Как выравнивать Ф.И.О. в подписи?

Отметка о поступлении и отметка о вручении документа – разные вещи

Делопроизводство и архив

№ 06 / 2022

Современное делопроизводство

Делопроизводственный реквизит «отметка о поступлении документа» в организацию (с входящим номером) кардинально отличается от юридической отметки о получении / вручении документа (с подписью): как по назначению, так и по составу элементов (общая у них только дата). Показываем несколько вариантов их оформления. Обязана ли организация-получатель ставить их на экземпляре отправителя. Как убедить суд в факте вручения документа адресату при его отправке курьером, через «Почту России» или по электронной почте.

Валентина Янковая

канд. ист. наук, доцент Российского государственного гуманитарного университета

Сергей Россол

корпоративный консультант МКА «Калинин, Трач и партнеры»

Психология подписи – объяснения графолога

Делопроизводство и архив

№ 04 / 2022

Формула успеха

Почерк отражает характер человека, а подпись – его представление о себе. На примерах показываем, как выглядят яркие моменты в расположении, размере и начертании подписи, и объясняем, что это обычно означает.

Лариса Дрыгваль

кандидат психологических наук, член Всемирной сети профессиональных графологов, почетный член Международной профессиональной ассоциации психологов

Кто подписал договор? (часть 2)

Делопроизводство и архив

№ 04 / 2022

Оформление документов

Все реже договоры подписываются сразу всеми сторонами в присутствии друг друга. Каковы юридические последствия подписания договора неуполномоченным лицом? Как снизить эти риски: что и как реально проверить, когда выручит доверенность и электронная подпись, как должна быть заверена копия доверенности (если оригинал вам не оставляют)? В этом номере читайте вторую часть статьи.

Сергей Россол

корпоративный консультант МКА «Калинин, Трач и партнеры»

Кто подписал договор? (часть 1)

Делопроизводство и архив

№ 03 / 2022

Оформление документов

Сейчас все реже договоры подписываются сразу всеми сторонами в присутствии друг друга. Каковы юридические последствия подписания договора неуполномоченным лицом? Как снизить эти риски: что и как реально проверить, когда выручит доверенность и электронная подпись, как должна быть заверена копия доверенности (если оригинал вам не оставляют)? В этом номере журнала читайте первую часть статьи.

Сергей Россол

корпоративный консультант МКА «Калинин, Трач и партнеры»

Оформляем приказ по обновленным правилам

Делопроизводство и архив

№ 09 / 2018

Оформление документов

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ.

Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Лариса Доронина

к.э.н., эксперт Национальной ассоциации офисных специалистов и административных работников при Президенте Российской Федерации, разработчик профстандартов в области документоведения, доцент кафедры Государственного университета управления

Письмо: все тонкости оформления реквизитов

Делопроизводство и архив

№ 03 / 2019

Оформление документов

Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется).

Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).

Валентина Янковая

канд. ист. наук, доцент Российского государственного гуманитарного университета

Общие правила составления и оформления протокола

Делопроизводство и архив

№ 05 / 2011

Оформление документов

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Вера Иритикова

профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Как оформить подпись за директора?

Делопроизводство и архив

№ 04 / 2020

Оформление документов

Подписывать документы за директора вполне может другое лицо. Предоставить право подписи можно по всем документам либо по определенным направлениям/вопросам, только в отсутствие директора либо всегда. Для этого можно оформить штатное заместительство, временный перевод, совместительство (как внутреннее, так и внешнее) или исполнение обязанностей временно отсутствующего директора без освобождения замещающего лица от основной работы. Для вашего удобства в таблице мы показали комплект документов, которым вы сможете подтвердить полномочия подписанта в каждом из этих случаев. В зависимости от способа уполномочия «дублера» его подпись на документах вместо директора должна быть оформлена по-разному – мы показали все эти варианты. Еще привели примеры исправления данных отсутствующего директора на пришедшем от контрагента проекте документа, чтобы его мог подписать другой человек (что добавлять, что зачеркивать и как удостоверять это). Объяснили, что будет в случае подписания документа неуполномоченным лицом – тут тоже возможны разные варианты.

Наталия Лобанова

главный редактор журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии»

Мария Смольянинова

главный редактор издательства ООО «Бизнес-Арсенал»

Вставка подписи

Word для Microsoft 365 Word для Microsoft 365 для Mac Word 2021 Word 2021 for Mac Word 2019 Word 2019 для Mac Word 2016 Word 2016 для Mac Word 2013 Еще. ..Меньше

Введенная от руки подпись придает вашему документу индивидуальность. Вы можете отсканировать свою подпись, сохранить ее как рисунок, а затем вставлять в документы.

Можно также вставить в документ строку подписи в том месте, где нужно будет расписаться.

Создание и вставка рукописной подписи

Для выполнения описанных ниже действий вам потребуется сканер.

1. Распишитесь на листе бумаги.

2. Отсканируйте страницу и сохраните ее на компьютере в популярном формате, таком как BMP, GIF, JPG или PNG.

   Инструкции по использованию сканера см.

   в прилагаемом к нему руководстве или на веб-сайте изготовителя.

3. Откройте файл изображения.

4. Чтобы обрезать изображение, щелкните его, чтобы открыть вкладку Формат средств работы с рисунками, нажмите кнопку Обрезка иобрезка изображения.

5. Щелкните изображение правой кнопкой мыши и выберите команду Сохранить как рисунок, чтобы сохранить его в виде отдельного файла.

6. org/ListItem»>

   Чтобы добавить подпись в документ, на вкладке Вставка нажмите кнопку Рисунки.

Добавление машинописного текста к подписи

Если нужно сделать частью подписи должность, номер телефона, адрес электронной почты или другие сведения, сохраните их вместе с изображением как автотекст.

1. Введите нужный текст под вставленным изображением.

2. Выделите изображение и введенный текст.

3. org/ListItem»>

   На вкладке Вставка нажмите кнопку Экспресс-блоки.

4. Выберите команду Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспресс-блоков. Откроется окно Создание нового стандартного блока.

5. В поле Имя введите имя блока подписи.

6. В списке Коллекция выберите пункт Автотекст.

7. Нажмите кнопку ОК.

8. Когда нужно будет использовать подпись, расположите точку вставки там, где нужно вставить блок подписи.

9. На вкладке Вставка нажмите кнопку Экспресс-блоки, выберите пункт Автотекст и щелкните имя нужного блока подписи.

Вставка строки подписи

Чтобы добавить в документ строку подписи со знаком X, показывающим, где нужно расписаться, воспользуйтесь командой Строка подписи.

1. Щелкните в том месте, где нужно поместить строку подписи.

2. На вкладке Вставка нажмите кнопку Строка подписи

3. Щелкните Строка подписи Microsoft Office.

4. В окне Настройка подписи можно ввести имя в поле Предлагается для подписания. Кроме того, можно добавить должность в поле Должность предложенного подписывающего.

5. Нажмите кнопку ОК. Строка подписи появится в документе.

Введенная от руки подпись придает вашему документу индивидуальность. Вы можете отсканировать свою подпись, сохранить ее как рисунок, а затем вставлять в документы Word.

Сканирование и вставка рисунка написанной от руки подписи

Для выполнения описанных ниже действий вам потребуется сканер.

1. Распишитесь на листе бумаги.

2. Отсканируйте страницу и сохраните ее на компьютере в стандартном формате, например BMP, GIF, JPG или PNG.

   Совет: Инструкции по использованию сканера см. в прилагаемом к нему руководстве или на веб-сайте изготовителя.

3. На вкладке Вставить щелкните Рисунки > Рисунок из файла.

4. Найдите рисунок, который нужно вставить, выделите его и нажмите кнопку Вставить.

5. Щелкните рисунок, чтобы отобразить вкладку Формат рисунка.

6. На вкладке Формат рисунка щелкните Обрезка и вырежьте изображение подписи.

7. Щелкните изображение правой кнопкой мыши и выберите команду Сохранить как рисунок, чтобы сохранить его в виде отдельного файла, который можно использовать в других документах.

Добавление текста в многоразовую подпись

Если вы хотите включить в подпись свою должность, номер телефона, адрес электронной почты или другие сведения, сохраните их вместе с изображением в качестве автотекста.

1. Введите нужный текст под вставленным изображением.

2. Выделите изображение и введенный текст.

3. В меню Вставка выберите Автотекст > Создать.

4. Откроется диалоговое окно создания автотекста.

   В поле Имя введите имя блока подписи и нажмите кнопку ОК.

5. Когда нужно будет использовать подпись, расположите точку вставки там, где нужно вставить блок подписи.

6. На вкладке Вставка выберите Автотекст > Автотекст и щелкните имя своего блока подписи.

Должна ли ваша подпись быть вашим полным именем?

Подписи являются распространенным способом выражения согласия с контрактом. В прошлом подписание заключалось в том, что человек писал свое полное официальное имя. Со временем люди стали стилизовать свои имена, подписываясь только фамилией или инициалами. В настоящее время, с современными онлайн-подписями, подписание выходит за рамки простого написания вашего имени на листе бумаги. Но должна ли ваша подпись быть вашим полным именем?

Следует ли вам по-прежнему использовать свое полное официальное имя в юридических документах? И как вы можете убедиться, что ваши подписи имеют юридическую силу?

Давайте выясним.

Можете ли вы ввести свое имя в качестве подписи? Должна ли подпись быть вашим полным именем?

Да, вы можете ввести свое имя в качестве подписи, если используете правильные инструменты для сбора информации о том, когда и где вы подписались. Некоторые платформы электронной подписи предлагают подписантам ввести свое имя в качестве электронной подписи. Можно курсивом, но не обязательно.

Закон об ассоциации электронных подписей и записей позволяет электронным подписям иметь юридическую силу, если все стороны согласны с этим. Инструменты электронной подписи фиксируют согласие всех сторон, когда они добавляют свою подпись, делая решение о наборе, рисовании или сканировании вашей подписи просто косметическим.

Должна ли моя подпись совпадать с моим официальным именем?

Не всегда и не обязательно. Однако, как правило, рукописная подпись должна напоминать ваше официальное имя. Это позволит избежать проблем с соблюдением или действительностью, которые могут стать очень неприятными и даже дорогостоящими в суде.

Подписание непоследовательной или неразборчивой подписью может затруднить доказательство законности документа, особенно если вы использовали другую подпись на официальном удостоверении личности, таком как водительские права или паспорт.

Это связано с тем, что подписи на важных юридических документах могут сверяться с вашим официальным удостоверением личности.

Онлайн-подписи, как правило, легче отследить до подписавшего, независимо от того, как они выглядят, что делает их немного более гибкими в этой области.

Когда можно вообще не подписываться?

Иногда юридически обязывающий документ не требует подписи. В некоторых обстоятельствах, таких как уже сложившиеся деловые отношения в рамках существующего договора, достаточно предварительного соглашения между сторонами. Если все задокументировано в письменной форме, наличие или отсутствие подписей, скорее всего, мало повлияет на действительность договора в случае возникновения юридических проблем.

Пока есть способ без тени сомнения установить, что все стороны договорились о конкретном контракте, форма или наличие подписи может вообще не иметь значения.

Закон об электронных подписях и E-SIGN

Закон об электронных подписях в мировой и национальной торговле (E-SIGN) был принят в 2000 году в ответ на растущую потребность в электронных подписях в юридических и деловых вопросах. Согласно этому закону, все электронные записи, контракты и подписи имеют такую ​​же юридическую силу, как и их физические аналоги.

Закон по существу признает, что электронные записи, контракты и подписи имеют такую ​​же силу, как и те, что появляются на бумаге, и что люди имеют право выбирать, какой формат они хотели бы использовать.

Действительность электронных подписей не определяется тем, насколько они похожи на чье-либо имя или рукописную подпись. Вместо этого подпись считается законной , когда документ «обоснованно демонстрирует, что потребитель может получить доступ к информации в электронной форме, которая будет использоваться для предоставления информации, являющейся предметом согласия».

Несмотря на то, что рукописные подписи по-прежнему являются распространенным способом подписи для компаний, занимающихся прокатом или кредитных карт, более широкое использование электронных подписей, наряду с их одобрением законом об электронных подписях, быстро делает электронные подписи предпочтительным методом для многих организаций.

Какой вообще смысл в подписях?

Подписи доказывают, что конкретное физическое или юридическое лицо соглашается соблюдать определенный контракт. Таким образом, действительность подписи больше зависит от того, можно ли доказать, что все подписавшие были согласны, и меньше от того, насколько близко подпись связана с именем человека.

Аналогичная идея используется при совершении покупки с помощью кредитной карты, когда вам часто требуется ввести свой PIN-код вместо подписи вашего имени. Поскольку подписи могут быть подделаны, электронные подписи, такие как ваш PIN-код, являются лучшим способом подтверждения согласия и подписания контрактов.

Современные электронные подписи упрощают заключение, подписание и принудительное исполнение контрактов, чем когда-либо прежде.

Цифровые подписи фиксируют уникальный отпечаток устройства, местоположения и других данных подписывающего лица, чтобы показать, что это подлинная подпись. После получения одной подписи онлайн-контракт предотвратит изменение содержимого. Даже если контракт каким-то образом подделан, другие подписанты могут сохранить копии контракта с отметками времени, чтобы подтвердить их действительность.

Поскольку пользователи могут подписывать с любого устройства, а содержание контракта «запирается» после первой подписи, документы можно подписывать из любого места и в любое время без присутствия свидетелей.

Помимо очевидного сокращения бумажных отходов, онлайн-контракты экономят много времени и денег, которые в противном случае были бы потрачены на отправку документов по почте или поездки в другие места для их подписания. В продажах и других отраслях, где время имеет решающее значение, сокращение времени, необходимого для подписания контрактов, может привести к экономии денег.

Начало работы с онлайн-подписями

Готовы начать использовать электронные подписи?

Вы можете бесплатно создать свою электронную подпись с помощью Signaturely’s Signature Maker. Этот инструмент позволяет рисовать или печатать свое полное имя, инициалы или что-либо еще. После создания вы можете использовать его для всех ваших потребностей в онлайн-подписи.

Если вы хотите легко создавать и отправлять онлайн-контракты, нет лучшей платформы, чем Signaturely. С Signaturely вы можете загружать все свои контракты, добавлять поля для подписи онлайн и отправлять их по электронной почте для подписания в любом месте и в любое время.

Зарегистрируйтесь в Signaturely бесплатно сегодня.

Полное определение подписи | Law Insider

• означает процесс присоединения или логической ассоциации с Электронной передачей электронного символа, шифрования, цифровой подписи или процесса (включая имя или аббревиатуру имени стороны, передающей Электронную передачу) с целью подписывать, аутентифицировать или принимать такую ​​Электронную передачу.

• (Подпишитесь точно так, как ваше имя указано на лицевой стороне данной записки) Гарантия подписи*: * Участник признанной программы Medallion гарантии подписи (или другой гарант подписи, приемлемый для Доверенного лица).

• означает электронную подпись, основанную на криптографических методах аутентификации отправителя и вычисляемую с использованием набора правил и набора параметров, которые идентифицируют подписавшего, чтобы можно было проверить целостность данных.

• Имя: Адрес: ПОДПИСАНО ) XXXX XXXXXX ) /s/ Xxxx Xxxxxxx by XXXXXX XXXXXXX XXXXX ) по доверенности его доверенным лицом в присутствии: )

• означает материальный символ или электронную подпись, удостоверяющую подписание протокола.

• означает подпись лица, уполномоченного получать средства от имени заявителя и ответственного за выполнение проекта заявителя.

• означает дату подписания Контракта последней подписью Продавца или Покупателя;

• означает физическое лицо, которое удостоверяет подлинность записи и обязано соблюдать ее условия.

• означает дату, когда настоящее Соглашение подписано последней по времени Стороной;

• означает воспроизведение посредством гравировки, оттиска, штампа или иных средств собственноручной подписи уполномоченного должностного лица.

• означает либо знак, нанесенный краской или аналогичным веществом на поверхность стены, либо знак, прикрепленный по существу параллельно стене здания и простирающийся не более чем на 24 дюйма от нее, без копии по бокам или краям.

• означает такой старший персонал Лица, который может быть должным образом уполномочен и назначен в письменной форме таким Лицом для выполнения документов, соглашений и инструментов от имени такого Лица.

• означает в отношении любого Должника любое лицо, которое должным образом уполномочено и в отношении которого Административный агент получил сертификат, подписанный директором или другим Уполномоченным лицом такого Должника, в котором указывается имя и подпись такого лица. и подтверждающие полномочия такого лица действовать.

• означает любых двух уполномоченных должностных лиц Эмитента, подписавшихся совместно.

• означает подпись, сделанную без фактических, подразумеваемых или явных полномочий. Термин включает подделку.

• означает титульные страницы штата Юта, которые подписывают Организация штата и Подрядчик.

• означает Сертификат декларации о местном содержании, который был подписан Финансовым директором или другим юридически ответственным лицом, назначенным в письменной форме Генеральным директором, или старшим членом / лицом с управленческой ответственностью (закрытая корпорация, товарищество или физическое лицо).

• «Оригинальная подпись» Xxxx Xxxxx, генеральный директор Xxxxx Xxxxx, представитель профсоюза ПИСЬМО О ВНИМАТЕЛЬНОСТИ № 1 МЕЖДУ: BEACH PLACE VENTURES LIMITED И: КАНАДСКИЙ ОФИС И ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ СОЮЗ СОТРУДНИКОВ, МЕСТНЫЙ 378

• означает дату, когда настоящее Соглашение или любой другой документ, связанный с ним, подписан Стороной, подписавшей его последней по времени, в последнюю дату по времени.

• означает знак, прикрепленный, отмеченный или начертанный, воздвигнутый или размещенный у стены, являющейся частью здания, или поддерживаемый стеной здания или через нее и имеющий открытую поверхность на плоскости, приблизительно параллельной плоскость такой стены и включает в себя нарисованный настенный знак и знак навеса. Фризовый знак не может включать в себя любой другой знак, определенный настоящим Положением, если не указано иное;

• означает электронный звук, символ или процесс, прикрепленный или связанный с договором или другой записью и принятый Лицом с намерением подписать, подтвердить подлинность или принять такой договор или запись.

• означает Закон об электронных подписях в мировой и национальной торговле (15 U.S.C. § 7001 и последующие), в который время от времени могут вноситься поправки, или любые применимые дополнительные или последующие законодательные акты, регулирующие тот же предмет.

• означает дату, указанную в качестве даты, скрепленной подписью на странице для подписи настоящего Соглашения.

• означает любой знак, прикрепленный или поддерживаемый шатром, который представляет собой постоянную выступающую конструкцию в виде крыши, прикрепленную к зданию.

• НАЗВАНИЕ: ФИРМА: НОМЕР ТЕЛЕФОНА: АДРЕС: ДАТА: ГОРОД: ШТАТ: ИНФОРМАЦИЯ: ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ИНН НЕТ. ИЛИ НОМЕР СОЦИАЛЬНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ: ЗАПРОС ИДЕНТИФИКАЦИОННОГО НОМЕРА НАЛОГОПЛАТЕЛЬЩИКА Университет Восточного Кентукки требует федерального идентификационного номера налогоплательщика или номера социального страхования для всех поставщиков или лиц, ведущих бизнес с Университетом, в целях соблюдения федеральных правил и требований к налоговой отчетности. Пожалуйста, потратьте несколько минут, чтобы заполнить эту информацию и вернуться к нам, чтобы обеспечить своевременную оплату ваших счетов. Благодарим вас за ценную услугу, которую вы оказали Университету Восточного Кентукки, и мы надеемся на долгосрочные и прочные отношения. ЕСЛИ ОТПРАВЛЯЕТ W-9, ПОЖАЛУЙСТА, ТАКЖЕ ВЕРНИТЕ ЭТУ ФОРМУ. Для вашего удобства вы можете вернуть информацию одним из следующих способов: ФАКС: Кому: Xxxxx @ 000-000-0000 Электронная почта: Xxxxx. [email protected] Почта управления объектами: Отдел закупок Университет Восточного Кентукки 000 Xxxxxxxxx Xxxxxx Телефон : 000-000-0000 Commonwealth 1411 Xxxxxxxx, Xxxxxxxx 00000 Номер телефона (000)000-0000 Пожалуйста, напечатайте или напечатайте разборчиво ИНФОРМАЦИЯ О ПОСТАВЩИКЕ Название фирмы * (Компания или физическое лицо) Номер телефона * Сделать чеки к оплате * Адрес * Номер факса * Оплата Адрес * Адрес Адрес веб-сайта или адрес электронной почты Адрес платежа Адрес представителя поставщика Имя в счете-фактуре * Город * Штат * Почтовый индекс* Идентификационный номер федерального налогоплательщика ** Номер социального страхования ** Готовы принимать платежи ACH * Да Нет Маршрутизация банка # Банковский счет # Готовы принимать платежи по кредитным картам* Да Нет Условия оплаты * * обязательные поля ** Идентификационный номер федерального налогоплательщика — это поле необходимо заполнить, если «Название фирмы» является названием компании. Номер социального страхования — это поле необходимо заполнить, если «Название фирмы» — это имя физического лица.