Как написать официальное письмо — формат и шаблон

В жизни бывают моменты, когда вы, вероятно, захотите написать официальное письмо вместо неофициального письма или электронной почты. К ним относятся сопроводительные письма к заявлениям о приеме на работу, письма-запросы, заявления об увольнении, юридическая переписка и многое другое. В таких ситуациях важно, чтобы вы следовали ожидаемый формат письма.

Как написать официальное письмо

Перейти к:

• Макет официального письма
• Правила написания официальных писем
• Содержание официального письма
• Шаблон официального письма
• Сокращения, используемые при написании писем
• Шаблон сопроводительного письма
• Образец письма-запроса

Используйте официальный формат письма

Пример формата письма, показанный ниже, показывает общую схему официальное или деловое письмо.

Дополнительную информацию о каждой части официального письма можно найти после Изображение.

При написании официальных писем соблюдайте официальный формат письма. Letters

В английском языке существует ряд официальных форматов букв, которые следует соблюдать. используется при оформлении официального или делового письма. Кроме того, вы стараетесь писать так же просто и как как можно четче и не делать письмо длиннее, чем необходимо. Помните, что нельзя использовать неофициальные язык как сокращения.

1) Укажите ваше имя и контактную информацию

Обратный адрес должен быть указан в верхнем правом углу официального письма. Обычно это ваш адрес, но может быть и любой другой адрес, на который должен быть отправлен ответ.

2) Укажите имя и адрес получателя

Укажите адрес человека, которому вы пишете. Адрес получателя должен быть написано слева, часто начиная с вашего адреса.

Если вы собираетесь распечатать и опубликовать письмо используя конверт с окошком, убедитесь, что вы выровняли этот адрес с прозрачным пластиковым окошком.

3) Включите дату

Разные люди помещают дату на разных сторонах страницы. Вы можете написать это на в справа или слева на строке после адреса, на который вы пишете. Напишите месяц словом.

4) Используйте правильное приветствие

Чтобы начать официальное письмо на английском языке, рекомендуется приветствовать человека, которому вы пишете. в правильный путь. Это известно как Приветствие . Если вы знаете название человек вы пишете, а затем используйте здесь «сэр» или «мадам», в противном случае напишите их полное имя, включая их заголовок. Помните, старайтесь не быть слишком неформальным или случайным.

Примеры:

а) Если вы не знаете имя человека, которому вы пишете, используйте в следующей форме (всегда желательно попытаться узнать имя):

Уважаемая госпожа,
Уважаемый господин,
Уважаемый господин или госпожа,

b) Если вы знаете имя , используйте титул (господин, госпожа, мисс или госпожа, доктор, и т. д.) и только фамилия . Если вы пишете женщине и не знаете, употребляет ли она миссис или мисс , вы можете использовать мисс , которая подходит для обоих замужние и одинокие женщины.

Уважаемый г-н Дженкинс,
Уважаемая г-жа Хамерс,
Уважаемая г-жа Хатчинс,
Уважаемая мисс Дэвис,
Уважаемый д-р Грин,
И т. д.

5) Напишите основную часть вашего официального письма

Напишите основную часть вашего письма официальным языком. Будьте прямолинейны и старайтесь держать это как краткий насколько это возможно, часто между тремя или четырьмя абзацами.

Первый абзац должен быть кратким и предназначен для того, чтобы представить вас и указать цель в письмо — сделать запрос, пожаловаться, попросить что-то и т. д.

Абзац или параграфы в середине письма должны содержать соответствующую информацию позади написание письма. Большинство букв в английском языке не очень длинные, поэтому держите информацию в уме. необходимого и сконцентрируйтесь на его организации в ясной и логичной манере, а не на расширении много.

В последнем абзаце официального письма должно быть указано, каких действий вы ожидаете от получателя. возмещение, отправка вам информации и т. д.

6) Закройте письмо официальной подписью

являются также правила о том, как вы закрываете или подписываете свое письмо. Если вы не знаете имени человека, конец письмо с использованием «С уважением». Если вы знаете имя получателя, используйте «Искренне ваш».

7) Добавьте свою подпись

Подпишите свое имя, затем напечатайте его под своей подписью заглавными буквами (или тип это). Если вы думаете, что человек, которому вы пишете, может не знать, мужчина вы или женщина, поставьте твой Название в скобках после вашего имени. При желании также может быть полезно указать свой номер телефона. и Адрес электронной почты.

8) Проверьте свое письмо

Теперь, когда вы закончили первый черновик своего письма, прочитайте его от начала до конца. закончить и проверить на наличие грамматических и орфографических ошибок. Убедитесь, что он читает ну и что получатель поймет, о чем письмо.

Если вам нужна дополнительная помощь в написании официальных или неофициальных писем, пожалуйста, не стесняйтесь спрашивать нас на нашем форуме по написанию писем. Наши преподаватели смогут помочь ответить на любые ваши вопросы. Задайте нам вопрос

Загрузите наш бесплатный шаблон официального письма:

MICROSOFT WORD TEMPLATE (DOCX)

Сокращения, используемые в письме

В официальных письмах широко используются следующие сокращения:

• asap = как можно скорее
• cc = копия (когда вы отправляете копию письма более чем одному человеку, вы используете этот аббревиатура, чтобы они знали)
• прил. = вложение (если вы включаете другие документы с письмом)
• pp = per procurationem (латинская фраза, означающая, что вы подписываете письмо кто-нибудь чужое имя; если они не там, чтобы подписать его сами, и т.
  д.)
• ps = постскриптум (когда вы хотите что-то добавить после того, как закончили и подписали)
• pto (неофициальный) = пожалуйста, переверните (чтобы убедиться, что другой человек знает в письмо продолжается на другой стороне страницы)
• RSVP = пожалуйста, ответьте

Схема: сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо прилагается к вашему резюме при приеме на работу. Вот довольно условный план расположения абзацев.

Вступительный абзац
Кратко назовите себя и должность, на которую вы претендуете. Добавьте, как вы узнали о вакансия.

Параграф 2
Укажите причины, по которым вы заинтересованы в работе в компании и почему вы хотите, чтобы вас рассматривали именно этот пост. Укажите вашу соответствующую квалификацию и опыт, а также ваши личные качества которые делают вас подходящим кандидатом.

Пункт 3
Сообщите им, что вы приложили свое текущее резюме, и добавьте любую дополнительную информацию, которая, по вашему мнению, могла бы помогите вашему делу.

Заключительный абзац
Сообщите о своей готовности к интервью, поблагодарите их за внимание, еще раз заявите о своем интересе и закрыть письмо.

Схема: Письмо-запрос

Письмо-запрос — это когда вы спекулятивно обращаетесь к компании, то есть вы делаете обращение без объявления или объявления вакансии.

Вступительный абзац
Кратко представьтесь и объясните причину написания. Сообщите им о том, в каком положении вы ищут, почему вы заинтересованы и как вы узнали о них.

Параграф 2
Покажите, почему их компания вас особенно интересует, укажите свою квалификацию и опыт с любыми дополнительными подробностями, которые могут заинтересовать их в встрече с вами.

Параграф 3
Обратитесь к своему приложенному резюме и обратите их внимание на любые особенно важные моменты, которые вы хотели бы им сосредоточиться на нем.

Заключительный абзац
Поблагодарите их, объясните, что вы готовы прийти на собеседование, и снова заявите о своем энтузиазме в отношении их компании и желание быть рассмотренным для постов, которые могут быть еще недоступны.

UsingEnglish.com сотрудничает с Gymglish, чтобы предоставить вам бесплатную месячную пробную версию этого отличный онлайн-курс английского языка. Активируйте свой бесплатный месяц занятий (специальное предложение для новых пользователей, без обязательств по покупке) — и получите оценку уровня!

Зарегистрируйтесь сейчас!

Как написать рекомендательное письмо (шаблон + советы)

Рекомендательное письмо — это письмо, написанное от имени заявителя кем-то, кто может поручиться за образовательные или профессиональные достижения этого человека. Это письмо обычно отправляется сотруднику приемной комиссии или менеджеру по найму, рассматривающему кандидата на поступление, трудоустройство или получение стипендии.

Рекомендательные письма дополняют заявку. Они делают это, предлагая информацию о личных качествах кандидата, таких как честность, интеллектуальное любопытство или лидерский потенциал. Написание сильного рекомендательного письма в качестве учителя, консультанта, менеджера или коллеги может помочь кандидату получить преимущество над конкурентами.

Используйте этот шаблон, чтобы начать писать рекомендации в правильном формате.

Вот пример сильного рекомендательного письма, написанного с использованием приведенного выше шаблона.

Разные организации предъявляют разные требования к рекомендательным письмам. Не забудьте спросить запрашивающего о каких-либо конкретных руководящих принципах. В целом, буква или рекомендация могут быть разбиты на следующие разделы:

• Дата

• Название получателя

• Титул получателя

• 6 111111111111111111111111111111111111111111111111111111111Р1Р1У

• 111111111111111111111111111111111111111111111111Р1У
• 111111111111111111111111111111111111.

  Приветствие: Обращайтесь к получателю по имени, если это возможно (Уважаемая госпожа/господин).

• Личное представление: Начните основную часть письма с рассказа о том, кто вы и каковы ваши отношения с заявителем.

• Рекомендация: Что делает кандидата подходящим? Предложите конкретные примеры навыков или квалификаций, соответствующих роли.

• Анекдот или пример: Включите личный анекдот о том, каково это работать с кандидатом. Включите любые навыки работы или общения с людьми, которыми они, по вашему мнению, обладают.

• Завершение: Расскажите, почему вы рекомендуете этого человека.

• Контактная информация: Укажите свой адрес электронной почты и номер телефона, чтобы получатель мог связаться с вами.

• Подпись

Подготовьтесь к работе с подпиской на Coursera Plus

Начните 7-дневную бесплатную пробную версию , Salesforce и многое другое

Попробуйте разные курсы и найдите наиболее подходящий без дополнительных затрат

Получите сертификаты за пройденные программы обучения

Начните 7-дневную бесплатную пробную версию

Если вы пишете рекомендательное письмо, вы, вероятно, хотите кандидата иметь наилучшие шансы на положительный результат. Вот несколько советов по написанию хорошего письма, которое может заинтересовать сотрудников приемной комиссии, потенциальных работодателей или всех, кто рецензирует письмо.

Проведите исследование.

Узнайте, на что именно претендует кандидат. Попросите их предоставить:

• Копию описания работы или требований академической программы помочь вам сфокусировать свое письмо на навыках или квалификации, характерных для должности, на которую претендует кандидат.

  специализация

  Эффективное общение: письмо, дизайн и презентация

  Развитие навыков общения для профессионального успеха. Навыки делового письма, графического дизайна и бизнес-презентаций

  4,8

  (4 014 оценок)

  84 078 уже зачислены

  Уровень НАЧИНАЮЩИЙ

  Узнать больше

  Среднее время: 5 месяцев

  0 Учитесь в своем собственном темпе Навыки, которые вы приобретете:

  Деловое письмо, презентации, графический дизайн, письмо, грамматика, общение, графика, типографика, публичные выступления, коммуникационный дизайн

  Будьте конкретны.

  

  Пожалуйста, не стесняйтесь использовать шаблон (например, тот, что выше), чтобы направлять ваше письмо, но не забудьте сделать его личным. Используйте примеры и конкретные детали, чтобы проиллюстрировать, почему этот человек является лучшим кандидатом. Выбирайте сильные, точные прилагательные, а не общие термины или клише.

  Подумайте, что может захотеть узнать человек, читающий письмо. Включите детали или идеи, которые не обязательно будут отображаться в резюме или приложении. Ваше письмо должно помочь получателю узнать человека, которого вы рекомендуете.

  Будьте позитивны.

  Ваша рекомендация должна подтвердить, что этот кандидат является серьезным претендентом на то, на что он претендует. Демонстрируйте искренний энтузиазм и избегайте любых комментариев, которые могут быть истолкованы в негативном свете. Если вы можете провести превосходное сравнение между этим человеком и другими, с которыми вы работали (например, «она — одна из лучших помощниц студентов, с которыми я имел удовольствие работать в своей карьере профессора»), сделайте это.

  Будьте формальными и лаконичными.

  Используйте формат делового письма с размером шрифта в двенадцать пунктов в Arial или Times New Roman. Напишите письмо на фирменном бланке вашей компании или организации, если это возможно. Получатель, скорее всего, прочитает десятки, если не сотни писем, поэтому ваши письма должны быть краткими и по существу. Стремитесь по крайней мере к одной странице, но не более чем к двум.

  Не бойтесь говорить нет.

  Если вы чувствуете, что не можете дать блестящую рекомендацию кандидату, можно сказать «нет». Посредственное одобрение часто может нанести такой же вред, как и отрицательное. Хотя это может показаться неудобным, вполне приемлемо уважительно отклонить просьбу.

  Следуйте инструкциям.

  Вы ручаетесь за этого человека. Обязательно тщательно следуйте любым конкретным правилам подачи и получайте свое письмо вовремя (или раньше). Если ваше письмо произведет хорошее впечатление, оно перейдет к кандидату, которого вы поддерживаете.