Что значит быть эффективным? / Хабр

Эффективность – красивое слово. Удобно вставлять его в фразы типа: «я работаю максимально эффективно», «нужно найти эффективное решение», «повышаем эффективность процессов», «наша цель – эффективный код», «Вася – эффективный менеджер». Но что конкретно при этом мы имеем в виду?

У слова «эффективный» есть два значения:

1. дающий эффект, действенный, позволяющий достичь желаемого результата, далее в тексте – результативный
2. оптимальный, позволяющий достичь желаемого результата с минимальными затратами, наименьшими нежелательными эффектами/ошибками, рентабельный, организованный, с высоким КПД, далее в тексте – производительный

В английском языке – это два разных слова: effective и efficient.

• Being effective is about doing the right things, while being efficient is about doing things right.

Различиям между этими словами посвятили свои работы многие теоретики и практики менеджмента.

Давайте посмотрим, что писали по этому поводу Питер Друкер и Ицхак Адизес.

Питер Друкер. Эффективный руководитель, 1966

Слово «эффективный» вынесено в заголовок одной из самых известных книг Питера Друкера. Как вы думаете, в каком значении? В оригинале всё однозначно – Effective Executive. Объяснению такого заголовка автор посвятил немалую часть книги.

Во-первых, кто такой руководитель (executive)?

• Согласно Друкеру – это не обязательно менеджер, это может быть любой сотрудник компании, который не просто выполняет приказы, а принимает решения, которые оказывают существенное влияние на конечный результат работы организации в целом.
• К этой категории он относит всех работников умственного труда (knowledge workers), которые в силу своей квалификации более, чем кто-либо другой, способны принимать правильные решения.
• Власть знания он приравнивает к власти должности.

Работа таких руководителей измеряется не количеством, не затратами, не размером команды, а только результатом, к которому она приводит.

А результат – это то, что видно снаружи компании, та польза, которую она приносит своим клиентам, цели, достижение которых меняет мир.

Таким образом, менеджер или работник умственного труда (в отличие от работника физического труда) в первую очередь должен быть результативным. Если применить это к программисту, то можно сказать, что лучше реализовать одну функцию, пусть даже на это уйдет месяц, которая позволит компании достичь поставленной цели, чем создать за неделю невероятно производительное и чрезвычайно функциональное приложение, которое окажется никому не нужным.

В своей книге Друкер описывает, что должен делать работник умственного труда, чтобы быть результативным:

• четко понимать, на что расходуется его время
• фокусироваться на своем вкладе (contribution) во внешний результат компании, а не на внутренних процессах, методах или инструментах
• опираться на сильные стороны, свои и своих коллег, а не тратить время на выявление и устранение слабостей
• работать в соответствии с приоритетами; сосредоточиться на тех немногих возможностях, где уникальные способности сотрудников могут привести к прорывным результатам
• принимать правильные решения; правильное решение всегда основано на разности мнений, а не на единоличном решении или молчаливом консенсусе

Несмотря на то, что книга Друкера была написана более 50 лет назад, она отнюдь не утратила актуальности. Некоторые утверждения, я бы даже сказал, до сих пор звучат революционно. Очень рекомендую к прочтению.

Одна из ключевых концепций Адизеса – четыре типа руководителей (P, A, E, I). И выделены они, как раз, в соответствии с их вкладом в результативность (effectiveness) и производительность (efficiency) организации:

• P (producer) – производственник обеспечивает результативность (effectiveness) организации в настоящий момент, берет и делает задачу за задачей, достигает результата здесь и сейчас.
• A (administrator) – администратор/бюрократ обеспечивает производительность/организованность (efficiency) организации в настоящий момент, задавая стандарты, описывая процессы, документируя методики, следя за соблюдением правил.
• E (entrepreneur) – предприниматель/визионер обеспечивает результативность (effectiveness) организации в долгосрочной перспективе. Он предугадывает или даже формирует тренды, смотрит в будущее, ведет за собой.
• I (integrator) – интегратор обеспечивает производительность (efficiency) организации в долгосрочной перспективе, повышая её устойчивость, объединяя разных людей, строя адаптирующиеся, самообучающиеся команды.

В своих книгах и лекциях Адизес объясняет, что разные типы руководства конфликтуют друг с другом, а для успешного менеджмента нужна команда дополняющих друг друга профессионалов.

• Компания должна быть как результативной, так и производительной, как в короткой, так и в длительной перспективе.

Если применить концепцию Адизеса к работникам умственного труда, в частности, разработчикам ПО, то можно сказать, что идеальная команда должна включать в себя людей всех четырех типов:

• P (producer) – тех, кто умеет быстро решать поставленные задачи;
• A (administrator) – тех, для кого форма важнее содержания, кто позаботится о нефункциональных требованиях и не допустит отклонения от Definition of Done;
• E (entrepreneur) – тех, кому неймется всё переписать, кто смотрит в будущее и видит в нём более результативные способы достижения целей заказчика;
• I (integrator) – тех, кто объединяет всех этих разных людей в одно целое.

Вы замечали в своей команде/компании конфликты между людьми разных типов? Принимали чью-либо сторону? Так вот, эти конфликты естественны, они необходимы, они ценны. Их нужно не подавлять, из них нужно извлекать пользу.

Заключение

Эффективность может относиться как к человеку, так и к команде или организации в целом:

• effectiveness – результативность, т.е. способность достигать поставленной цели, выполнять предназначение, умение принимать правильные решения и претворять их в жизнь.
• efficiency – производительность, т.е. способность приносить результат, затрачивая минимальное количество ресурсов, умение делать своё дело правильно.

В мире современных технологий, там где ведется разработка нового, в первую очередь важно быть результативным. Производительность больше нужна на этапе серийного производства, но не стоит совсем забывать о ней, так как она также обеспечивает качество.

---

Вопросы к читателю:

• Какую эффективность преследует в первую очередь Agile?
• Какую эффективность преследует в первую очередь Waterfall?
• К какому выводу могут привести нас ответы на эти вопросы относительно применимости данных методологий?

Высокоэффективный человек – кто это и что его делает эффективным?

Для того чтобы добиться поставленной цели, человеку необходимо четко ее представлять и ни на что не отвлекаться. Из-за того что в голове полно разных мыслей к цели не относящихся, да и дел за день набегает, не успеваешь о заветной своей цели подумать.

У большинства людей каждый следующий день похож на «день сурка», действия в нем повторяются как под копирку. Набор действий одинаков:

• проснуться,
• не опоздать работу,
• выполнить свои трудовые обязанности,
• вернутся домой,
• приготовить ужин,
• поесть и лечь спать.

Вот примерный набор действий человека. И в этих действиях нет ни намека о цели. Вот и получается, что цель есть, но она где-то там, до нее еще далеко.

Зміст

1. Курс на цель
2. Кто такие высокоэффективные люди?
3. Советы правильного планирования
4. Необходимость или трата времени впустую?
5. Планировать все области жизни

Курс на цель

Чтобы цель была видна, находилась постоянно перед глазами, необходимо ввести планирование в свою жизнь. На бумаге или в электронном виде, будь то компьютер, планшет или телефон, расписать план своих действий, к примеру, лет на десять или хотя бы до поставленной цели. Теперь, когда будущее запланировано, жить будет легче. Достаточно только взглянуть в план и увидеть цель, отныне посторонние обыденные мысли не смогут сбить вас с правильного пути.

Планирование для человека позволяет

• задуматься над смыслом жизни, а точнее дает понять чего хочется достичь;
• делает его успешнее;
• направляет все умственные и физические силы на цель;
• поддерживает в моменты промаха, не все еще потеряно, не получилось сейчас, получится в другой раз.

Для понимания, как это работает, допустим, у человека существует цель – «Заработать миллион долларов», под нее составляется план действий, то есть желательно подробно расписать шаг за шагом путь к заветному миллиону – это и есть планирование. Если вдруг в процессе реализации плана меняются условия, то меняется не цель, а изменяется план, в него вносятся корректировки.

Кто такие высокоэффективные люди?

Высокоэффективный человек отличается от обычного человека умением планировать действия для того, чтобы всю свою энергию тратить на выполнение плана. Высокоэффективные люди добиваются в жизни того, чего хотели, в отличие от обычного человека. Они умеют управлять собой во времени, в общении и в пространстве.

Советы правильного планирования

При планировании рабочего времени желательно между встречами или совещаниями оставлять небольшие промежутки в качестве резерва. Вдруг совещание затянется, пробки на дорогах или партнер опоздает на встречу, этот резерв защитит ваш план, чтобы один пункт в нем не пересекся с другим.

Желательно составлять план регулярно, к тому же если человек едва начал заниматься планированием, необходимо не только составить план, но и довести все пункты плана до конца. В противном случае составление плана неэффективно.При составлении плана нужно четко понимать, можно ли выполнить эти задачи за отведенный промежуток времени или нет. План должен быть реалистичным и выполнимым.
При выполнении плана нужно заострять свое внимание не на каком-либо действии, а на конечном результате.

В случае, когда пункты плана не выполнены сегодня по причине нехватки времени, то они должны перейти на следующий день.

Необходимость или трата времени впустую?

Высокоэффективный человек – это организованный человек. Используя планирование в своей жизни, можно не только подстраивать сложившуюся ситуацию под себя, но и противостоять трудностям, быть собранным и ответственным.

Планирование – необходимость или трата времени впустую. Чтобы стать высокоэффективным человеком и на работе, и в личной жизни, нужно самосовершенствоваться. Для этого планирование должно быть неотъемлемым процессом каждого дня.

Стать высокоэффективным человеком можно – если есть возможность, посещайте специальные курсы. А также существует много книг по самоорганизации, само-менеджменту. Написали их либо специалисты в этом вопросе, либо это биография людей, добившихся высот в карьере и бизнесе, благодаря правильному планированию и самоорганизации.

Главное помнить, что самосовершенствование – это очень личный вопрос, не все советы, услышанные на курсах или прочитанные в книгах, подойдут именно вам.

Необходимо прочувствовать и выбрать несколько наиболее близких вам, и заставить их работать на себя. Как пример, можете рассмотреть подход Васи Кислого.

Чтобы ежедневное планирование не было в тягость, необходима мотивация, а именно цель. Для этого нужно понять, что дело, которым вы занимаетесь, вам интересно. Если нет, то самосовершенствоваться в этой сфере просто неэффективно. Необходимо найти такую работу, которая понравится вам, но и будет мотивировать становиться высокоэффективным человеком.

Как пример, причина почему просмотр новостей негативно сказывается на личной эффективности.

Планировать все области жизни

Планирование не только эффективно в трудовой деятельности, но и в жизни в целом. Составляя план, необходимо занести туда и поход в кино на премьеру фильма, и день рождения девушки, и посещение спортзала, и многое другое. Правильно спланированное время на работе оставляет свободным вечернее, а это значит можно провести его с пользой.

Спасибо за чтение этой статьи – я потратил много времени, создавая её для вас. Буду благодарен, если вы дадите свою обратную связь. Без информации от вас этот блог не может быть полным. Так что давайте оставаться на связи!

• Не забудьте оставить комментарий – ваши выводы, мысли и замечания на вес золота. Я читаю их все, обязательно отвечаю и создаю новые статьи на их основе.
• Поделитесь ссылкой на эту статью – если то, что я написал, полезно, интересно или трогательно для вас, сообщите об этом друзьям и знакомым.
• Присоединяйтесь ко мне на Facebook – помимо всей текущей информации, здесь есть ссылки на интересные акции, статьи с других сайтов и вдохновляющие видеоролики.
• Подпишитесь на рассылку новостей сайта – каждую неделю здесь публикуются проверенные решения бизнес-задач и личной эффективности. Узнавайте первыми о новых лайфхаках, фишках и практическом применении инструментов личной эффективности.

4 Различия между эффективными и эффективными людьми

Каждый ищет способы быть более эффективным.

Способы, с помощью которых они могут сделать больше дел за ограниченное количество времени, которое у них есть.

Проблема в том, что мало кто сосредотачивается на том, чтобы быть по-настоящему эффективным , и существует огромная разница между эффективным человеком и эффективным человеком.

Эффективность заключается во многих вещах.

Эффективность заключается в том, чтобы делать несколько вещей на высочайшем уровне .

Это требует настоящего чувства сосредоточенности и времени на глубокое обдумывание, чего невероятно трудно добиться в мире, полном отвлекающих факторов.

Это требует умения обращаться к менеджерам и говорить: «Я могу это сделать. Но от какого из этих приоритетов, о которых мы договорились на прошлой неделе, вы хотите, чтобы я отказался?» Это не бесполезно, это заставляет менеджеров больше думать о наиболее важных задачах, над которыми они хотят, чтобы их люди работали, и призывать их к ответственности. доставляя их, а не меняя приоритеты, как ветер.

Я пишу об этом, потому что это связано с основным принципом лидерства, «подавать пример».

Важно не то, что вы говорите, а то, что вы делаете, важно то, как вы себя ведете.

Великобритания занимает второе место по производительности труда в G7. Мы очень много работаем, но мало что делаем. Как нация, мы, вероятно, эффективны, но мы точно не эффективны.

В этой статье я хочу описать, как выглядят эффективные люди, и противопоставить их эффективным людям. Я решил сосредоточиться на четырех ключевых темах, которые, по моему мнению, больше всего выделяются среди них.

Видение будущего

Эффективные люди имеют представление о том, над чем они работают, но это неясно, обычно потому, что это не записано или потому что они не обращаются к этому регулярно. Это означает, что у них нет четкой точки отсчета, к которой они стремятся.

Проблема в том, что трудно измерить успех, если вы не работаете над какой-то четко сформулированной целью. Они усердно работают и обычно гордятся этим, но спросите их, над чем они работают, и ответ станет менее ясным. Они могут работать над продвижением по службе, но почему они это делают? Деньги могут быть обычным ответом, но какой смысл иметь деньги, если вы не счастливы? Ответ на этот вопрос на самом деле не имеет значения, все люди уникальны, и поэтому у каждого, вероятно, будет свое определение счастья и успеха. Важно то, что он записан и регулярно пересматривается.

Успешные люди ясны в своем видении. Они точно знают, над чем работают, потому что они записали это и регулярно к нему обращаются. Это означает, что они могут безжалостно применять принцип 80:20 и сосредоточиться на деятельности, которая действительно имеет значение. Их ежедневное принятие решений основано на одном вопросе «Приблизит ли это меня к моему видению?» Если нет, то они просто этого не делают.

Лучшим примером этого является гребная команда GB Eight. В 1998, после очередной разочаровывающей регаты, они поняли, что должны действовать по-другому. Если бы они продолжали делать то, что делали, они бы не добились успеха. Они усовершенствовали свой подход к принятию решений, задав один простой вопрос: «Заставит ли это лодку двигаться быстрее?»

Это отличный пример сосредоточенности, потому что «если это не заставит лодку двигаться быстрее» и возьмет нас к нашему видению, почему мы это делаем?! Их ясная концентрация привела их в Сидней, где они выиграли золото в 2000 году.

Длинные списки дел

У эффективных людей длинные списки дел. Эффективные люди имеют очень короткие.

Самый быстрый способ проиграть в бою — попытаться сразиться со всеми. Вы слишком распыляете свои ресурсы, чтобы быть эффективными. Длинные списки дел — это рабочий эквивалент борьбы со всеми подряд. Вы в конечном итоге достигаете так мало, потому что вы так тонко распределены.

Эффективные люди имеют тенденцию говорить «да» всему, потому что они стремятся произвести впечатление и хотят быть полезными. Проблема в том, что «говорить да» не всегда самое полезное. Часто бывает полезно бросить вызов мышлению лидера и привлечь его к ответственности за выполнение установленных им приоритетов. Поддерживать их, удерживая их на курсе, полезно и делает вас ценным членом команды.

Эффективные люди имеют короткие списки дел и являются мастерами делегирования полномочий. Они безжалостно сосредоточены на нескольких видах деятельности. В последний год моей работы в Urenco мой непосредственный руководитель сказал мне написать три пункта в моем резюме сейчас, как будто я уже сделал это. Что я хотел сказать, потому что я довел их до конца? Это было чрезвычайно полезно для формирования моего ежедневного принятия решений и концентрации всего на нескольких видах деятельности.

Задачи с высоким спросом и задачи с низким спросом

Эффективные люди просто приходят и приступают к работе. У них есть список дел, и они начинают его прорабатывать.

Эффективные люди обдумывают стоящие перед ними задачи. Затем они думают о тех, которые требуют наибольших усилий или наибольшей когнитивной мощности мозга. Например, корректура предложения или отчета перед отправкой клиенту требует внимательного отношения к деталям. Если вы оставите это на конец дня, вы, вероятно, не справитесь с работой так же хорошо, как если бы вы вычитывали ее, когда были новичками. Эта статья объясняет концепцию более подробно.

Эффективные люди это понимают. Они делят задачи в соответствии с энергетическими уровнями. Они ставят сложные, сложные или творческие задачи, требующие максимальной энергии, в то время дня, когда они лучше всего себя чувствуют. Эффективные люди просто работают над задачами, мало задумываясь о том, когда лучше всего их выполнять. Вот почему они часто начинают день с проверки электронной почты. Это дает им ощущение, что они добиваются цели, но реальность такова, что «электронные письма редко бывают работой», и то небольшое количество дофамина, которое высвобождается каждый раз, когда вы отвечаете на электронное письмо, обманывает вас, заставляя думать, что вы продуктивны. Электронные письма необходимы, но никто не платит вам за то, чтобы вы писали их больше.

Размышление

У эффективных людей нет времени на размышления. Они слишком заняты делами. Они, как правило, сосредоточены на будущем и думают о том, что нужно сделать на следующей неделе.

Эффективные люди планируют вовремя, чтобы подумать и подумать. Время от времени они анализируют, что работает, а что нет, рассматривая это как фиксированную точку в дневнике. Они, как правило, присутствуют в данный момент, что делает их более спокойными и расслабленными.

Границы

Эффективные люди стирают границы между работой и домом. Они оправдывают это перед собой тем, что «так надо себя вести». Они всегда на связи, готовы ответить на клиентские или рабочие электронные письма. Это они стояли на детской площадке и отвечали на электронные письма, пока их дети бегали вокруг. Это те, кто в спортзале стучит между подходами подъемов. Они часто не контролируют свои дневники и будут посещать собрания, если их попросят, не понимая контекста или целей разговора. Они обходят это, принося свои ноутбуки, чтобы они могли нажимать и отвечать на электронные письма. Они думают, что никто этого не замечает, но на самом деле все знают, что с таким же успехом их может и не быть в комнате.

Присутствуют эффективные люди. Если они дома – они проводят время со своей семьей. Если они на работе, то они работают. Они ставят свою семью выше работы и безжалостно отстаивают свои границы. Они не начинают день с проверки своей электронной почты — зачем им просыпаться и следовать повестке дня, установленной кем-то другим? Они сосредотачиваются на чем-то одном, используя свой телефон как инструмент, а не как начальника.

Эффективные люди также знают разницу между действиями, которые можно «группировать», и действиями, которые нельзя выполнять. Они создают структуры и процессы для управления этой деятельностью.

Например, если вы посвятите все утро чтению и написанию электронных писем, вы потратите все утро. Если вы дадите себе час, чтобы пройти как можно больше, вы будете вынуждены расставлять приоритеты и думать по-другому. Возможно, вас даже заставят подойти к чьему-нибудь столу и поговорить с ним или взять трубку. Это процесс пакетирования, и он хорошо работает для действий, которые могут привести к дрейфу, например. исследование темы.

Но некоторые действия нельзя объединять в пакеты. Нехорошо работать по 20 часов в день, а затем бегать по 20 миль по выходным. Это не так хорошо, как пробежки 4×5 миль в течение недели. Вы не можете разделить сон и отложить его на выходные, и вы не можете разделить хорошую диету на два дня в неделю. Некоторые действия просто так не работают, хитрость в том, чтобы знать разницу.

Резюме

Эффективность заключается во многих вещах. Эффективность заключается в том, чтобы делать несколько вещей на исключительном уровне.

Как вы делаете что-либо, так вы делаете все. Это касается работы, воспитания и лидерства.

Если вы хотите, чтобы ваши люди были успешными и высокопроизводительными, вы должны показать им, что y.

Вы должны подавать пример – важно не то, что вы говорите, а то, что вы делаете и как ведете себя.

Так кто же ты — эффективный или эффективный?

Черты высокоэффективных людей | Доктор Мили Рохилла

Заманчиво смотреть на высокопродуктивных людей как на машины (или волшебники). Но изучая, как они работают эффективно и преодолевая трудности, с которыми мы все сталкиваемся, вы также можете повысить свою собственную производительность.

Как самые эффективные люди преодолевают такие трудности, как:

• Промедление с выполнением задач — как мелких, ноющих, так и крупных, сложных
• Скучная работа, которую нужно просто выполнить
• Отвечать на электронную почту и другие сообщения во время работы
• Сохранять мотивацию и энергию в течение всего рабочего дня
• Сосредоточение внимания и завершение наиболее важных проектов на своих тарелках

В полном объеме нравится претендовать на статус «высокопродуктивного человека», лучшее, что я могу сделать, это сказать: я работаю над этим. Но читая статьи, просматривая книги и задавая вопросы продуктивным людям, я собрал лучшие советы, которые я мог найти об их привычках продуктивности.

Вы не сможете стать продуктивнее за одну ночь. Но если вы сделаете небольшие изменения и внедрите некоторые из этих привычек, вы будете на пути к тому, чтобы стать более эффективным.

Теория, лежащая в основе наиболее важных задач, заключается в том, что в любом данном списке дел есть задачи, которые важнее других. Если вы сосредоточитесь на том, чтобы просто отмечать пункты списка дел, в итоге вы получите сочетание важных и менее важных задач.

Это также подвергает вас риску прокрастинации — легко провести весь день, отмечая простые, менее важные дела, вместо того, чтобы браться за трудные дела.

С электронной почтой, социальными сетями и тысячами мелких дел легко отвлечься, когда вы пытаетесь быть продуктивным.

Независимо от того, пытаетесь ли вы сосредоточиться на глубокой работе или просто решаете более мелкие задачи, отвлекающие факторы губительны для продуктивности. Трудно поддерживать эффективные рабочие привычки, когда вокруг есть отвлекающие факторы.

Одним из действенных способов уменьшить количество отвлекающих факторов является создание «списка отвлекающих факторов».

Держите этот список — будь то документ Google или физический лист бумаги — под рукой во время работы. Всякий раз, когда появляется отвлекающая мысль, записывайте ее в список и возвращайтесь к работе.

Если я глубоко работаю и вдруг вспоминаю счет, который нужно оплатить, или у меня появляется идея для новой записи в блоге, эти мысли заслуживают внимания.

Сейчас они просто этого не заслуживают.

Если во время работы возникают мысли, записывайте их. Как только вы достигнете перерыва в своей работе, вы можете вернуться и либо заняться ими, либо добавить их в свой большой список дел.

Еще один способ определения приоритетности задач основан на принципе 80/20.

Открытое итальянским экономистом Вильфредо Парето правило 80/20 (также называемое принципом Парето) гласит, что в любом деле 80% результатов достигается за счет 20% усилий.

Чтобы максимизировать эффективность, высокопродуктивные люди определяют самые важные 20% своей работы. Затем они ищут способы сократить остальные 80% своего графика, чтобы найти больше времени для вещей, которые имеют наибольшее значение.

Почему ты медлишь?

Есть множество причин, по которым люди откладывают дела на потом, но одна из самых важных заключается в том, что задачи в их списке дел кажутся слишком сложными.

Если у вас есть элементы списка дел, которые являются большими по объему и не очень конкретными, решение этих задач становится сложной задачей. Вы смотрите на предмет и думаете: «Даже не знаю, с чего начать».

Вы можете начать с разбиения больших задач на более мелкие. Ставьте небольшие цели для каждой задачи.

Если у меня есть пункт списка дел с пометкой «написать сообщение в блоге о продуктивности», его легко (как это ни парадоксально) отложить — потому что есть несколько разных мест, с которых я мог бы начать.

Что, если я разобью большую задачу на более мелкие? Вместо «написать блог о продуктивности» примером моего списка дел может быть:

• Поиск ключевых слов, связанных с продуктивностью и хорошими, эффективными привычками
• Прочитайте 10 лучших результатов Google по продуктивности
• Обсудите другие методы повышения продуктивности
• Организуйте идеи, которые я нашел или придумал, в план
• Запишите любые конкретные мысли по каждой тактике, используя маркеры
• Перейти по одному пункту за раз, чтобы разбить их на полные разделы

Мой более крупный пункт дел превратился в шесть меньших задач. Конечно, это делает мой список дел длиннее, но также помогает мне выполнять дела быстрее — и мне не нужно думать, с чего начать.

Каждый пункт в моем списке невероятно специфичен. Все, что мне нужно сделать, это решить их по порядку. Результатом является сообщение в блоге, которое вы читаете прямо сейчас.

Никто, даже высокопродуктивные люди, не может сосредоточиться восемь часов подряд. Это просто невозможно. Независимо от того, сколько эффективных привычек вы выработаете, вы не сможете так долго сохранять сосредоточенность без отвлекающих факторов.

Вот почему так важны перерывы. Даже перерывы, длящиеся всего несколько минут, помогут вам перезарядиться и прийти к новым идеям.

Делайте перерывы заранее. Когда вы делаете перерывы, важно сделать их структурированными и обдуманными. Легко оправдать отвлекающие факторы как «перерыв». Но если у вас нет запланированного перерыва, возможно, вы просто отвлекаетесь.

Могут помочь такие методы, как Техника Помидора. Техника помидора предполагает 25-минутные блоки работы с короткими 5-минутными перерывами. Вы интенсивно работаете в течение определенного периода времени, а затем намеренно не работаете в течение более короткого периода времени.

Перерывы по расписанию помогут вам оставаться бодрыми и продуктивными в течение всего дня.

Если вы обнаружите, что делаете одно и то же снова и снова, ищите способы делать это быстрее.

Это может быть простое изучение общих сочетаний клавиш или автоматизация целых областей вашей жизни.

Какими способами можно найти ярлыки? Вот несколько возможных примеров:

• Соберите стандартные рабочие процедуры для общих задач, чтобы вы могли быстро следовать контрольным спискам, а не работать с нуля.
• Читайте быстрее. Посмотрите пару видеороликов на YouTube, которые помогут вам увеличить скорость чтения. Не произносите слова во время чтения, используйте курсор или ручку, чтобы следить за чтением, чтобы не перечитывать предыдущий текст.
• Увеличьте скорость печати — это кажется очевидным, но разница между 50 и 90 словами в минуту огромна.
• Используйте технологии для решения повторяющихся задач.

Повторяющиеся задачи — отличные кандидаты на сокращение, делегирование или автоматизацию. Исключив их из своего графика, вы сэкономите много времени и энергии.

Хорошо, это может показаться странным, но это действительно работает. Многие люди, стремящиеся стать более продуктивными, говорят о необходимости вдохновения или мотивации. Вместо этого высокопродуктивные люди сосредотачиваются на том, чтобы начать — вне зависимости от того, мотивированы они или нет. Не нужно браться за все сразу. Когда у вас возникают проблемы с мотивацией, часто это происходит потому, что вы смотрите на масштаб проекта.

Это пугает. Трудно начинать, когда сталкиваешься с масштабной задачей.

Если вы чувствуете себя перегруженным или медлите, посмотрите в дюймовую фоторамку. Начните делать что-то — например, разбивать задачу на более мелкие части — и вам будет легче продолжать.

Действия — это то, что приводит к мотивации, которая, в свою очередь, приводит к большему количеству действий. Высокопродуктивные люди не ждут мотивации — они начинают работать, и мотивация приходит.

С таким количеством отвлекающих факторов в нашем окружении возникает соблазн попасть в ловушку многозадачности.

Причина в том, что «многозадачность» на самом деле неправильно названа. Когда вы пытаетесь работать в режиме многозадачности, вы на самом деле не делаете две вещи одновременно — вы быстро переключаете свое внимание между двумя вещами.

Каждый раз, когда вы переключаетесь, вы должны заново сосредоточиться на новой задаче. Поскольку для быстрого выполнения задачи требуется несколько минут, эти «затраты на переключение» делают многозадачность крайне неэффективной.

Есть ли моменты, когда многозадачность допустима? Вероятно.

Если вы убираете свою квартиру, слушая аудиокнигу, у вас, вероятно, все будет хорошо. Причина в том, что две задачи — уборка и прослушивание — не используют одни и те же умственные ресурсы.

Но если вы пишете электронное письмо, пытаясь следить за словами в подкасте, обе задачи конкурируют за ваши языковые ресурсы — ваша работа замедлится, а качество пострадает. Это также истощает вашу энергию и утомляет ваш мозг, а это означает, что вы также замедляете себя при выполнении будущих задач.

Но как избавиться от многозадачности?

Избежать многозадачности можно так же просто, как закрыть вкладку с электронной почтой и отключить Slack, электронную почту или текстовые уведомления. В большинстве случаев ожидание дополнительных получасов, чтобы ответить на электронное письмо, не будет концом света.

Избавление от многозадачности — одна из самых продуктивных привычек, которые вы можете выработать.

Тактика повышения производительности, шаблоны электронной почты и расстановка приоритетов — ценные методы повышения производительности.

Но они не помогут, если вы не позаботитесь о себе.

Высокопродуктивные люди тратят время на подзарядку. Это означает высыпаться каждую ночь, заниматься спортом и правильно питаться.

Сон. Упражнение. Ешьте хорошо. Выйдите на улицу и понежьтесь на солнышке. Забота о своих здоровых привычках является важной частью эффективных рабочих привычек.

Есть известная цитата, приписываемая Аврааму Линкольну:

«Дайте мне шесть часов, чтобы срубить дерево, и я потрачу первые четыре часа на то, чтобы наточить топор».

Если вы хотите быть продуктивным, вам нужно оставаться в тонусе. Многие успешные люди советуют больше читать. Потратив много времени на чтение, став более осведомленными и совершенствуясь в своей профессии, они смогли принимать более быстрые и точные решения.

Посвятите время совершенствованию, и вы сможете более эффективно реагировать на различные ситуации.

Самые эффективные люди не обязательно гениальны — они просто нашли способы победить прокрастинацию.

Наши советы по продуктивности сводятся к 4 основным пунктам. Вот как стать более продуктивным:

1. Эффективно управляйте своим временем
2. Составляйте списки дел
3. Позаботьтесь о себе
4. Будьте активны

И еще один совет: знайте, когда обращаться за помощью.