальный язык, а не неформальный. Если вы задаете коллеге быстрый деловой вопрос, мгновенное сообщение или электронное письмо могут быть лучшей формой общения.
4 основных типа организационных коммуникаций [за и против]
Организационная коммуникация — это процесс, с помощью которого группы людей сообщают о целях компании и способах их достижения.Организационная коммуникация является неотъемлемой частью эффективных методов управления на рабочем месте: продуктивный и вдумчивый диалог может создать или разрушить организацию и отношения внутри нее.
Часть 1
Типы организационных коммуникаций
Чтобы понять, какое далеко идущее влияние организационная коммуникация оказывает на компании, важно понимать различные типы, которые имеют место в компаниях:
Неформальное и официальное общение
Другими словами, эти двое обозначают официальные сообщения и сообщения «виноградной лозы» соответственно.
Формальное общение — это заранее определенные каналы, которые сотрудники или руководители могут использовать для связи с другими. Неформальное общение не зависит от уже установленных каналов; в результате контакты могут распространяться на любое количество каналов.
Вертикальная и горизонтальная связь
Определяющая характеристика этих коммуникаций — иерархия.
Вертикальное общение происходит между начальниками и подчиненными, в то время как горизонтальное общение между людьми на одном уровне сотрудников. Вертикальные обсуждения далее делятся на восходящие и нисходящие, в зависимости от того, откуда идет диалог.
Обе группы коммуникаций предназначены для более конкретных взаимодействий между сотрудниками, менеджерами и высшим руководством. Даже базовое понимание этого имеет решающее значение для любого, кто хочет увеличить коммуникационный поток в организации.
Часть 2
Связь связи с сотрудничеством
Если организации представляют собой здания, то отделы являются строительными блоками, а коммуникация — субстанцией, связывающей их вместе.Маркетинг, человеческие ресурсы, финансы, бухгалтерский учет, операции и менеджмент — все они должны сотрудничать друг с другом для достижения целей подразделения и компании. Эффективное общение положительно способствует необходимому организационному сотрудничеству.
Ценное сотрудничество синоним эффективного общения. Однако структура сегодняшнего рабочего места, склонность к разрозненности и разрыв поколений способствовали созданию ландшафта, который не всегда способствует удовлетворительной практике общения.Вот некоторые статистические данные, которые показывают состояние современной культуры сотрудничества на рабочем месте:
ProsperForms — настройте форму и начните получать материалы от ваших коллег за считанные минуты. Доступно более 100 форм: отчеты, журналы, запросы и т. Д. Или создавайте свои собственные. Просматривайте и управляйте представлениями на экранах временной шкалы и панели инструментов, создавайте отчеты в формате PDF. Начало работы
44 процента топ-менеджеров считают, что мягкие навыки (например, коммуникация) являются наиболее важной частью U.С. разрыв в навыках.
80 процентов миллениалов предпочли бы обратную связь в реальном времени, а не традиционные обзоры производительности.
Трое из четырех сотрудников оценили командную работу и сотрудничество как «очень важные».
Только 18 процентов получают оценку коммуникации в рамках своих обзоров производительности.
27 процентов рабочих проходят обучение связи . Эта группа также чувствовала себя более уверенной в своих способностях к общению на рабочем месте.
39 процентов опрошенных считают, что люди в их организации недостаточно сотрудничают.
Эти статистические данные из опроса, проведенного Университетом Квинс в Шарлотте, показывают сложную взаимосвязь между общением и сотрудничеством. Руководители и руководители предприятий хотят, чтобы сотрудники уже обладали коммуникативными навыками, но как только они прибывают в организацию, у них не так много возможностей для дальнейшего развития имеющихся у них навыков или изучения новых.Это отрицательно влияет на то, как коммуникация протекает в организации.
Часть 3
Как организационная коммуникация влияет на производительность?
При переводе можно многое потерять. Различные личности создают разнообразие в стилях обучения и слушания.
Люди общаются так, как их учили, и по мере того, как люди становятся взрослыми, то, как люди объясняют себя и как они слушают других, становится еще более твердым.Это мешает людям овладевать новыми коммуникативными навыками, но статистика показывает, что гибкость и открытость для новых способов общения имеют важное значение.
Согласно опросу 4000 сотрудников, проведенному журналом HR Magazine, почти половина не были уверены в том, что от них просили менеджеры, которые давали им задание.
ProsperForms — настройте форму и начните получать материалы от ваших коллег за считанные минуты. Доступно более 100 форм: отчеты, логи, запросы и т. Д.или создайте свой собственный. Просматривайте и управляйте представлениями на экранах временной шкалы и панели инструментов, создавайте отчеты в формате PDF. Начало работы
Еще более тревожным было то, что 36% испытывали эту неуверенность от одного до трех раз в течение рабочего дня. Это показывает, что менеджеры думают, что говорят одно, а работники думают, что имеют в виду совсем другое. Это может отрицательно сказаться на производительности компании. Сотрудник может на полпути выполнить проект и обнаружить, что не расслышал указания.Это влияет на время и деньги, потраченные работником на завершение проекта. Коммуникация вносит свой вклад в общую прибыль, поэтому лидеры должны осознавать ее связь с производительностью и разрабатывать стратегии для устранения недостатков в общении.
Часть 4
Вызовы организационной коммуникации
Ключом к созданию среды эффективных коммуникаций является построение комплексного организационного плана коммуникаций. Бизнес-лидеры и сотрудники, участвующие в создании этого плана, должны быть готовы к коммуникативным вызовам, которые возникают на современных рабочих местах.
Принимая во внимание размер
Размер организации может создать препятствие для эффективного общения. Если есть сотни сотрудников с несколькими отделами и подотделами, передача различных формальных сообщений от высшего руководства на каждый уровень сотрудников может быть сложной задачей.
Узнайте, как решение ProSperForms помогает решить проблему межведомственного взаимодействия.
Как обеспечить подотчетность?
Менеджеры и лидеры могут постоянно путать обмен сообщениями, но как можно отследить, где произошел сбой в общении? Если не существует культуры, которая признает, что ошибки неизбежны, и использует их как ситуации, на которых люди могут учиться, то ответственность будет трудно реализовать.
Создание плана, актуального для всех
Различные роли и функции в отделе требуют различных решений проблем связи, которые могут возникнуть.
Как план может иметь отношение к подразделениям, у которых есть виртуальные команды, менеджерам, которые предпочитают еженедельные встречи, и командам, которые работают на автопилоте и не видят необходимости часто встречаться?
Существует ли единый подход, которого должен придерживаться каждый, или нет единого правильного пути для всех? Если изменить политику в пользу предпочтения одного стиля перед другим, в чем будет обратная реакция? Должен ли это быть вообще правильный подход?
Часть 5
Оптимальные методы организационного коммуникационного плана
Есть много способов, с помощью которых лидеры могут решить проблемы, с которыми сталкиваются при создании всеобъемлющего коммуникационного плана, который увеличивает поток:
Оценить текущее состояние корпоративных коммуникаций
• Работники регулярно срывают сроки?
• Неизвестны ли команды о ежеквартальных целях, которые они должны достичь?
• Как виртуальные команды участвуют в современных коммуникациях?
Эти вопросы бизнес-лидеры должны учитывать при создании организационного плана. Определите проблемы для разработки применимых решений в рамках организационного плана коммуникаций.
Подумайте о внедрении цифровых инструментов
Технологии — это не панацея от всего, но бывают случаи, когда программное обеспечение может исправить организационную коммуникацию . Когда 1000 миллениалов были опрошены Microsoft о типе рабочего места, которое они предпочитают, 93 процента заявили, что новейшие технологии были основным фактором в их решении работать на конкретного работодателя.Для самого большого поколения в Соединенных Штатах разумное использование технологий имеет значение.
Современное коммуникационное программное обеспечение, такое как ProsperForms, и бесплатное программное обеспечение для совместной работы, такое как Fluxes, могут поддерживать связь команд друг с другом в режиме реального времени на своей работе и на персональных компьютерах; в то время как Документы Google позволяют командам работать с документами одновременно.
Найдите способы апеллировать к различным стилям общения
Все переваривают информацию по-разному, поэтому менеджеры должны попытаться включить личные встречи, онлайн-обновления и частные отзывы, визуализацию данных для целей и контрольных показателей, а также мотивационные цитаты, чтобы вдохновить членов команды .Коммуникация не должна иметь универсального подхода. План должен включать варианты коммуникации и идеи для различных типов работников. Людям нужно предоставить как можно больше вариантов.
Напоминать сотрудникам, почему они приходят каждое утро
Сотрудникам не нужно забивать голову делами организации, но очень важно напомнить команде о миссии и видении организации на будущее . Скорее всего, это будет соответствовать целям компании, поэтому размещение этих сообщений в офисе или упоминание их во время встреч приносит единство команде.Когда все чувствуют, что находятся на одной волне, команде становится легче объединить усилия по общению.
Избавьтесь от ненужных бункеров
Прискорбно, когда два или более отдела в средней и крупной организации выполняют аналогичную работу или завершают проекты, которые дополняют друг друга, и они не осознают своей синергии, потому что не общаются . План коммуникации должен способствовать проведению сеансов вопросов и ответов для отдела или «Обед и уроки», чтобы сотрудники и менеджеры могли собраться вместе и обсудить то, над чем они работают.Кроме того, несколько простых межведомственных каналов с регулярными обновлениями на ProsperForms могут позволить бизнес-лидерам и менеджерам значительно улучшить взаимодействие между отделами.
Читать дальше:
ProsperForms — настройте форму и начните получать материалы от ваших коллег за считанные минуты. Доступно более 100 форм: отчеты, журналы, запросы и т. Д. Или создавайте свои собственные. Просматривайте и управляйте представлениями на экранах временной шкалы и панели инструментов, создавайте отчеты в формате PDF. Начало работы
7 действенных методов для улучшения внутренней коммуникации
Межведомственная коммуникация: лучшие стратегии и пример из практики
ProsperForms — это облачное решение для эффективного корпоративного взаимодействия. Это придает сообщениям более беззаботный тон, делая их легко усваиваемыми, и позволяет членам команды регулярно предоставлять и получать обновления.
Как использовать ProsperForms для эффективного общения на рабочем месте:
Связь снизу вверх:
a) Легко внедряйте ежедневных или еженедельных обновлений статуса для членов вашей команды, создав фид статуса «Как вы способствовали достижению целей команды на этой неделе?».
б) Создавайте автоматизированные анкеты по расписанию с такими вопросами, как «Как мы можем улучшить?», «Есть ли у вас препятствия?» И т. Д.
Нисходящее общение:
a) Укрепляйте доверие и улучшайте общение с руководством , регулярно делясь обновлениями и обосновывая свои решения.
б) Делитесь информацией об объявлениях компании, новостях отрасли, новых сотрудниках и т. Д.
в) Регулярно делитесь целями и задачами компании.
Для повторяющихся анкет: никто не забывает публиковать обновления, потому что они отправляют автоматических напоминаний в соответствии с выбранным вами графиком повторения .
Повысьте удовлетворенность рабочего места за счет повышения прозрачности :
Каждое обновление статуса имеет отдельный раздел для комментариев , который используется членами команды для уточнения информации , включая предстоящие цели, а лидерами для предоставления обратной связи и улучшения координации без микроменеджмента отправьте поздравления и отметьте хорошо выполненную работу.
Используйте обновления статуса для справок в будущем, а сократит время и усилия, затрачиваемые на ежемесячную, квартальную и годовую отчетность, благодаря мощным функциям фильтрации и экспорта.
Дополнительно дополняет отчеты последними обновлениями автоматически добавляется из веб-приложений , используемых вашей командой (таких как инструменты управления проектами, системы контроля версий, системы поддержки, финансовые приложения, CRM и т. Д.), Путем подключения этих приложений к вашему статусу подача.
Тратьте меньше времени на собрания , делая их более продуктивными, потому что все всегда находятся на одной странице.
Совместное использование: обновления статуса могут быть либо
, — экспортированы в файлов, и напечатаны , либо отправлены по электронной почте;
— совместно с менеджером онлайн ; или
— общий доступ в Интернете в виде отчетов о состоянии в масштабе всей компании или в масштабе всей группы, отчетов о состоянии, т.е.е., все члены команды делятся друг с другом своим прогрессом.
Как настроить обновления статуса:
Шаг 1: Создайте свою учетную запись и создайте новый апплет, выбрав настраиваемый шаблон формы.
Настройте, кто будет добавлять записи, выбрав вкладку «Участники».
Установите апплет как «Общегрупповой», если вы хотите, чтобы все члены команды могли просматривать записи друг друга.
В качестве альтернативы вы можете разрешить каждому участнику просматривать только свои собственные записи, а заинтересованным сторонам — просматривать все записи.
Шаг 2: Пользователи будут нажимать кнопку « Open Submission Form », чтобы заполнить и отправить.
Как только будет добавлена новая запись, участники с правами «Просмотр» получат уведомление по электронной почте и смогут просматривать его в реальном времени на экране временной шкалы.
Сотрудники могут обсуждать записи в реальном времени — каждая запись имеет свой раздел для живых комментариев.
Добавляйте к записи неограниченное количество вложений (документы, изображения, фотографии, видео, аудиозаметки, файлы).
Экспортируйте записи или делитесь ими в Интернете.
Получите мгновенный доступ к историческим данным и файлам с мощными возможностями поиска и фильтрации:
Экран приборной панели позволяет сэкономить время, когда вы хотите проверить общий обзор, с быстрым поиском соответствующей информации одним щелчком мыши.
Создайте аккаунт сейчас
Типы коммуникаций в организациях — принципы управления
Сюда входят электронная почта, тексты, письма, отчеты, руководства и аннотации на стикерах.Хотя менеджеры предпочитают устное общение за его эффективность и оперативность, рост электронного общения не вызывает сомнений. Кроме того, некоторые менеджеры предпочитают письменное общение для важных сообщений, таких как изменение политики компании, где важны точность языка и документация сообщения.
Работа с информационной перегрузкой
Одна из проблем во многих организациях связана с потоком электронной почты, текстовых, голосовых и других сообщений.Организации стали более плоскими, передали на аутсорсинг многие функции и многоуровневые технологии для ускорения взаимодействия с помощью интегрированных коммуникационных программ, таких как Slack, которые позволяют пользователям управлять всеми своими коммуникациями и получать доступ к общим ресурсам в одном месте. Это может привести к перегрузке информации, и важные сообщения могут быть заглушены объемом в вашем почтовом ящике.
Добавьте практику «отвечать всем», которая может увеличить объем общения, которую используют многие коллеги, и это означает, что вы можете получить пять или шесть версий исходного электронного письма и вам нужно будет понимать все ответы. а также первоначальное общение перед ответом или принятием решения о том, что проблема решена и ответа не требуется.Вот предложения, как справиться с перегрузкой электронной почты по восходящей, горизонтальной и нисходящей внутри вашей организации и за ее пределами для заинтересованных сторон и клиентов.
Одним из способов уменьшить объем и время, которое вы тратите на электронную почту, является отключение источника входящих сообщений. Существуют очевидные методы, которые помогают, например отмена подписки на электронные информационные бюллетени или отключение уведомлений из учетных записей социальных сетей, таких как Facebook и Twitter. Также подумайте, не копируют ли ваши коллеги или непосредственные подчиненные вас в слишком большом количестве электронных писем в качестве к сведению.Если да, объясните, что вам нужно получать обновления только в определенное время или после принятия окончательного решения.
Вы также захотите настроить систему, которая будет организовывать ваш почтовый ящик в «папки», что позволит вам управлять потоком сообщений в группы, что позволит вам адресовать их соответствующим образом. Ваша система может выглядеть примерно так:
Входящие : Считайте это ручкой. Электронные письма не должны оставаться здесь дольше, чем требуется, чтобы вы поместили их в другую папку.Исключение составляют случаи, когда вы отвечаете немедленно и ждете немедленного ответа.
Сегодня : Это для вопросов, которые требуют ответа сегодня.
На этой неделе : Это для сообщений, требующих ответа до конца недели.
В этом месяце / квартале : Это для всего, что требует долгосрочного ответа. В зависимости от вашей роли вам может потребоваться ежемесячная или ежеквартальная папка.
FYI : Это касается любых элементов, которые предназначены только для информации и к которым вы, возможно, захотите вернуться в будущем.
Эта система определяет приоритеты электронной почты на основе шкалы времени, а не отправителей электронной почты, что позволяет вам лучше планировать работу и устанавливать крайние сроки.
Еще одна вещь, которую следует учитывать, — это исходящая электронная почта. Если ваши исходящие сообщения не являются конкретными, слишком длинными, нечеткими или копируются слишком широко, ваши коллеги, вероятно, будут следовать той же практике при общении с вами. Держите свое общение ясным и конкретным, а управление исходящим почтовым ящиком поможет сделать вашу входящую электронную почту управляемой.
Вопросы о критическом мышлении
Как вы сейчас управляете своей электронной почтой? Вы смешиваете в одной учетной записи личные, учебные и служебные электронные письма?
Как бы вы связались с коллегой, которая отправляет слишком много сообщений электронной почты для ознакомления, отправляет слишком непонятные сообщения электронной почты или копирует слишком много людей в свои сообщения?
Источники: Эми Галло, Stop Email Overload, Harvard Business Review , 21 февраля 2012 г., https://hbr.org/2012/02/stop-email-overload-1; Барри Чингел, «Как победить перегрузку электронной почты в 2018 году», CIPHER , 16 января 2018 г.